Qui sommes-nous ?  

Q ENERGY France est un acteur majeur du marché des énergies renouvelables en France. Autrefois affiliée au groupe RES, l’entreprise œuvre depuis 25 ans dans le développement, la construction et l’exploitation de projets éoliens et photovoltaïques. 

Aujourd'hui également positionnée sur le marché du stockage d'énergie, Q ENERGY poursuit son expansion vers de nouveaux domaines tels que l'hydrogène vert, afin de proposer des solutions intelligentes et complètes pour la production et la fourniture d’énergie durable en France. 

L'entreprise compte plus de 260 collaborateurs et 7 agences sur le territoire ainsi qu'un siège social basé à Avignon. Q ENERGY France est une entreprise de la holding européenne Q ENERGY Solutions, créée en 2021 par Hanwha Solutions dans l'objectif de conduire à la prochaine génération de production d'énergie verte et flexible en Europe. Basée à Berlin, Q ENERGY Solutions est une société sœur de Q CELLS, fabricant de modules photovoltaïques reconnu à travers le monde. Les deux sociétés constituent la division Energie du groupe Hanwha Solutions, basé à Séoul. 

Rattaché.e à la Directrice Solaire, vous assurer l’assistanat de la Direction BU solaire (25%), de la Direction Affaires Publiques (25%), de l’équipe solaire de Paris (50%). 

Vos missions :  

Assistanat général de l’équipes Projets, de la Direction BU solaire et de la Direction BU Affaires Publiques :  

• Organisation des déplacements, voyages ;  

• Gestion des agendas des Directeurs ; 

• Organisation de réunions dans les locaux ou en externe ;  

• Secrétariat général, courriers, scan, reprographie, fax, archivage ;  

• Coordination des besoins en fourniture dont les cartes de visites ;  

• Gestion des demandes d’achat (DA), bons de commande (BC) et facturations, relatifs aux projets ;  

• Faciliter les services généraux de l’équipe projet (véhicules de fonction, aller-retour à la gare…).  

 Assistanat des Projets Solaires :   

• Traitement des données propriétaires / exploitants/ parcelles ; 

• Obtention des documents de référence : cadastre, relevés de propriété, etc ; 

• Mise en place d’une base de données foncière 

• Mise à jour de la base de données : saisie des matrices et des actes ; 

• Rédaction et envoi des promesses et autres documents relatifs à la maîtrise du foncier. 

• Obtention des cartes pour demande de servitudes ; 

• Gestion des demandes de levées de servitudes et suivi ; 

• Assistance pour la préparation, le montage, la reprographie et le dépôt des dossiers :  

• Permis de construire / CU / demande de défrichement / dossier dérogation … 

• Appels d’offres, consultations, mises en concurrence, appels à projet … 

• Suivi des workflows internes 

• Suivi des boucles de validation,  

• Autres demandes administratives, 

• Archivage et classement des dossiers ; 

• Identification des huissiers compétents, consultation et commandes des missions de constat ; 

• Organisation de la vérification des affichages en mairies et sur sites, avant les constats ; 

• Obtention des constats ; 

• Assistance au reporting de l’activité mensuelle ; 

• Due diligence administrative avant lancement de la phase de financement (vérification des dates de validité des documents, complétude des dossiers, …) ; 

• Archivages et classements des dossiers projets ; 

• Constitution et mise à jour des mailings list nécessaires à la communication vers les parties prenantes ; 

• Suivi des envois des mailings externes (envoi) ; 

• Constitution et mise à jour d’une base de données sur les retours d’expérience projet par année/portefeuille par projet (ex mise en place d’une mesure d’accompagnement originale, rédaction d’une nouvelle convention, …). 

Assistance auprès de la Direction Solaire :

• Rédaction de comptes-rendus des réunions du département solaire 

• Gestion de l’Agenda du Directeur Solaire 

• Participer à l’élaboration du budget frais généraux BU solaire avec la Directrice et la coordinatrice coûts planning 

• Participation au contrôle et à l’approbation des dépenses BU solaire (frais généraux) 

• Montage des dossiers de candidatures CRE 

• Suivi des démarches administratives liées au développement : passages de phases, créations et gestion des répertoires d’archivages associés ; 

• Liaisons avec les agences et assistantes d’agences. 

Assistance auprès de la Direction Affaires Publiques :

• Suivi des nominations au journal officiel ou au Conseil des Ministres par traitement des alertes mails ; 

• Relecture, mise en forme et mise en signature des courriers de sollicitations ; 

• Suivi et relance des contacts institutionnels avec suivi ; 

• Mise à jour des outils (brochures, fiches région) en collaboration avec les équipes DEV et Communication. 

HSE :

Contribution à la culture Santé, Sécurité et Environnement de l’entreprise via : 

• Réalisation du travail dans le respect des mesures de prévention mises en place au sein de l’entreprise et reprises notamment dans le Document Unique, les Politiques Santé, Sécurité et Environnement, procédures, modes opératoires et guides ; 

• Déclaration de tout événement ou situation pouvant représenter un danger pour les personnes y compris collègues et prestataires et/ou l’environnement ; 

• Participation aux événements de formations et de sensibilisations traitant de ces thématiques.   

Qualité :

• Respect et mise en œuvre de la politique d’entreprise et des procédures qualité ; 

• Participation à la mise à jour des documents du système de management de la qualité ;  

• Déclaration des non-conformités et participation à la mise en place d’actions correctives ; 

• Participation aux actions et projets d’amélioration continue et de partage des savoirs. 

Requirements

Votre profil :  

Vous êtes titulaire d’un Bac + 2 en Secrétariat et possédez une expérience minimum de 3 ans dans l’assistanat ou le secrétariat. 

   
Vous manipulez parfaitement le Pack Office et êtes à l’aise dans l’utilisation des outils informatiques d’une manière générale. 

Vous maitrisez la langue anglaise (lu, parlé, écrit).

Nous recherchons une personne rigoureuse avec un sens de l’organisation, des priorités et de la confidentialité.  

Vous vous distinguez également par votre sens du contact et de l’équipe. Vous saurez vous adapter aux différents styles de travail et collaborer de manière transversale. 

Benefits

Comment faisons-nous la différence ?   

• Des valeurs fortes et incarnées  

• Un management de proximité  

• Une dynamique d’organisation apprenante  

• Une entreprise en constant développement  

• Valorisation et développement des compétences  

Nos avantages sociaux :  

• Flexibilité et bien-être : possibilité de jours de télétravail et flexibilité des horaires  

• 4 Jours de congés par an offerts pour des actions de bénévolat   

• L’abondement de vos dons aux associations à hauteur de 500€ par an   

• Forfait mobilité durable pour les déplacements en mobilité douce (vélo...) ou en covoiturage et aides à l’écomobilité  

• Titres restaurants (9€ pris en charge à 50% par la société)  

• Activités “bien-être” (danse, pilates, sophrologie) et évènements régulièrement proposés par le CSE  

• Très bonne couverture mutuelle (famille incluse) et Prévoyance   

Nous concourrons à créer un environnement professionnel fondé sur le respect et la bienveillance, en réunissant des personnes d'horizons différents pour qu'elles nous apportent des idées novatrices et de nouvelles perspectives. Nous œuvrons à la réalisation de notre stratégie en matière de diversité et d'inclusion afin de garantir l'égalité des chances et nous accompagnons les parcours professionnels de toutes et tous.  

Q ENERGY France s'engage à examiner toutes candidatures à compétences égales.  Nous sommes soucieux d'adapter notre processus de recrutement et d'intégration aux personnes en situation de handicap.