Septeo recrute un(e) Responsable Administratif(ve) ADV en CDI, sur Mauguio pour notre Pôle Hospitality.

Vos principales responsabilités incluront :

1. Management et coordination d'une équipe

• Encadrer et accompagner une équipe de 7 collaborateurs dans la gestion des tâches administratives et commerciales,
• Développer et encourager la montée en compétences des membres de votre équipe pour assurer une productivité optimale,
• Assurer une communication fluide entre les différents services (service clients, Commerce, comptabilité) pour une gestion efficace des projets transversaux.

2. Gestion administrative contractuelle

• Prendre en charge le processus d’administration des commandes (One Shot et abonnements) dans notre outils interne jusqu’à la validation des offres commerciales,
• Gérer les contrats clients, de l’établissement à la résiliation, en respectant les procédures internes et des clauses contractuelles en vigueur,
• Travailler en collaboration avec les services Facturation/Back Office Client/ Encaissement et Recouvrement (ticketing) afin de sécuriser et formaliser les processus,
• Communiquer avec les clients pour les informer et les accompagner dans chaque étape de la vie de leur contrat.

3. Préparation des éléments de facturation

• Rassembler les données nécessaires au calcul des consommations pour leur facturation ultérieures,
• Analyser les états de consommations et s’assurer de leur cohérence avec les contrats clients,
• Mettre à jour et maintenir les bases de données internes et les fichiers de suivi pour garantir la qualité et l’exactitude des informations traitées,
• Collaborer avec l'équipe financière pour fournir les éléments consolidés dans les délais impartis.

4. Traitement des RFA auprès des clients

• Assurer le traitement et le suivi des Remises de Fin d’Année (RFA) pour nos clients, en analysant les demandes et en appliquant les ajustements nécessaires,
• Contrôler la conformité des montants de RFA en fonction des politiques de l’entreprise,
• Garantir la communication et le suivi des opérations de RFA auprès des clients concernés.

5. Validation de la facturation avec notre filiale Espagnole

• Valider les facturations des opérations en lien avec l’Espagne, en coopération avec les équipes locales,
• Vérifier la conformité et l'exactitude des documents et montants de facturation,
• Assurer un suivi rigoureux et régulier pour garantir l’intégrité de la facturation dans le respect des règles de chaque pays.

Et si c’était vous ?

Fort(e) de plusieurs années d’expérience en management d’équipes administratives (si possible sur plusieurs localisations), vous justifiez d’une expérience réussie en management d’équipe.

Vous maitrisez les outils bureautiques tels que Word, Excel, Outlook etc. Des compétences en gestion sont indispensables et la capacité à piloter la refonte des processus de travail est nécessaire. Votre communication, votre leadership et votre capacité d’adaptation feront la différence.

Si vous êtes un(e) professionnel(le) engagé(e), rigoureux(se) et orienté(e) résultats, et que vous souhaitez intégrer une équipe dynamique où la collaboration et la réactivité sont essentielles, alors ce poste est fait pour vous !