Vous intégrez le Service Admin - rattaché-e au service administratif et Ressources Humaines, vous travaillez en binôme avec une responsable Administrative et RH Groupe et auprès de la Direction Générale et ses 40 collaborateurs.

Vous assistez la responsable Administrative et RH sur plusieurs aspects.
Vous gérez les agendas mouvants, et les déplacements en France et à l’international, suivez la gestion des notes de frais, gérez les dossiers du personnel avec la responsable RH (société mère et filiales), et assurez l’ensemble des tâches administratives RH et juridiques

Un bon niveau d’anglais est nécessaire pour échanger avec nos équipes et nos partenaires en France et à l’international

1. Office Management / Executive Assistant

* Assurer le bon fonctionnement et la bonne tenue de nos locaux  (Siège et Filiales) en lien avec nos différents prestataires et fournisseurs (consommables, maintenance, matériel, etc)

* Gérer les badges d’accès aux bureaux et organiser les déménagements/aménagements de bureau

* Gérer la réception, la distribution ou le traitement du courrier

* Suivi IT & autres projets : En coordination avec la Administration & HR Manager, vous suivez les commandes de matériel informatique, la gestion des licences et accès à nos outils, ainsi que les contrats téléphonie et internet

* Vous gérez les stocks de matériel

* Vous faîtes respecter les normes de Cybersécurité 27-001

2. Executive Assistant :

En collaboration avec l’Attachée de Direction :

* Diffusion des comptes-rendus, diffusion d’informations du droit des sociétés

* Gestion des obligations administratives de la société

3. HR Management

* Vous coordonnez l’ensemble de la Communication interne

- Préparation des réunions mensuelles (monthly)

- Animation de nos channels (slack) et partage des informations pertinentes

- Rédaction des notes d’information ou de procédures RH sur les sujets importants (avantages, règlement interne, notes internes, bien être au travail, etc)

*  Vous collaborez à la gestion RH

• Inter-action avec notre SIRH pour toute la gestion RH (absences, temps de travail dépenses, onboarding, offboarding, suivi des EPI)

• Back office sur le process d’embauche

-  Support aux équipes dans le processus de recrutement (mise en ligne des offres, suivi avancement, …)

- Gestion de l’arrivée des collaborateurs (remise du matériel, remise d’un welcome-kit aux newcomers, présentation des outils, …) et le suivi en cas de départ (restitution du matériel)

4. Happiness Management :

* Animez la vie de bureau au quotidien et la communication

* Favoriser la cohésion entre nos équipes en organisant des événements internes réguliers (séminaires, afterworks, events Noël, été, Halloween, etc), activités sportives et culturelles, Teambuildings, semaine de la QVT en proposant de nouvelles initiatives grâce à ta créativité sans limite

* Identifiez des partenariats intéressants pour les salariés, en adéquation avec les valeurs de Stanley Robotics

* S’assurer de la qualité de vie au travail des salariés en proposant des actions correctives, et en s’appuyant sur les retours de salariés via notre survey pour veiller au bien être de nos équipes

* Être force de proposition sur les avantages proposés à nos équipes

Avec une 1ère expérience significative sur un poste similaire, idéalement en start-up / PME dans un environnement agile en croissance, vous aimez le côté multi-tâches et savez gérer plusieurs projets de front (réactivité et gestion des imprévus et transversalité avec les services)

Disponible, diplomate, rigoureux-se, avec un esprit d’initiative et d’anticipation, vous possédez un excellent relationnel, capacité à mobiliser les équipes vous  permettant de créer un lien fort avec nos équipes afin de diffuser notre culture au quotidien 

Vous êtes prêt(e) à créer un environnement actif et à œuvrer pour le succès et le bien-être des équipes dans un quartier animé et dynamique

Vous êtes force de proposition et toujours dans la recherche d’amélioration de notre environnement de travail. Vous possédez un sens de l’écoute

Vous maîtrisez l’Anglais à l’écrit comme à l’oral.

Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques (Suite Google indispensable).

Formation : Bac +2 (BTS minimum)

Phone screening (30 min)
Who (1h30)
Test technique (2h) + 1/2 journée dans nos locaux