L’entreprise continue sa croissance, et nous avons besoin de quelqu’un pour gérer d’une main de maître toute la partie administrative de Syos, la gestion de nos locaux et pour assister l’équipe dirigeante dans l’organisation interne de l’entreprise et dans la préparation des déplacements et des évènements. Nous sommes aujourd’hui 10 passionnés au sein de l’équipe et avons hâte d’accueillir notre nouveau.elle Assistant.e de Direction.

• Tu participes au succès de l’entreprise en accompagnant les fondateurs et tu développes avec eux une relation de confiance absolue.

• Tu es proactif.ve dans la proposition d’idées ou d’actions visant à améliorer l’utilité, l’efficacité et la qualité de tes missions.

• Tu assures une communication qualitative et efficace avec l’ensemble de tes interlocuteurs aussi bien internes qu’externes.

• Tu signales spontanément tout problème rencontré et propose des solutions pour les résoudre.

• Tu assures le reporting de ton travail toutes les semaines.

Les missions sont donc très diverses, en collaboration avec toutes les équipes de Syos :

• recueillir les différentes pièces comptables, suivre la gestion comptable en lien avec un cabinet comptable, payer des factures,

• assurer la relation avec notre prestataire RH, gestion des paies,

• assister au recrutement des nouveaux collaborateurs (sélectionner des CV, effectuer des entretiens téléphoniques, organiser des entretiens avec l’équipe et les fondateurs),

• gérer une partie de l’onboarding et de l’off boarding (gérer le matériel, les accès aux outils communs, envoyer le mail de bienvenue, accueillir les nouveaux venus, etc),

• classer les documents avec méthode (numériser l’ensemble des documents papier, les classer dans le Drive et les classeurs physiques),

• gérer le courrier (traiter, classer et/ou transmettre les courriers reçus au bon interlocuteur, envoyer le courrier),

• organiser les déplacements de la direction (effectuer les réservations, élaborer des carnets de route),

• organiser des évènements internes (repas, apéros, teambuilding, séminaires),

• renseigner les tableaux de suivi et de reporting (suivis des salariés et des stagiaires, occupation des bureaux, matériel informatique, etc…),

• mettre en place de nouveaux outils (outils de suivis, nouveaux logiciels),

• gérer tout ce qui concerne les locaux (prestataires entretiens et réparations, ménage, bailleurs, etc)

• gérer les relations avec tous les fournisseurs et prestataires (effectuer des recherches avec méthode, négocier les prix, assurer les échanges),

• gérer les achats récurrents et les demandes d’achats exceptionnels (suivre et commander les fournitures et le matériel de bureau, suivre et effectuer les paiements),

• assurer la relation avec nos prestataires juridiques.

Tu seras formé.e durant quatre semaines à ton arrivée par l’Assistante de Direction actuelle, qui te donnera toutes les clés et les outils pour réussir à ton poste.

Les indispensables attendus sur ton profil :

• maîtriser la communication par téléphone et email,

• maîtriser la suite Office et/ou la suite Google,

• être très à l’aise avec l’outil informatique et la prise en main de nouveaux logiciels,

• savoir travailler avec rigueur et organisation,

• savoir prioriser et hiérarchiser ses missions et tâches,

• être diplomate vis à vis de ses interlocuteurs,

• faire preuve de la plus absolue discrétion,

• faire preuve d’écoute et d’attention,

• partager les valeurs de l’entreprise.

Les bonus espérés sur ton profil :

• savoir classer et archiver avec méthode,

• savoir réaliser de belles présentations,

• parler anglais,

• Avoir l’habitude d’organiser des voyages / déplacements à l’étranger (résa air bnb / booking, avions, etc…)

• être passionné.e de musique.

1. Sélection des candidatures sur CV

Nous sélectionnons ta candidature si elle est en adéquation avec le profil que nous recherchons et si tu as répondu à nos questions. Surtout, raconte nous ce qui te donne envie de travailler chez nous, c’est décisif ! Si jamais tu as des lettres de recommandations, n’hésite pas à les partager en même temps que ton CV.

2. Entretien téléphonique

Nous programmons un rapide entretien téléphonique pour valider l’adéquation de nos attentes mutuelles.

3. Test de compétences

Nous te soumettons un petit exercice qui nous permet de valider des compétences indispensables au poste.

4. Premier entretien physique (ou en visio)

Tu rencontres un membre de la direction ainsi que la personne actuellement en poste pour échanger de façon plus poussée autour de ton parcours, ta candidature, tes attentes, le poste, l ‘entreprise, sa raison d’être et ses valeurs.

5. Second entretien physique (ou visio)

Tu rencontres le deuxième membre de la direction pour échanger avec lui de la même façon. Nous validons notre décision suite à ce second entretien.

6. Proposition d’embauche

Nous t’envoyons une proposition d’embauche. :)