Tilak ouvre un poste d’Office Manager pour rejoindre les équipes en place, accompagner leur structuration et animer la vie de bureau ! Le poste est rattaché au Directeur Administratif et Financier, Benoît, et est piloté en lien avec une DRH externalisée.

3 enjeux principaux sont liés au poste :

• L’internalisation du périmètre administratif RH, aujourd’hui géré par l’incubateur Passage de l’Innovation 📑

• Le déploiement d’une roadmap QVCT ambitieuse pour les équipes ✨

• Le renfort auprès du DAF sur les besoins de pré-comptabilité 📊

Les missions

Le pilier principal du poste repose sur les besoins d’administration du personnel, puis les besoins liés à la Qualité de Vie et Conditions au Travail, et enfin la comptabilité.

RH et administratif (50%):

• Préparer la paie en lien avec le cabinet comptable

• Gérer les tickets restaurant et les notes de frais

• Répondre aux questions et besoins du quotidien (congé, arrêt maladie)

• Gérer les visites médicales et la relation avec la médecine du travail

• Prendre en charge les on/offboarding en lien avec les managers, dont gestion de la relation avec les équipes techniques en charge de la flotte informatique

• Mettre en oeuvre le plan de formation et les dossiers de financement OPCO

• S’assurer de la conformité des enjeux de santé / sécurité (ex: mise à jour du DUERP avec l’équipe RH)

Pré-compta (20%)

• Préparer et mapper les dépenses présentes dans l’outil Spendesk et les exporter dans le logiciel de compta (Sage)

QVCT (20%)

• Gestion des besoins liés à la vie de bureau: matériel, relation avec le prestataire Passage Innovation

• Organisation d’évènements internes

• Communication interne

Process & wiki (10%)

• Mise en place des procédures internes (exemple: gestion des onboarding)

• Gestion de la base de connaissance (répertoire d’équipe, organigramme etc..)

• Communication régulière sur les process afin d’autonomiser les managers et équipes

  Missions annexes

• Veille sur les bonnes pratique OM

• Appui à des audit réglementaires sur les sujets RH (transmission de documents)

• Gestion administrative: avoir de bonnes connaissances des principes de base sur la gestion du personnel (droits des congés, éléments de paie, visite médicale etc..).

• Etre à l’aise sur Excel et les outils informatique en général (Slack, Notion etc..).

• Savoir s’organiser et à prioriser ses sujets en autonomie.

• Capacité à être multi-tasking !

• Bon niveau d’anglais d’écrit, voir oral. La langue n’est pas couramment utile sur le poste, mais est utilisée largement en interne.

Softskills

• Ecoute empathique et capacité à établir des relations de confiance avec tous les membres de l’équipe Tilak.

• Créativité pour proposer des dispositifs et évènements d’équipe sympa.

• Bonne communication écrite pour faire passer les messages de la bonne manière, et rédiger des procédures claires.

Nice to have

• Connaissance du secteur Tech ou médical

• Etre à l’aise avec les outils/logiciels RH (tq Lucca, javelo/elevo, ravio/Figures …)

• 1er entretien métier avec Benoit DAF et Natacha, DRH externalisée.

• Test écrit à préparer chez soi

• Entretien de Cultural Fit avec Edouard, CEO

  ⚠️ Les questions posées sur WTTJ en amont de la candidature seront relues, et sont importantes dans le processus de recrutement.