En tant qu’Office Manager chez Valiuz, vous serez un acteur clé de notre organisation interne, avec des responsabilités variées permettant d’assurer la fluidité du fonctionnement quotidien de notre bureau parisien. 

Par votre implication et votre sens du service, les collaborateurs pourront évoluer dans un cadre de travail agréable et convivial. En d’autres termes, vous êtes un véritable facilitateur de par votre polyvalence et votre parfaite connaissance du fonctionnement de l’entreprise.

A ce titre, vos missions se décomposent sur trois axes majeurs :

I- Services généraux et cadre de travail

Supervision des moyens et des locaux parisiens :

• Gestion des espaces de travail (aménagement, cadre de vie, approvisionnement)

• Gestion des prestataires (fournisseurs, maintenance, etc.)

• Gestion du courrier et des colis

  Gestion administrative et financière :

• Suivi des commandes et de la facturation

• Aide à la préparation des budgets services généraux

  Communication interne :

• Participation à l’organisation d’événements d’entreprise

• Diffusion d’informations aux collaborateurs

• Gestion des outils de communication interne

II- Coordination et organisation

• Anticiper les évènements clés et contribuer activement à leur tenue (communication, organisation, accueil)

• Être le garant de l’organisation et de l’équilibre de l’agenda et des réunions en fonction des priorités d’entreprise

• Organiser la logistique des déplacements lors d’events d’entreprise ou de demandes spécifiques

III- Gestion de tâches administratives

• Être un véritable support sur les responsabilités administratives en fonction des priorités d’entreprises (prise de contacts, suivi administratif, traitement des sollicitations…)

• Formaliser, structurer, voire traduire des documents (notes et comptes-rendus de réunions…).

Et également participer à d’autres missions en lien avec la croissance et le développement de Valiuz

Au regard de l’importance du poste, nous recherchons avant tout une personnalité avec une grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit. Véritable virtuose, il sait être autonome et polyvalent.

Vous faites preuve d’excellentes qualités relationnelles et avez développé un sens de l’anticipation et des priorités sur les nombreux sujets qui vous seront confiés. Votre esprit d’équipe, votre sens du service et votre excellent mindset seront particulièrement appréciés.  

Votre réactivité, votre dynamisme et votre bon sens seront particulièrement appréciés dans la réussite de cette mission. 

Vous serez amené à traiter des informations sensibles qui obligent à se montrer discret, loyal et professionnel pour maintenir la confiance avec la direction.

Compétences :

• De formation supérieure Bac + 2/3 en tant qu’Office Manager, Assistant Manager et/ou Assistant de gestion PME-PMI. Expérience confirmée auprès d’une Direction ou dans un poste similaire (au moins 2 ans).

• Bonne maîtrise de l’anglais

• Maîtrise des logiciels de bureautique. Le pack Google workspace et Slack serait un plus

• Capacité à communiquer efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit.