Au sein du bureau Soutien, sous l’autorité directe du/de la chef(fe) de bureau, le/la correspondant(e) « administratif et logistique » est en charge de :

• Assurer le suivi administratif et logistique du service en coordination avec l’ensemble des membres du bureau Soutien et pour l’ensemble des agent(e)s du service :

-          assurer l’approvisionnement et le suivi des stocks de fournitures et de consommables en lien avec le(s) technicien(s) informatique(s) du service ;

-          coordonner les opérations de maintenance du bâtiment et des interventions de prestataires extérieurs ;

-          réaliser les fiches d’expression de besoin dans le champ travaux et logistique, ainsi que l’archivage des bons de commande, et des bons de livraison nécessaire à la réalisation des services faits ;

• organiser l’arrivée physique et le départ des agents dans le cadre des circuits d’arrivée et de départ pilotés par la référente RH :

- coordonner et réaliser les demandes de badges ainsi que leur renouvellement annuel ;

- installer les postes de travail des agent(e)s, en coopération avec le(s) technicien(s) informatique(s) du service ;

- mettre à jour dès que nécessaire les droits d’accès des agents aux espaces du service.

• Appuyer sur le plan logistique l’organisation des événements organisés par le service et/ou pour le service ;

- assurer les relations avec les prestataires de service dans l’exécution de leurs prestations ;

- coordonner les livraisons de matériels divers, à réception du service ;

- assurer la liaison logistique avec les services du SGDSN (Invalides) ;

- fournir tout conseil et appui logistique nécessaire à la tenue d’un évènement au sein du service ou à l’extérieur de celui-ci.

• Assurer la gestion et l’entretien du véhicule de service ;

• Assurer la gestion des courriers à destination du service ;

• Réaliser tous types de tâches dans son domaine de compétence, en appui de l’exécution des missions des autres collaborateurs du bureau.

Selon ses compétences et appétences, un élargissement des missions vers d’autres champs d’action du bureau Soutien pourra être envisagé pour le/la correspondant(e) administratif(ive) et logistique (ordre de mission, suivi financier, support évènementiel, sécurité des personnes, etc.).

Les qualités et compétences suivantes sont nécessaires au poste visé :

• Planifier, accueillir et organiser une intervention, selon les règles de sécurité adaptées ;

• Recueillir les besoins des services utilisateurs et formaliser une expression de besoin ;

• Anticiper les besoins, notamment en termes de gestion des stocks et coordonner les réponses ;

• Sens de l’organisation prononcé ; 

• Polyvalence et adaptabilité ;

• Connaissance pratique des outils bureautiques ;

• Qualité d’expression écrite (courriels) et orale (téléphone) ;

• Discrétion, loyauté et confidentialité ;

• Sens des relations humaines.