ROLE DE L’OFFICE MANAGER

L’Office Manager chez Wella France est responsable de la gestion quotidienne du bureau et des services généraux, garantissant un environnement de travail sécurisé, propre, et bien approvisionné. Le poste inclut également la gestion du parc automobile en partenariat avec le prestataire externe, ainsi que le suivi administratif et budgétaire des opérations via SAP et ARIBA.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

• Gestion des services généraux :

• Assurer le bon fonctionnement des installations techniques et des espaces privatifs (maintenance des locaux, réparations, etc.).

• Coordonner la propreté des espaces de travail et des parties communes, en collaboration avec les prestataires de ménage.

• Faciliter l’organisation d’événements pour l’équipe, les affaires et les partenaires.

• Veiller à la bonne tenue des locaux, en s’assurant que tout soit à sa place et en quantité suffisante.

Dans ce cadre :

• Gérer les commandes, négocier et optimiser les achats de fournitures de bureau pour les différents services.

• Gérer les commandes de thé et de café, et organiser ponctuellement des déjeuners/petits-déjeuners d’équipe.

• Gérer les relations avec les prestataires externes (maintenance, sécurité, nettoyage).

• Suivi administratif et budgétaire des services généraux :

  • Gérer les budgets liés aux services généraux (maintenance, fournitures, parc automobile, sécurité, etc.).

  • Assurer un suivi rigoureux des dépenses via les outils de gestion tels que SAP et ARIBA.

  • Préparer des rapports budgétaires réguliers pour la direction et proposer des actions d’optimisation des coûts.

  • Etre le SPOC et aider les équipes à la création des fournisseurs dans SAP/ARIBA

• Gestion du parc automobile (120 voitures) :

  • Collaborer avec le prestataire externe pour la gestion du parc automobile (location, entretien, renouvellement).

  • Formaliser et déployer auprès des collaborateurs les bonnes pratiques liées à la gestion des véhicules et créer les tableaux de bord des indicateurs de perfomance.

  • Suivi administratif des véhicules (contrôles techniques, assurances, immatriculations).

  • Assurer le traitement et la gestion des amendes (vérification, contestation éventuelle, suivi du paiement).

  • Optimiser les coûts liés à la gestion de la flotte

• Sécurité des biens et des personnes :

  • Garantir la sécurité des locaux en collaboration avec les prestataires de sécurité (systèmes d’alarme, contrôle d’accès, entretien/travaux, hygiène.. etc.).

  • Veiller au respect des normes de sécurité pour les employés et les visiteurs (évacuation, incendie, premiers secours).

  • Mettre en place et suivre les protocoles de sécurité des bâtiments.

• Gestion des courriers et coursiers :

  • Superviser la réception, la distribution et l’envoi des courriers et colis.

  • Gérer les demandes internes liées à l’envoi de documents ou de colis urgents via coursier.

  • Réceptionner et scanner les factures fournisseurs reçues au siège, puis les transmettre aux personnes compétentes

• Management d’un factotum :

§  Superviser un factotum pour les petites réparations, l’approvisionnement, et les besoins logistiques du quotidien

• Planifier et gérer les interventions techniques au sein de l’entreprise.

Compétences requises

• Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Sens aigu de la communication et du service.

• Expertise en gestion des services généraux

• Connaissance des normes de sécurité en entreprise.

• Expérience dans la gestion de parc automobile et de prestataires externes.

• Maîtrise des outils de gestion budgétaire (SAP, ARIBA, etc.).

• Capacité à résoudre rapidement les problèmes et à anticiper les besoins.

• Polyvalence, Autonomie

• Discrétion, confidentialité

• Sens du contact : etre un partenaire social et faire preuve d’une grande qualité relationnelle avec le personnel

• Capacités d’organisation et de rigueur

Profil recherché :

• Expérience confirmée dans un rôle similaire (Office Manager ou équivalent).

• Expertise dans la gestion de parc automobile et suivi budgétaire via SAP et ARIBA.

• Capacité à gérer la sécurité des personnes et des biens ainsi que la maintenance des locaux.

• Sens de l’organisation, dynamisme, et excellent relationnel.

• Connaissance des outils bureautiques et des logiciels de gestion.

CE ROLE EST FAIT POUR VOUS SI…

§  Vous êtes passionné par ce que vous faîtes

§  Vous aimez les singularités du secteur de la Beauté (innovation, qualité des produits, des collaborateurs passionnés…).

§  Vous aimez voir concrètement les résultats de vos actions dans une entité commerciale à taille humaine