Pour ce nouveau projet à Villejuif, Work & Share s’associe un promoteur immobilier et propriétaire des locaux, afin d’ouvrir un espace de plus de 1000m2. et gestion d’un bâtiment de 6200m2 .

Cet espace accueillera près de 200 résidents et propose une gamme variée de services.

L’équipe Work & Share sera composée de : 1 Hospitality & Event manager, 1 Hospitality officer, 1 Junior Hospitality & Event manager. L’équipe sera accompagnée pour de la gestion technique de l’immeuble. 

Pour cette ouverture de site, nous sommes à la recherche d’un profil polyvalent, qui débutera avec l’ouverture du bâtiment pour une durée de 6 mois sur la partie Hospitality puis prendra également le lead sur la partie Coworking & Événementielle dès l’ouverture de l’espace.

L’Hospitality & Event manager est le responsable de l’espace de coworking ainsi que la gestion du bâtiment dans son intégralité. 

Voici les missions qui te seront confiées :

Animation du service d’hospitality du bâtiment RHIN : 

• Etre garant du bon fonctionnement quotidien de l’accueil auprès des visiteurs et des collaborateurs au sein de l’immeuble; 

• Veiller au bien-être des occupants et visiteurs à leur arrivée dans l’immeuble;

• Superviser la bonne tenue des zones d’accueil et d’attente;

• Proposer des services et avantages, création et mise en place d’un planning d’animations à destination des locataires; 

• Suivre un cahier des charges des différentes procédures (litige, services généraux,..);

• Tenue d’un budget d’exploitation;

• Assurer la satisfaction des locataires; 

• Reporting auprès du bailleur. 

Les différentes tâches suivantes seront liées à l’espace de coworking : 

Gestion opérationnelle de l’espace de coworking :

• En charge de la bonne exploitation de l’espace de coworking (ouverture, fermeture, accueil des résidents, …) et de ses services;

• Gestion et résolution des soucis techniques du quotidien (équipement du coworking ou équipement technique de l’immeuble).

Événementiel :

• Prospection quotidienne : relance des clients gagnés et des clients perdus

• Visite événementielle avec les prospects;

• Réponse aux demandes de devis;

• Gestion et suivi des fiches Pipe Drive ainsi que des plateformes de diffusion et prescripteurs et mise à jour;

• Organisation et coordination des événements sur le terrain : MEP salle, commandes traiteur, accueil client, mise en place traiteur, débarrassage salle

• Gestion de la facturation.

Relation client / Onboarding / Offboarding :

• Préparation de l’arrivée des nouveaux résidents ( préparation du bureau, des accès, badges, clés,..);

• Rendez-vous de satisfaction à M+1 de l’onboarding;

• Suivi de l’offboarding des clients sortants (EDL, suivi des travaux si besoin);

• Organisation d’événements pour les résidents à raison de 2-3 fois par mois; (petit-déjeuner, afterwork, ateliers business, dégustation, séance de sport,…).

Management des prestataires :

• Ménage : Contrôle qualité mensuel + suivi ménage quotidien;

• Petits travaux : demande de devis et suivi des travaux;

• Travaux d’aménagement clients : demande de devis et suivi des travaux;

• Relation avec le Bailleur et/ou Property Manager.

Management du Junior Coworking Manager :

• Le JCM épaule le CM au quotidien sur la partie opérationnelle du site; 

• Le JCM participe également au développement de notre pôle événementiel (prospection, logistique,…).

Commercialisation / Prospection :

• Gestion des visites clients et suivi des prospects en coordination avec notre pôle commercial;

Administratif et comptabilité :

• Reporting Opérationnel & du CA (Coworking et Evénementiel);

• Édition et envoi des contrats aux clients;

• Vérification des factures bureaux et des paiements avec le service finance ainsi que des acomptes pour les events et le suivi des règlements clients;

• Tenue du budget d’exploitation;

• Gestion de la domiciliation;

• Contrôle et gestion du stock de l’espace.

Nous recherchons un véritable couteau-suisse souhaitant participer à une aventure entrepreneuriale :

• Tu es polyvalent(e) et organisé(e) ;

• Tu possèdes une grande capacité d’adaptation ;

• Tu as un véritable sens de l’accueil et du service ;

• Tu es autonome et force de proposition ;

• Tu es toujours enthousiaste avec un relationnel exceptionnel ;

• Tu es calme et réactif(ve) en toutes circonstances.

Toute expérience dans le secteur de l’hospitalité sera fortement appréciée !

Rémunération / Avantages :

• Salaire fixe 29K brut/an

• Prime quantitative trimestrielle + prime qualitative annuelle

• Statut Cadre

• 9 RTT / an

• 8 jours de congés offerts + 1 journée pour ton anniversaire ! :)

1 - Un appel d’une dizaine de minute avec Kathlene, notre DRH

2 - Un entretien en présentiel avec Kathlene & la SCM du pôle.

3 - Un entretien en visioconférence avec Eugénie, la directrice des opérations.