Le groupe international WSAudiology est présent dans 44 pays avec 1,8 milliards d’euros de chiffre d’affaires. Leader sur le marché, il cumule plus de 140 ans d’expérience dans la conception et la distribution d’aides auditives. La filiale Française fait partie du top 5 des marchés du groupe WSA, avec un chiffre d’affaires dépassant les 190mEur. La structure commerciale WSA France ne cesse de se développer d’année en année, facilité par la mise en place du « reste à charge zéro » en 2021.

Nous sommes à la recherche d'un Office Manager dynamique et organisé pour intégrer notre groupe en pleine expansion. En tant que Responsable des moyens généraux H/F CDI chez WSA France, vous aurez la responsabilité de la gestion quotidienne du bureau et de l'apport d'un soutien administratif efficace pour trois de nos entités basées en France. Vous jouerez un rôle crucial dans la création d'un environnement de travail positif et productif pour tous les collaborateurs. Aussi, vos responsabilités sont :

Cette liste est non limitative et pourra être complétée en fonction de l’actualité et des sujets du site

Gestion des sites et des installations :

• Superviser l'entretien courant et la maintenance préventive des bâtiments et des équipements techniques (électricité, plomberie, chauffage, climatisation, sécurité incendie, etc.) sur trois sites du groupe WSA France.
• Gérer les travaux de rénovation et d'aménagement des locaux.
• Veiller à la conformité des installations aux normes de sécurité en vigueur.
• Optimiser les consommations énergétiques et mettre en place des actions de développement durable.
• Assurer la bonne tenue des locaux en veillant à ce que tout soit à sa place et en quantité suffisante sur l'ensemble des sites.
• Préparer et remettre en ordre les salles (réunion et cafétéria).
• Réceptionner les éventuels colis.
• Réceptionner le courrier postal, le trier et le distribuer sur l'ensemble des sites.
• Préparer et remettre en ordre les salles (réunion et cafétéria).

Gestion des prestataires :

• Sélectionner, négocier et suivre les contrats avec les prestataires externes (nettoyage, sécurité, maintenance spécialisée, accueil, etc.).
• Contrôler la qualité des prestations et veiller au respect des cahiers des charges en optimisant les coûts liés aux prestations externes.
• Assurer l'accueil physique des prestataires externes.

Logistique et approvisionnement :

• Gérer les stocks de fournitures de bureau pour les services et de consommables nécessaires au bon fonctionnement des sites du groupe.
• Commander les produits et services auprès des fournisseurs.
• Négocier les prix et optimiser les achats.
• Gérer les commandes de thé et café et organiser des déjeuners / petits-déjeuners équipe de façon ponctuelle.

Administration et reporting :

• Établir et suivre le budget des moyens généraux du groupe.

• Rédiger des rapports d'activité et présenter les indicateurs clés de performance à la direction.

• Gérer les procédures administratives et réglementaires liées aux moyens généraux.
• Intégrer les nouveaux collaborateurs (préparation poste de travail, visite de l'entreprise, badge d'accès, règles de sécurité, etc.).

Téléphonie et Parc Automobile

• Gérer et suivre la téléphonie en collaboration avec le service finance pour les appels d’offres.

• Gérer le parc automobile du groupe WSA France (attribution, suivi des assurances, suivi des disponibilités, etc.).
• Participation active dans le choix des prestataires, des véhicules et suivi des coûts et contrats pour le parc automobile.

Encadrement et Formation

• Superviser un apprenti pour les tâches matérielles.

Pour relever ce challenge, vous vous appuyez sur une formation minimum Bac+2 en gestion, administration ou dans un domaine similaire, et justifiez impérativement d'une expérience d'au moins 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement acquise dans un environnement multi-sites ou au sein d'une grande structure.

Organisé(e) et méthodique, vous savez gérer plusieurs tâches simultanément et planifier efficacement pour assurer le bon fonctionnement des services généraux. Vous avez d'excellentes compétences en communication et savez interagir avec une variété d'interlocuteurs, des nouveaux collaborateurs aux prestataires externes. Votre vigilance et votre rigueur en matière de sécurité font de vous le référent idéal pour toutes les questions relatives à la sûreté des locaux.

À l'aise avec les outils informatiques, vous maîtrisez le Pack Office et les logiciels de gestion. Réactif(ve), vous savez prioriser efficacement et avez une forte résistance à la pression. Enfin, votre capacité d’adaptation et votre flexibilité vous permettent d’intervenir rapidement aux changements et de réagir promptement aux situations imprévues. La maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit est un atout pour ce poste.

En rejoignant le groupe WSA vous faites partie d’un groupe international leader sur son marché et bénéficiez d’un parcours d’intégration vous permettant d’être rapidement autonome sur votre poste. Votre rémunération est complétée par des éléments additionnels en lien avec la performance de l’entreprise (Intéressement, participation etc.). Poste à Saint-Denis (métro 13 – Carrefour Pleyel et métro 14 - Saint-Denis Pleyel d'ici fin juin). N’hésitez pas et rejoignez-nous !