4 tipy, jak lépe vést pracovní porady

Nedávno jsem se na žádost jednoho ze svých klientů zúčastnil jednání, jehož předmětem byl průběh jednoho projektu. Byla to tzv. asymetrická porada a jako celek působila poněkud zmatečně. Probíhalo to tak, že někteří účastníci seděli spolu v jedné místnosti přímo v budově firmy. Další byli připojeni přes videohovor a fyzicky se tak nacházeli buď ve svých kancelářích, nebo ve svých domovech (to byl můj případ). Mohl jsem tak lépe vnímat dynamiku celého setkání.

V jeden okamžik Michelle vyzvala Rémiho, aby ostatním popsal, jak pokročil. Rémi se ujal slova, jenže Christophe ho vzápětí přerušil, aby něco upřesnil. Rémi pak opět navázal, ale Christophe ho znovu přerušil. Neměl jsem z toho všeho vůbec dobrý pocit. Na jedné straně mi bylo líto Rémiho, protože ho celá tato situace značně rozhodila. Současně jsem ale litoval i Christopha, který se snažil ostatním ukázat, že to on se v dané záležitosti skutečně orientuje. Každý z účastníků si k tomu přihodil nějaký ten vlastní komentář či poznámku, a vám už asi začíná být jasné, že časový harmonogram byl tentam a atmosféra začala houstnout, protože jednání se naprosto odchýlilo od původního plánu.

Jak by to ale vypadalo, kdyby si Christophe předtím udělal chvilku a Rémiho do dané problematiky zasvětil a ověřil si, zda ví, co je cílem celé prezentace, jestli si připravil úvod, který mu pomůže ostatní zaujmout, a zda dobře odhadl čas potřebný pro celou prezentaci a následné dotazy? Jinými slovy, jak by to dopadlo, kdyby se Christophe skutečně ujal své vedoucí úlohy a postaral se o to, aby Rémiho výstup nejenže sklidil úspěch, ale aby se rovněž stal cennou zkušeností? A co kdyby Christophovi došlo, že by měl na poradě mlčet?

Pracovní porada: příležitost k učení

Porady se obvykle organizují za jedním z následujících tří účelů:

• přijít s novými nápady,
• učinit nějaké rozhodnutí,
• získat pro něco podporu.

Je třeba si přiznat, že ničeho z tohoto seznamu se však během jednání, jež jsme použili jako názorný příklad výše, dosáhnout nepodařilo. Kromě samotných cílů bychom však měli brát v potaz i to, jak daná porada nakonec zapůsobí na jednotlivé účastníky, zejména pak to, jak ovlivní jejich sebedůvěru a jejich zápal pro věc.

Po vzoru Alaina Cardona, který definoval koncept delegování úkolů, vyzývám vedoucí pracovníky, aby se snažili porady vnímat jako ideální prostředí pro zdokonalení svých vůdcovských dovedností, např. schopnosti naslouchat, rozhodovat, zapojit se do diskuze, poskytovat zpětnou vazbu apod.

Když už tedy mluvíme o schopnosti naslouchat, dovolte mi, abych vám popsal ještě jeden příklad z praxe, který je velmi výmluvný. Nedávno jsem se účastnil zasedání vrcholového managementu jednoho průmyslového podniku. Zaměřil jsem se na hlavního šéfa. Pokud bych chtěl pro jeho vystupování použít příměr z oblasti sportu, řekl bych, že se neustále snažil získat míč, a když už ho měl, tak jen velmi neochotně přihrával. Ještě ten večer jsem mu navrhl, aby se podíval na jedno krátké video od Simona Sineka, nazvané Speak the last (Mluvte jako poslední). Jeho hlavní myšlenka tkví v tom, že ten, kdo se ujímá slova jako poslední, a tudíž měl příležitost si vyposlechnout celou debatu, bývá také tím, kdo z ní díky tomu může vyvodit nějaké závěry a říct, jaké kroky je třeba učinit dále. Připomíná mi to něco, co jednou moudře řekl Carlos Tavares, ředitel automobilového koncernu Stellantis: „Když probíhá porada na nějaké konkrétní téma, snažím se během prezentace úplně mlčet a následně nechat ostatní, aby se jeden po druhém ujali slova. Je to těžké, ale naučil jsem se to vydržet a do debaty nevstupovat. Na závěr se pak snažím shrnout vše, co bylo řečeno, a přispěji svým názorem, který samozřejmě může být sporný.“

Pojďme ještě o krok dál a podívejme se na to, jak z pracovních porad udělat příležitost k tomu, lépe si osvojit dovednosti a jednání správného leadera.

4 tipy pro lepší pracovní porady

Tip č. 1 – Stanovte si konkrétní cíl

Účelem každé porady by měl být nějaký cíl, konkrétní výsledek, jehož by se mělo dosáhnout a který zajistí efektivní využití času všech zúčastněných. Jakožto vedoucí byste tedy měli ostatním pomoci srozumitelně zformulovat, proč se rozhodli poradu svolat. „Podle čeho poznáme, že byl meeting skutečně užitečný?“ Udělejte si čas na to, abyste jim v tomto ohledu pomohli. Opakujte jim zmíněnou otázku tak dlouho, dokud nebude odpověď pro všechny jasná a srozumitelná. Vynaložené úsilí nakonec přinese své plody, protože vaši podřízení se díky tomu naučí lépe formulovat, co přesně potřebují. Velmi záhy si začnete všímat toho, že se jim nově nabytá dovednost bude hodit i v jiných situacích (třeba když za vámi přijdou kvůli zvýšení platu).

Tip č. 2 – Vytvořte si časový harmonogram

Chcete, aby se vaši zaměstnanci posouvali vpřed? Naučte je správně odhadnout čas potřebný pro probrání daného tématu. Schopnost vytvořit funkční časový harmonogram je totiž opravdovým uměním. Nehledě na to, jestli je předmětem meetingu jen informování týmu, nebo prezentace projektu. Je dobré si předem stanovit, kolik času na to budete zhruba potřebovat, čímž si současně zajistíte, že se vám schůze nevymkne. Mnohem složitější je však odhadnout, kolik času bude třeba vymezit pro následnou diskuzi a případné dotazy. Zhodnotit to a naplánovat může být ošemetné.

Obecně lze říci, že pokud je účelem jednání to, aby na jeho konci padlo nějaké rozhodnutí, pak je nejlepší strategií spočítat si minimální čas, který bude nezbytně nutný, a pak tento odhad vynásobit dvěma. Mohlo by se zdát, že je to zbytečně velké penzum času, ale mohu vás ujistit, že je tomu právě naopak. Určitě jste si někdy všimli, že doba vyhrazená na diskuzi bývá zpravidla příliš krátká a účastníci jsou z toho často velmi zoufalí. Nabídněte tedy svému týmu pomocnou ruku při plánování porad a ostatní naučte, jak být při sestavování harmonogramu realističtější.

Tip č. 3 – Poskytujte ostatním zpětnou vazbu

Každá porada je skvělou příležitostí k tomu, abyste ostatním mohli poskytnout zpětnou vazbu. Je to možnost zhodnotit nejen individuální výkon jednotlivých pracovníků, ale také výkon týmu jako celku. Vždy, když to jen trochu jde, si zkuste na závěr jednání vyhradit chvilku, aby se každý mohl vyjádřit k tomu, jak probíhala spolupráce a co by bylo možné do příště ještě zlepšit. Jedná se totiž o velmi dobrý způsob, jak odhalit opravdový potenciál zpětné vazby a zjistit, jak je možné ji využít pro zefektivnění práce v kolektivu. Společná diskuze navíc může všem pomoci si uvědomit, jak z porady udělat efektivně strávený čas a jak to v praxi zajistit. Je to příležitost se naučit, jak si o zpětnou vazbu říct a současně jak ji udílet.

Tip č. 4 – Požádejte o zpětnou vazbu

Chystáte se na poradě prezentovat nějaké téma či celou poradu přímo vést? Požádejte své kolegy či nadřízeného, aby vás následně zhodnotil. Domluvte se předem s jedním či s vícero účastníky, aby sledovali průběh celého jednání včetně vašeho výstupu a aby vám k němu pak poskytli zpětnou vazbu. Díky tomu si uvědomíte, v čem jste dobří a na čem je třeba ještě zapracovat. Bezpochyby se tak dozvíte mnoho nových věcí, díky kterým se budete moci posunout dál, neboť tenhle typ zpětné vazby bude velmi konkrétní a bude se týkat něčeho, co máte v živé paměti.

Sečteno podtrženo, chce to změnu úhlu pohledu. Berte porady jako příležitost. Můžete se během nich mnohé naučit – jako jednotlivci i jako kolektiv. Uvidíte sami, co všechno drobná změna perspektivy dokáže.

Překlad: LexiPro
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, Twitteru nebo Instagramu a začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.