Cíle: jak je stanovit a sdělit ostatním, aby tým lépe fungoval?

Definování cílů je klíčovým úkolem každého manažera. Tato strategie řízení umožňuje zlepšit produktivitu zaměstnanců a s ní i výsledky celé společnosti. Ale není to tak jednoduché, jak se zdá. Ambiciózní cíle sice motivují tým k tomu, jít ve snaze o úspěch ještě dál, ale stanovení nerealistického cíle může na druhou stranu vést ke ztrátě motivace. A stejně důležité, jako je cíle stanovit, je i vědět, jak je sdělit zaměstnancům, aby je přijali za své, a nevnímali je jako sankční prvek, který se neustále vznáší nad jejich hlavami. Tři specialisté na řízení týmů a vedení vám v následujících odstavcích vysvětlí, jak navrhnout strategii podle cílů tak, aby tým fungoval jako po másle.

První krok: pochopit, co je vlastně cílem

Cíle naznačují, kam společnost směřuje. To znamená, že je jejich prostřednictvím definován celkový cíl a podle něj je potom navržena strategie tak, aby jej bylo dosaženo. „Je to jako určit cíl výletu,“ ilustruje Mayte Tortosová, generální ředitelka a spoluzakladatelka agentury pro obchodní koučování YuCoach. „Cíle slouží k pochopení toho, kam chceme dojít, co to bude vyžadovat, kolik kilometrů nás zhruba čeká a jakým terénem se cesta bude ubírat.“

Podobně jako při hledání cíle cesty musí každý nejprve najít sever. „Pokud nevíme, kam jdeme, plýtváme časem, zdroji i motivací. Začneme se točit v kruhu a ztratíme se,“ vysvětluje odbornice. Naopak stanovením cílů můžeme zvýšit vlastní produktivitu. Pro zaměstnance je díky krátkodobému nebo i dlouhodobému cíli „mnohem snazší soustředit se a přinášet výsledky“.

Chyby, které možná děláte při stanovování cílů

Mohlo by se zdát, že navrhnout cíl je trošku víc než vědět, čeho chce vaše společnost dosáhnout. Musíte ho proměnit v konkrétní úkoly pro vaše zaměstnance. Chce vaše společnost letos růst o 20 %? Tak to bychom měli. Podle výpočtů musí každý pracovník provést alespoň 30 prodejů měsíčně, abychom toho dosáhli. Tady máte cíl, nebo snad ne? Pravdou je, že ne. Nic nemůže být dál od pravdy.

1. „Objektivizace“ aneb vidět místo lidí cíle

Jedním z rizik, které s sebou takové uvažování nese, je skončit tak, že budete „objektivizovat“ své zaměstnance. To znamená, že jako manažer vidíte své zaměstnance jen jako pouhé nástroje k dosažení cílů a při stanovování úkolů je neberete v úvahu. Aby se zabránilo tomu, že nakonec budete vnucovat škodlivé nebo nedosažitelné cíle nebo cíle, které se zdají být spíše sankčními opatřeními, Tortosová připomíná, že: „Za pokořenými cíli stojí vždy člověk.“ Z tohoto důvodu vysvětluje, že strategie by se vždy měla navrhovat z pohledu týmů.

2. Podpora konkurenceschopnosti a špatného prostředí

Na druhou stranu, pokud jsou cíle spojeny s dosažením řady výhod, jako je například vyšší odměna, bude to právě tato pobídka, a nikoli samotný cíl, který zaměstnance namotivuje, tvrdí Pilar Llácerová, specialistka na lidské zdroje s více než 20 lety zkušeností v oblasti řízení talentů a profesorka na EAE Business School.
Tento přístup však není synonymem produktivity. Tento přístup vyvolá pouze konkurenční boj mezi kolegy, který může nakonec vytvořit špatné pracovní prostředí a v dlouhodobém horizontu způsobit, že společnost svých cílů nedosáhne.

3. Sjednocení cílů

Definování stejných cílů pro všechny, a to i mezi pracovníky na stejné pozici, je podle Pilar Llácerové další velkou chybou. Například zaměstnanec, který je ve firmě čerstvým nováčkem, v porovnání s někým, kdo pro společnost pracuje už pět let, určitě nebude schopný dosáhnout stejných výsledků. „Při stanovování cílů musíte vzít v úvahu okolnosti každého z nich. Pokud jsou cíle v souladu se schopnostmi jednotlivých zaměstnanců, budou je vnímat jako své vlastní, a tak pro ně budou dosažitelnější,“ říká Llácerová.

4. Neřídit se adaptovanou metodikou

„Dobrý cíl je vždy stanoven na základě obchodní strategie a velmi důkladné analýzy odborníků, kteří daných cílů mají dosáhnout,“ říká Llácerová. Jednou z nejpoužívanějších metodologií při identifikaci a stanovování cílů je tzv. SMART. Pokud vedete tým, je dost možné, že tuto metodiku už znáte. Jedná se o přístup, který se podle vysvětlení oslovených odborníků používá k definování pěti zásad, které každý dobrý cíl musí splňovat. Cíl musí být:

• specifický (Specific): Měl by představovat konkrétní cíl, pokud možno vyjádřitelný v číslech. Například „zvýšit zisky o 20 %“, a ne jen „zvýšit zisky“.
• měřitelný (Measurable): Cíl musí být možné analyzovat pomocí určitých parametrů a metrik.
• dosažitelný (Attainable): Musí být realistický, a to jak v kontextu společnosti, tak týmu.
• relevantní (Relevant): Musí zapadnout do současných problémů společnosti a týmu.
• časově určený (Timely): Musí být spojen s časovým obdobím, ve kterém ho chcete dosáhnout.

Dosažitelné, ale náročné cíle: jak najít rovnováhu?

*„Cíl musí být realistický, ale ambiciózní a koherentní, protože potom je pro lidi mnohem snazší se s ním ztotožnit a bojovat za něj,“ říká Tortosová. Proto jsou extrémy v podobě úkolů, které jsou příliš jednoduché nebo naopak prakticky nedosažitelné, velkou výzvou.
Laura Buenová, odbornice na řízení změn a tvorbu vysoce výkonných týmů, proto doporučuje spoléhat se na známou teorii proudění (též „teorie toku“) psychologa Mihályho Csíkszentmihályiho, aby se při stanovování cílů dosáhlo optimální rovnováhy v míře složitosti. Podle této teorie je *dobře stanovený úkol takový, který udržuje stupeň složitosti výzvy vždy na dosažitelné úrovni, ale nestane se z něj rutina. Ale jak takové rovnováhy dosáhnout?

Příliš jednoduché cíle: nedostatek pobídek a ztráta motivace

Jako manažer můžete žít v domnění, že pokud stanovíte jednoduché cíle, můžete zajistit, že vaši zaměstnanci nebudou pod nadměrným tlakem a zároveň cíle budou schopni splnit. A i když tato úvaha může ze začátku působit jako dobrý nápad, nedostatek podnětů má za následek ztrátu motivace celého týmu. „Pokud se jako zaměstnanec cítím, že mám na víc, ale dostanu za úkol něco velmi jednoduchého, budu se cítit nedoceněná,“ říká Buenová. To může vést ke ztrátě nadšení nebo dokonce k tzv. boreoutu.

Optikou druhé strany, pokud cíle nepředstavují výzvu pro členy týmu, je velmi pravděpodobné, že nebudou výzvou ani pro společnost. Jinými slovy, nebude se tudíž jednat o cíle, které by přispívaly k inovacím a růstu.

Nerealistické cíle: k čemu jsou?

Můžete prosit všechny svaté, ale to neznamená, že se vám povede to, po čem toužíte. Totéž platí, pokud se rozhodnete, že před své zaměstnance postavíte úkoly, které jsou prakticky nemožné. Pokud stanovené cíle neodpovídají skutečným schopnostem vašeho týmu, vystavíte tak své zaměstnance nadměrné pracovní zátěži, spolu s ní i vysoké úrovni stresu, což v některých případech může dokonce skončit vyhořením.

Pokud vaši zaměstnanci vnímají své cíle jako nedosažitelné, je velmi pravděpodobné, že demotivace a stres nakonec způsobí, že se je ani nebudou pokoušet splnit, což v dlouhodobém měřítku povede ke snížení produktivity.

Jak stanovit cíle: role vašeho týmu

### Poznejte své kolegy
Úspěšný cíl je takový, který pracovníci přijmou za svůj, a proto je k jeho naplnění vede mnohem větší motivace a produktivita, a je v souladu s úspěchy celé společnosti. Proto dobrý manažer potřebuje znát schopnosti svých spolupracovníků a silné stránky každého z nich, protože je to právě kombinace jich všech, která podle Buenové přispěje k dosažení celkového cíle.

Cíle se nepřikazují, ale domlouvají

Jak zdůrazňuje Llácerová, aby byl zajištěn úspěch strategie, měly by se cíle tvořit ve spolupráci s každým týmem a oddělením. „Fungující cíle nejsou ty, které vám někdo vnutí, a proto směřujeme k manažerskému stylu samosprávy,“ říká Tortosová. Proto se už nejedná o zaúkolování zaměstnance příkazem „shora“, což by mohlo být zdrojem demotivace nebo apatie, ale jde spíše o propagaci transverzální metody, podle které definuje sám tým svou úroveň závazku.

Zároveň je také užitečné, aby zaměstnanci věděli, jaké funkce zastávají ostatní. „Když všichni víme, co dělají ostatní, je jednodušší necítit se opomíjen a vyvarovat se pocitu, že jsme zavaleni prací… Tak vidíme pokrok všech,“ říká Buenová.

Sdělte cíle týmu

Stejně důležité, jako je umět cíle stanovit, je vědět, jak je sdělit ostatním. Když toto dokážete, zajistíte, aby každý člen týmu pochopil, jaké jsou jeho úkoly a jak je upřednostnit před jinými, a navíc je zaměstnanec bude vnímat jako motivující i z hlediska osobního úspěchu, a nikoli jako prvek hodnocení výkonnosti. „Cíl plní svou funkci, pokud je v centru zájmu zaměstnance,“ říká Mayte Tortosová.

Proto se musíte ujistit, že zaměstnanec, který úkol obdrží, chápe, „co mu tento cíl vlastně nabízí“ – nebo jak říká Laura Buenová, že bude schopný odpovědět na otázku: „Co dobrého to přinese mně?“. Dobře stanovený cíl například pomůže vašim kolegům naučit se zvládat složitější úkoly, posunout se v profesním rozvoji na další úroveň, spolupracovat na novém projektu apod.

Proč je důležité cíle měřit?

Pokud cíle stanovíme dobře, skvěle je vysvětlíme ostatním, ale nakonec se stejně nějak vypaří, tento proces vás nikam neposune. Nabízí se otázka, zda to, co jsme naplánovali, funguje a je dosažitelné. „Pokud začneme pracovat na dosahování cílů a v momentě, kdy naše úsilí začne přinášet ovoce, usneme na vavřínech, aniž bychom spolu komunikovali, riskujeme, že se vzdálíme od reality, ze které tento cíl vzešel, a tak ho nakonec nedosáhneme,“ říká Tortosová. Proto, jak doporučují odborníci, dobré monitorování procesu dosahování výsledků je takové, které nekončí.

V tomto scénáři je také důležité si uvědomit, že kvantitativní monitorování je sice důležité pro analýzu výsledků, ale nemělo by být jediným zaměřením. Jako manažer byste také měli upřednostnit kvalitativní analýzu, abyste vyhodnotili pokrok a zjistili možné problémy, se kterými se mohou při dosahování cílů vaši zaměstnanci setkat.

Co když cíle nedosáhnu?

Riziko, že nedosáhnete stanoveného cíle, je vždy přítomné, a pokud k tomu dojde, bude nutné analyzovat, co se v jednotlivých fázích stalo: jak jste stanovili cíl, jak jste ho sdělili ostatním a jak jste kontrolovali, zda se s ním tým ztotožnil. Proto bude důležité do tohoto procesu zapojit celý tým. Ne abychom si vymýšleli výmluvy nebo hledali viníky, ale abychom našli důvody selhání a zkontrolovali, jaké změny můžeme provést, abychom se vyhnuli opakování možných selhání v budoucnu. „Důležité je poučit se. Pokud jsme cestou narazili na zádrhel, který nám zabránil v dosažení cíle, od tohoto bodu musíme náš postup upravit a přijmout nezbytná opatření,“ navrhuje Buenová.

Nezapomeňte, že ve skutečnosti by stanovení cílů pro tým mělo být strategií na podporu jejich samostatnosti, odhodlání a produktivity. Hodnocení cílů tedy musí být zaměřeno na pochopení, zda skutečně pomáhají týmu lépe fungovat, a tudíž pomáhají společnosti, aby se posunula dál.

Překlad: Hana Tlolková
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, Twitteru nebo Instagramu a začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.