Shaker Live: Budoucnost práce: Work space, kam se zaměstnanci budou rádi vracet

Jsou firmy, které na home office byly zvyklé vždy. Ale jsou tady také ty, pro něž to byla nová zkušenost, ze které vzešlo, že práce z domova – práce na dálku může fungovat. Na webináři Shaker Live jsme probrali následující otázky:

Jak přizpůsobit kanceláře, aby se v nich zaměstnanci cítili bezpečně. Víte, že vzrostou požadavky práce z domova, a chcete vědět, jak vyřešit fakt, že nebude potřeba tolik pracovního prostoru. Chcete nabídnout flexibilnější prostředí pro zaměstnance a chcete vědět jak na to. Nebo vás zajímá se dozvědět, za jakým účelem se budou kolegové vracet do kanceláří a zda mají open offices ještě budoucnost.

Pozvání do diskuze přijali ti nejpovolanější odborníci.

• Filip Muška, Work Space Strategies Lead z CBRE
• Karel Loupal, Workplace Experience Manager pro EMEA trh z Johnson & Johnson

Jak se bezpečně vrátit do práce

Už teď je jisté, že pandemie koronaviru překope pracovní návyky od základu. Lidstvo zažilo, stále někde zažívá, neočekávaný a nucený home office experiment. Navíc stále hrozí, že se v dalších vlnách bude muset karanténa opět zavést. Firmy se během chvíle musely adaptovat a připravit co nejvhodnější podmínky na práci z domu. Nyní však nastává další výzva – co nejhladší, a hlavně bezpečný návrat do kanceláří. Plošně nařídit všem povinnou docházku po několika měsících práce z domu? Tím si můžete zadělat na pěkný průšvih – ať už ztrátou motivace lidí či přímo ohrožením zdraví.

V Johnson & Johnson je nastavená globální a důkladná strategie návratu, která je rozdělena na jednotlivé etapy. Výjimkou jsou výrobní linky, které musely nadále jet a zásobovat tak zdravotnický sektor. „V první vlně se vrátilo 15 procent zaměstnanců, v té další 30 a v poslední kolem 65. Tento rok však neočekáváme, že budeme opět všichni v kancelářích,“ říká Loupal. Zdůrazňuje, že se jedná o dočasná opatření a Johnson & Johnson nemá v plánu transformovat se na full-remote společnost. Plán se v průběhu může měnit – neustále se posuzují interní a externí faktory, jako například počet nakažených nebo současná vládní nařízení.

A jak kancelář pro návrat připravit? Důležité je nic nepodceňovat a hodně komunikovat. „Pokud nebudou lidi dodržovat základní pravidla, může být i sebevíce zajištěná kancelář k ničemu,“ říká Muška. Je podle něj klíčové, aby se například dodržovaly doporučené dvoumetrové rozestupy mezi kolegy.
Samozřejmostí by pak měly být pravidelné dezinfekce prostorů, snížení kapacity lidí v zasedacích místnostech, omezení styků zaměstnanců a podobně. Dobrou cestou může být také systém, kdy si lidé zapisují příchody do kanceláře, aby se vědělo, jak bude v jakém dni naplněna kapacita. Nastavit lze i takový formát, ve kterém se budou v kancelářích scházet jednotlivé týmy, zatímco ty ostatní jsou doma.

Rešerše CBRE: Co chybí zaměstnancům na kancelářích?

Kancelář musí motivovat

Vzhledem k současné home-office zkušenosti je možné, že se některým lidem nebude chtít do kanceláře příliš vracet. Důležité je dělat si interní průzkumy a zjišťovat, co zaměstnanci chtějí a vyžadují, protože žádné univerzální řešení problému pro všechny neexistuje. „Bavíme se o primární změně funkce kanceláře, lidé se tam musí chtít vracet a dostat větší komfort než doma,“ vysvětluje Loupal. Podle něj je možné, že se začne práce z domu využívat na regulérní bázi. Pokud někdo bude mít daný den na starosti primárně individuální úkoly, není nutné, aby je dělal zrovna z kanceláře.

„Home-office se už nebude moci zakázat,“ myslí si Muška. Podle něj je klíčové, aby byli lidé pozitivně motivováni a sami do kanceláře chtěli jít. A to může být velká výzva, protože si z dob karantény navykli na flexibilnější pracovní dobu a lépe se jim balancoval pracovní a osobní život. „Hlavní pointa kanceláří by stále měla být o face to face setkání, to nenahradí ani dnešní moderní technologie,“ pokračuje. Společnosti by měly mít co nejlépe připravené prostory pro setkávání, protože se osobně lépe dotahují společné úkoly či předává know-how.

Podpora lidí pracujících z domu také může přinést finanční úlevu pro společnosti. Nemělo by se však zapomínat na celkovou podporu, ať už nákupem vybavení či příspěvkem na kvalitnější internet. Firma by měla ukázat, že ji záleží na tom, aby byli zaměstnanci spokojeni i na dálku.

TIP: Jednoduchá rada na to, jak dostat lidi zpět do kanceláře? Dobrá káva!

Chceme měnit kancelář. Na co se zaměřit?

Společnosti pod tlakem koronavirové krize přemýšlí, jak změnit své kanceláře a lépe je přizpůsobit novým požadavkům. Často ale „panikaří“ a chtějí dělat ukvapená rozhodnutí, která nejsou důkladně připravená. „Firmy chtějí z ničeho nic zavádět automatizované otevírání dveří, což je sice fajn, ale ten systém musí být jasné naplánovaný od začátku. Pouze ho přidat do už hotové kanceláře nejde,“ říká Muška.

Podle Loupala bude důležitá změna myšlení. Vedení je často nastavené na „management by attendance“, tedy řízení zaměstnanců podle docházky. Nyní je spíše vhodná doba přeorientovat se na „management by task“, tedy řízení podle splněných úkolů. Není problém, aby lidé pracovali odkudkoliv a kdykoliv, musí ale probíhat pravidelná kontrola jejich zadané práce a zjišťovat, zda ji dobře odvádějí. Je zkrátka nutné dobře nastavit či renovovat interní pravidla, k čemuž opět pomůžou interní průzkumy a zjištění toho, co vlastně daná firma potřebuje a chce.

Co si z webináře odnést:

• Nepodceňovat komunikaci. Zaměstnanci nesmí brát pravidla na lehkou váhu, protože pak je jakákoliv čistota kanceláří zbytečná.
• Bezpečnost na prvním místě. Prostory musí být pravidelně dezinfikovány, měly by se dodržovat povinné rozestupy a nedělat zbytečně velká setkání.
• Motivace k návratu. Home-office je lákavý a mnoho lidí si na něj zvyklo. Násilně své zaměstnance vrátit do kanceláře nejde, vytvořte jim takové podmínky, aby do společných prostorů chtěli. Dodejte jim co nejvhodnější pracovní podmínky a nezapomeňte, že osobní komunikace by měla hrát důležitý faktor.
• Orientace podle výsledků, ne podle docházky. Pokud někdo dostatečně plní svou práci, není vlastně nutné doopravdy vědět, odkud ji dělá.
• Interní průzkumy pomůžou. Zjišťujte, jak se lidé cítí, co chtějí a jak se jim pracuje. Pokud někdo má zájem o větší remote pozici, nalezněte společnou cestu.

Sledujte Welcome to the Jungle na LinkedInu, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.