Virtuální kancelář: návrat do budoucnosti

„Už ani slovo o home officech, virtuálních poradách a spolupráci na dálku!“ slyší dnes z úst svých nadřízených každý druhý pracovník. Nastal čas pro „návrat do kanceláří“, radostná pracovní shledání, drinky po práci, spontánní brainstormingy u automatu na kávu, kolegiální tlachání a všechny další radosti života „mimo obrazovku“. Je ale vůbec možné udělat za posledním rokem tlustou čáru a na virtuální kancelář dočista zapomenout? Není! Dnes, víc než kdy dřív, je otázka virtuální kanceláře na pořadu dne.

Jak řídit rozptýlené týmy?

Pracovníci na vedoucích pozicích si začínají uvědomovat, že s postupující digitalizací pracovišť, kulturními změnami i požadavky zaměstnanců bude svět práce čím dál hybridnější. Slovo „hybridní“ skrývá mnohé významy a pro každého bude znamenat něco jiného. Bude záležet na tom, jak dopadne vyjednávání mezi zaměstnanci, kteří budou chtít zůstat na home office, a zaměstnavateli, kterým se to asi nebude líbit. Ale i ti nejkonzervativnější z nás si dnes začínají připouštět, že budoucnost práce bude o hodně jiná než před začátkem krize. Už si uvědomují, že autonomie a flexibilita budou hlavní trumfy, které musí vytáhnout každý dobrý zaměstnavatel, který dbá na svůj brand.

Svět práce – a jeho obvyklé definice času a prostoru – je čím dál roztříštěnější. Pracovní týmy se tváří v tvář setkávají čím dál vzácněji. A tak se z virtuální kanceláře stává takřka nevyhnutelná budoucnost. Hovoříme-li o hybridní práci, hovoříme současně o práci ve virtuálním prostoru, který nabízí přístup k potřebným informacím i jejich výměně.

E-book: Jak řídit rozptýlené týmy?

Virtuální kancelář: nic nového pod sluncem

V širším slova smyslu znamená virtuální kancelář souhrn služeb umožňujících flexibilitu pracovního prostředí, jinými slovy: je to způsob, jak mohou podniky využívat prostor a prostředky (hmotné i nehmotné), aniž by bylo nutné vlastnit tradiční pracoviště či kanceláře nebo za ně platit. S podobnou myšlenkou se můžeme setkat už v 60. letech 19. století.
Můžeme si pod tím představit dvě základní podoby virtuálního pracoviště: Zaprvé, pronajímání fyzických kanceláří se souvisejícími službami (recepce, úklid, stravování), nabízené například společnostmi Regus, Spaces, Wework, nebo v rámci coworkingových prostor. Zadruhé, poskytování potřebných technologií (úložný prostor, komunikační služby, nástroje pro správu projektů, databáze), na kterých založila svou činnost společnost Microsoft v 90. letech, k níž se následně přidal Google a mnoho dalších.

V prostředí nebytových realit i elektronických firemních nástrojů je myšlenka virtuální kanceláře naprosto stěžejní a výrazně přispívá k transformaci obou sektorů již několik desetiletí. Zaměstnancům i pracovníkům na volné noze, kteří mohou pracovat online z domova, z fyzické kanceláře nebo třeba během přesunu mezi oběma, nabízí větší flexibilitu a samostatnost. Umožňuje také větší kontinuitu práce – využívá totiž spolehlivá a neustále dostupná řešení (trvalá adresa, recepce, poštovní schránka, archivace dokumentů) a současně nenarušuje flexibilitu a proměnlivou organizaci práce.
Zkrátka a dobře, virtuální kancelář je odpovědí na dvě hlavní tendence, které právě teď proměňují svět tradičních pracovních prostor: čím dál větší roztříštěnost pracovního prostředí a boom cloudových technologií. Přesun do virtuálních kanceláří je proto klíčový pro dva velké sektory – trh s pronájmem kanceláří (a souvisejících služeb) a digitálními technologiemi, které umožňují práci odkudkoli na světě. Virtuální kancelář a hybridní kancelář jsou prakticky synonymní výrazy!

Nástroj pro budování mezilidských vztahů a inkluzi

To, že opět můžeme čas od času pracovat ve stejné místnosti jako ostatní, neznamená, že by měly automaticky ustat veškeré snahy o digitalizaci pracovního prostředí. V důsledku koronavirové krize poskočila digitalizace firem o několik let vývoje kupředu. Vyřešila se celá řada problémů spojených s bezpečností informací na internetu, nakoupily se licence, pořádala se školení, definovaly se firemní kultury, rozhodovací procesy, pracovalo se na spokojenosti a inkluzi zaměstnanců – dělalo se vše pro to, aby se během krize co nejlépe spolupracovalo na dálku.

Veškerý dosažený vývoj hraje dlouhodobě do karet všem formám hybridní práce a jejich efektivitě. Když nevíte, kde někdo je, prostě mu pošlete zprávu nebo e-mail. Začalo to už před covidem, s rozmachem open space – aby nerušili kolegy v práci, lidé raději začali pro komunikaci používat e-maily a další komunikační aplikace. A když zaměstnanci najednou přišli o svou židli ve skutečných kancelářích, stal se jejich „stálým pracovištěm“ virtuální prostor.

Virtuální kancelář není překážkou v budování kolegiálních vztahů a v osobním setkávání s ostatními. Je pro ně naopak přínosem! Odborné studie po mnoho let potvrzují, že online komunikace podporuje komunikaci offline, a naopak. Na sociálních sítích se bavíme častěji s lidmi, se kterými se vídáme i osobně. V pracovním prostředí kvete elektronická komunikace hlavně mezi kolegy, kteří se znají a mají vztah založený na důvěře. Díky komunikaci po síti se lépe tuží kolektiv v době, kdy jsou zaměstnanci od sebe daleko a pracují v nejrůznějších podmínkách.

Home office: Snazší cesta k inkluzi?

Klíč k hybridní práci

Trochu (víc) práce z domova, sem tam návštěva kanceláře, občasné využití coworkingu a pár porad v místní kavárně… Míst, odkud lze podávat pracovní výkon, je čím dál víc a jsou čím dál různorodější. Všechny je ale jako červená nit spojuje virtuální kancelář, klíč k hybridní práci. Jaké jsou nejdůležitější pilíře virtuální kanceláře?

• Neomezený přístup: na cestě, na hotelu, doma nebo v kanceláři, zaměstnanci se mohou vždy a všude dostat k tomu, co pro svou práci potřebují.

• Dokumentace bezpečně uložená v cloudu: i když se poškodí hard disk nebo se rozbije počítač, kontinuita práce není narušena a nepřijdete o žádná data. Cloudová řešení se v minulosti naopak považovala za bezpečnostní riziko. Převládaly totiž obavy, že by mohlo dojít k úniku firemních informací. Ale před několika lety byly tyto obavy převáženy potřebou zajištění kontinuity práce.

• Využívání nástrojů otevřenějších světu mimo práci: ve světě sociálních sítí se stírají hranice mezi pracovním a mimopracovním životem. Externí dodavatelé a živnostníci čím dál více tlačí na firmy, aby se otevřely okolnímu světu a začaly podporovat kompatibilitu interních systémů s externími technologiemi. Softwary, který firmy používaly dříve, byly vytvářeny uzavřeně, cíleně pro danou organizaci. Virtuální kancelář má naopak dveře otevřené dokořán.

• Řešení podle potřeby a na základě předplatného: Vývoj vlastních firemních nástrojů a systémů by pro firmy představoval značné náklady. Navíc taková řešení rychle zastarávají (a přesto se ve firmách používají dál a dál, aby se nevratné investice aspoň trochu vyplatily). Ty nejlepší nástroje dnes pořídíte za měsíční nebo roční předplatné a automaticky se aktualizují, aniž byste do nich museli dávat peníze navíc.

Ano, koná se „návrat do kanceláří“, ale neměli bychom kvůli němu zapomínat na to, jak velký kus cesty jsme v posledním roce ušli z hlediska moderních technologií. Žádná „hybridizace“ práce nebude úspěšná, pokud nebude postavena na solidních základech. K tomu je v první řadě nutná aplikační vrstva, která mezi sebou propojuje všechna pracovní prostředí, má do ní přístup každý zaměstnanec a zaměstnankyně, odkudkoli na světě, a která všem bez rozdílu garantuje neomezený přístup k informacím. Jsem přesvědčena o tom, že „lze mít obojí, plodné pracovní prostředí i aktivní život online: virtuální a skutečný svět nestojí proti sobě, ale jdou ruku v ruce.“

Překlad: LexiPro
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.