Cohésion vs perte d’intimité, l’open-space est-il toujours d’actualité ?

Imaginé il y a plus de soixante-dix ans, l’aménagement en open-space est devenu une norme dans les entreprises qui revendiquent leur volonté de faire des bureaux un espace convivial. L’objectif ? Améliorer la qualité de vie au travail (QVT) des salariés, mais aussi leur productivité. Si à première vue l’idée de travailler en bureaux ouverts est plus séduisante que dans un box gris sans fenêtre, il semblerait que le succès de ces aménagements ait laissé quelques déçus sur le bord de la route, qui rêvent d’intimité, de calme et de concentration.

Quelles sont les limites de ce modèle utopique ? Est-on vraiment plus heureux quand on travaille dans un open-space ? Les open-space nous rendent-ils malades ? Quels challenges attendent les entreprises pour rectifier le tir ?

L’open-space : la solution « miracle »

Moins de cloisons, plus de cohésion…

Dans les années 1950, des spécialistes en organisation du travail, les frères Schnelle, lancent l’idée de bureaux ouverts pour faciliter la communication entre collaborateurs d’une même entreprise. L’idée fait son chemin et connaît un “boom” dans les années 1980, avec l’abaissement des cloisons et la création d’îlots de travail dans un espace commun gigantesque, sans mur fixe. Plus de portes fermées, moins de couloirs entre les différents départements et une hiérarchie verticale atténuée… Pour les entreprises, l’enjeu est social et économique : on gagne des mètres carrés, on économise des charges d’agencements d’espaces, et on espère augmenter la productivité de l’entreprise en favorisant l’émulation collective. Aujourd’hui, l’aménagement en open-space est un levier d’attractivité pour le recrutement, car il véhicule inconsciemment une image “cool” de l’esprit d’entreprise, la volonté de la direction d’être sensible au bien-être de ses employés et une bonne cohésion d’équipe.

… et toujours plus de communication

L’évolution de la typologie des lieux de travail a permis, à son tour, de modifier les comportements de travail des collaborateurs d’une même entreprise. Les différents services communiquent entre eux, créent une dynamique d’entreprise, donnent aussi le sentiment de travailler ensemble à un projet commun sans le clivage des bureaux et de leur acquisition « au mérite » et favorisent les interactions entre secteurs ou entre managers et employés, comme le rapporte le co-fondateur de Twitter, Jack Dorsey dans le livre Deep Work : « Nous encourageons les gens à travailler en open-space parce que nous croyons en la sérendipité. Nous voulons que les gens se croisent et s’enseignent de nouvelles choses les uns les autres. »
Le succès des espaces de coworking témoigne de l’attrait pour la collectivité dans le cadre pro’, en cherchant dans ces pratiques une cohésion, de la communication. « Si les technologies ont permis à des collaborateurs de travailler de n’importe où, notamment en télétravail, le retour d’expérience a montré rapidement que celui-ci posait un problème de relation sociale ! D’où l’intérêt des espaces de coworking et de l’open-space en complément de ces méthodes ! Ce sont des espaces de sociabilité indispensables pour les travailleurs freelance » constate Alain D’Iribarne, économiste et sociologue spécialiste du travail et président du conseil scientifique Actineo que nous avons interviewé sur la question.

Le flex office : l’anti appropriation de l’espace

Ces dernières années voient émerger un modèle d’aménagement de l’espace de travail qui va plus loin encore : le flex office. On gomme totalement la notion d’espace, aucun bureau n’est attribué, chaque collaborateur s’installe où il le souhaite lorsqu’il arrive. Selon Alain d’Iribarne, « ce mouvement se fait à la rencontre de deux grandes forces profondes. La logique de l’innovation (pour innover je fais travailler ensemble des collaborateurs), et la logique de la mobilité et du nomadisme. » Le but ? Se concentrer sur la mission, les individus qui la portent plutôt que son espace personnel, pousser jusqu’au bout l’idée de liberté dans le contexte de travail.

Si l’évolution des aménagements des lieux de travail améliore la productivité, le bien-être au travail, fait passer la collectivité avant l’individu, pourquoi ce modèle ne fait-il pas l’unanimité ?

Bad news, l’open-space ne fonctionne pas toujours

En 2017, 57 % des actifs français préfèrent travailler « sur un poste de travail attribué dans un bureau individuel fermé. » (Baromètre Actineo 2017)

Un pansement sur une jambe de bois… ?

Les solutions proposées par l’aménagement des espaces de travail répondent souvent à un problème de cohésion ou d’efficacité au sein d’une entreprise, pour rapprocher les équipes de leur manager, pour unir les forces des services. Pourtant, c’est un peu comme si on essayait de fermer les yeux sur les causes des difficultés rencontrées par certaines entreprises. « L’évolution de la hiérarchie doit se faire en harmonie avec l’évolution du lieu et la répartition du travail. Sinon, on risque de créer des effets pervers sur le bien-être des salariés. On en revient à la logique disruptive de la tradition hiérarchique française : les modèles d’espace et la façon d’y travailler doivent remettre en question les problèmes de management. Les éléphants se rêvent tous en gazelles ! Les grands groupes se sentent start-upeur mais l’enjeu c’est de changer les compétences managériales et ne pas se laisser aveugler par l’agencement spatial. » explique Alain d’Iribarne.

Proximité et manque d’intimité : la contre-productivité des open-space

Loin des clichés feel good qu’il véhicule, l’open-space peut représenter un facteur de mal-être pour les collaborateurs. En cause : le stress, le bruit, l’agitation permanente et la diminution de l’espace personnel au profit de l’espace collectif. Dans un open-space, notre cerveau serait interrompu toutes les 11 minutes, et il lui faut 23 minutes pour se recentrer sur sa tâche (selon les observations de David Rock, auteur de Votre Cerveau au travail.) À terme, ce manque de concentration peut être source de tension mais surtout de stress. Le bruit en continu est aussi un facteur de stress énorme et diminue les performances et la productivité. Selon l’INRS, 53 % des salariés travaillant en open-space considèrent le niveau sonore trop élevé comme une gêne dans leur travail. La diminution de l’espace de travail personnel joue beaucoup et les employés ont vite fait de se sentir à l’étroit (au Royaume-Uni, la densité moyenne dans les bureaux a été augmentée de 40 % depuis 1997, passant de 16,6 m2 à 11,8 m2 par employé, selon le British Concil of Offices). Moins d’espace perso, plus de proximité avec ses collègues, moins d’intimité, plus de bruit, moins de temps de productivité, etc. Toutes ces dérives ont augmenté le niveau de stress, fragilisant les employés. Des études effectuées sur des salariés suédois démontrent qu’on a deux fois plus de chance de poser un arrêt maladie en travaillant en open-space qu’en bureau fermé (étude de 2014). Bien sûr ces études prennent aussi en compte la proximité physique des usagers qui favorise la transmission de virus…

S’isoler pour se stabiliser

Pour certains, travailler dans un espace commun ne favorise pas forcément la cohésion entre collègues, au contraire elle « provoquerait une réaction humaine naturelle qui est de s’isoler socialement et d’interagir plutôt par mail et messagerie instantanée » (étude Harvard publiée sur inc.com). On reproche aussi à ces espaces d’être un moyen de contrôle sur le travail des équipes, ce qui est assez paradoxal avec les évolutions des méthodes de management entrepreneurial, qui tendent vers plus de liberté et de flexibilité sur les horaires et les lieux de travail. Il semblerait également que la stabilité d’un bureau fixe augmente la confiance des salariés, ancre leur repère, alors que les flex offices encouragent à prendre de la distance sur le lieu de son travail pour se concentrer sur l’organisation de la tâche ou les personnes avec qui l’accomplir. Productivité, first !

Moderniser les espaces de travail sans les rendre interchangeables semble être le nouveau challenge des entreprises qui savent qu’un jeune actif sera sensible à son bien-être au travail et que la typologie des lieux pèse largement dans la balance. « Les technologies sont une composante du changement, au même titre que les évolutions des personnes, qui sont désormais consommateurs et producteurs. Toutes les entreprises sont à la recherche de l’expérience collaborateur. C’est l’un des grands moteurs d’innovation, même en interne. » nous rappelle Alain D’Iribarne. Alors, on fait quoi maintenant ?

Proposer des solutions sans renoncer à l’open-space.

Selon un sondage de l’ESSEC réalisé en 2018, 83 % des jeunes diplômés ne rêvent pas d’open-space ou de *coworking, mais insistent sur l’importance d’avoir un bureau attitré. « Ce qui est intéressant, c’est que beaucoup d’écrits sur ces tendances parlent des espaces de flex office comme d’un enfer, et du coworking comme d’un paradis. Pourquoi ? À cause du rapport entre le lien salarial et l’autonomie, du statut de salarié. Quelque part, c’est la notion française de la liberté qui est au cœur de ce débat » précise Alain d’Iribarne.

Les coworkings semblent avoir pris conscience depuis plusieurs années des limites du plateau bruyant pour le confort de certains individus en quête de tranquillité. Ils ont donc aménagé des espaces cloisonnés libres d’accès, des bureaux individuels ou partagés en petit comité, des boxes de service (réunion, appels confidentiels, etc.) Petit à petit, la plupart des entreprises prennent en compte ce besoin de moduler les espaces en variant les possibilités de conditions de travail pour qu’in fine, le salarié ait toujours le choix. Selon Alain d’Iribarne, « Des enquêtes (Actineo 2 017) révèlent que pour les salariés, ce qui améliore avant tout la qualité de vie au travail et leur efficacité, c’est l’aménagement du temps, plus encore que de l’espace, en organisant librement son travail dans la semaine en fonction de ses besoins ponctuels. » Le collaborateur est remis au centre des préoccupations de l’entreprise, car de son bien-être dépendra son investissement, sa capacité à créer une cohésion d’équipe et donc améliorer les résultats collectifs au service de l’entreprise. L’efficience avant l’efficacité, nouveau mantra.

« Les anthropologues insistent beaucoup sur le fait qu’il ne peut y avoir de groupes sociaux stables s’il n’y a pas un minimum de stabilité dans le groupe. » Les bureaux fixes et/ou fermés peuvent représenter cette stabilité, et l’émergence, voire la quasi-standardisation des espaces decoworking, open-space et autres flex offices ont perturbé les repères des salariés, mais ont surtout généré une nouvelle forme de malaise au bureau… Redécouvrir les “rapports de proximité entre groupe et individu”, réinventer la notion de liberté espace/temps des collaborateurs en assurant qu’elle sert bien une quête de performance pour l’entreprise, et veiller au confort des employés sans se cacher derrière un baby-foot ou des espaces détente sont les enjeux de cette inévitable mutation. « D’après moi, ce n’est pas un effet de mode, c’est une inscription dans une évolution de moyen-long terme. », nous confie Alain d’Iribarne. À méditer avec vos voisins de bureaux ?

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Photo by WTTJ prise à Aticco Barcelone