Alternants confinés, comment gérer de front cours et travail ?

Depuis le début du confinement imposé, le quotidien des étudiants en alternance a été totalement chamboulé : l’école et l’entreprise, habituellement séparées dans l’espace, se retrouvent aujourd’hui réunies au même endroit à cause de la pandémie, à savoir le domicile. Difficile alors de garder des repères et de s’organiser quand tout se retrouve concentré en un seul lieu. Alors que les entreprise sont appelées par le gouvernement à rester en télétravail le plus longtemps possible, comment améliorer votre organisation pour tenir sur la longueur ? Welcome to the Jungle vous livre 6 conseils pour gérer votre alternance depuis chez vous.

1. Veiller à garder une séparation entre ses cours et son travail en entreprise

Le premier conseil, primordial, est de veiller à ne pas mélanger les pinceaux ! Il est essentiel d’adapter son mode d’organisation et de travail au confinement, afin de garder l’équilibre entre les études, le travail et la vie personnelle. Ce qui veut dire, concrètement, de faire preuve d’une grande autodiscipline.

Autant que possible, essayez de conserver le rythme alterné qui était le vôtre avant le confinement, avec des journées dédiées à vos tâches en entreprise, et des journées dédiées aux cours et révisions. Et dans ces journées, utilisez un agenda (papier ou virtuel) ou une to-do list pour les calibrer, comme le fait Meredith, alternante en BTS Assistant de manager : « J’utilise mon agenda et ma to-do-list sur mon smartphone, qui me permet de cocher ou décocher les tâches en fonction de mon avancement » : un moyen efficace de bloquer des plages horaires pour les dédier exclusivement à une tâche, un cours, ou une session de révisions.

Une autre manière efficace de ne pas perdre pied face au télétravail, est de bien délimiter ses espaces de travail, quand cela vous est possible. Par exemple : consacrer une pièce aux cours (chambre) et une autre à vos missions en télétravail (salon), ou alors, modifier quelque peu l’agencement de vos affaires sur votre bureau pour bien distinguer ces deux temps.

2. Garder le lien avec son tuteur en entreprise

Pour Meredith, du côté de son entreprise, il n’y a pas tellement de changements et sa tutrice/manager a su s’adapter à la distance : « Mes missions restent les mêmes, malgré quelques petites contraintes supplémentaires. Je fais un point par semaine avec ma tutrice sur mon avancement, les nouvelles tâches à réaliser et les possibles difficultés que je rencontre. » Idem pour Sabrine, en bachelor d’administration des ressources humaines au CIEFA du Groupe IGS : « Je peux effectuer toutes mes missions en télétravail et ma tutrice, qui est DRH Adjointe, organise régulièrement des réunions pour garder le contact et pallier à l’éloignement. »

Cela peut paraître évident, mais lorsque l’alternance se fait en télétravail, il est absolument nécessaire de garder contact avec votre tuteur ! Car même si rester disponible pour vous accompagner et gérer la charge de travail qu’il vous impose fait partie intégrante de ses missions (et d’autant plus en période de crise), il est fort possible qu’il soit lui-même débordé ou dépassé par les événements. N’hésitez donc pas à le solliciter lors de points quotidiens ou hebdomadaires : pour ce faire, fixez un rendez-vous en visioconférence d’une trentaine de minutes (ou plus, s’il le faut.) Vous pouvez voir cela directement avec lui ou via une invitation d’agenda partagé. Non seulement votre initiative sera utile, mais elle sera aussi appréciée : vous démontrerez ainsi de l’autonomie et de la proactivité !

Car pour que vous puissiez télétravailler dans les meilleures conditions possibles, votre maître d’alternance doit pouvoir :

• Vous donner des objectifs clairs et ajustés à la situation
• Recueillir votre expérience et votre ressenti de télétravail en mode confiné, et vous soutenir face à vos éventuelles difficultés. Soyez le plus transparent possible.
• Mettre en place les aménagements nécessaires : vous permettre de récupérer du matériel professionnel, vous (in)former sur les outils et logiciels à utiliser…
• Veiller à la surcharge ou à la sous-charge de travail en permettant un reporting de votre activité (via un tableau Trello, Asana, un agenda partagé…). Vous pouvez aussi être force de proposition à ce niveau-là sur la manière la plus adaptée d’informer votre tuteur en temps réel.

Enfin, pour tous les alternants qui sont au chômage technique partiel ou complet, nous vous conseillons vivement de garder un lien avec votre entreprise, afin de suivre de près l’évolution de son activité : la date de reprise, les futures conditions de travail, les mesures de prévention sanitaires, la stratégie économique et de communication, l’organisation des équipes en interne, etc. Toutes ces informations ne pourront que vous aider dans votre travail durant le confinement mais aussi à votre retour au bureau. Échanger des mails avec votre tuteur pour qu’il vous tienne au courant, abonnez-vous à la newsletter interne de votre entreprise, assistez aux annonces de la direction en visio…

3. Prendre du temps pour faire le bilan, réfléchir à son projet professionnel

Si vous avez du temps libre, profitez-en pour réfléchir ou vous inspirer. Prenez du recul sur ce que vous a apporté votre formation en alternance, réfléchissez à ce que vous pourriez améliorer lors de votre retour au bureau, ou inspirez-vous tout simplement, par des livres ou des films, des documentaires (liés à votre secteur d’activité ou non).

C’est aussi l’occasion de bien se renseigner voire de s’inscrire pour un nouveau diplôme l’année prochaine, rechercher une autre alternance, trouver un futur premier emploi ou affiner son projet professionnel.

Et si vous avez un mémoire à rendre, ou un quelconque projet à présenter pour valider votre diplôme, Sabrine recommande de « Tirer profit du confinement pour avancer et notamment pour solliciter vos professeurs et/ou d’autres professionnels de votre secteur. »

4. Rattrapper son éventuel retard dans les cours

En alternance, les cours forment un pan de la formation tout aussi important que celui de l’entreprise, il ne faut donc pas les négliger. La plupart des établissements d’enseignement supérieur ont su s’adapter à la situation de crise en maintenant la majorité des cours par visioconférence. « Concernant les cours en visio, explique Meredith, on est souvent en mode discussion avec les professeurs. Malgré les problèmes de connexion, les profs sont davantage disponibles pour nous répondre, et les cours sont allégés. »

Par conséquent, vous pouvez profiter de ces nouveaux formats et de la disponibilité de vos professeurs pour poser plus de questions de cours et vous focaliser sur vos points d’amélioration si vous en avez ! Si vous disposez de plus de temps qu’avant, rien ne vous empêche non plus d’organiser des “sessions de rattrapage” seul ou avec vos camarades, à hauteur de quelques heures par semaine. « C’est un temps précieux qu’on aurait certainement pas pris en temps normal, se ravit Meredith, je préfère ces modalités de “télécours” au présentiel car je me sens moins stressée (moins de fatigue, moins de transports en commun, moins d’hyper-sociabilisation, de peer pressure…). Je me sens plus ouverte au cours, plus productive que sur place. »

5. Se réserver des moments de déconnexion

On ne le répètera jamais assez en cette période de confinement : il est crucial de vous accorder du temps pour décompresser ! Et de la même façon qu’il est important de séparer travail en entreprise et cours, ils est essentiel d’apprendre à séparer vie pro et vie perso.

En effet, ce n’est pas parce que la maison est devenu votre nouveau bureau qu’il n’y a plus une heure de début ni de fin de journée. Veillez à ne pas excéder de vos heures de travail telles qu’elles sont inscrites dans votre contrat d’apprentissage. Si vous finissiez habituellement autour de 18h30, alors mettez-vous une alarme pour ne pas trop déborder de cet horaire et tâchez d’avancer un maximum avant qu’elle ne sonne. Ne sautez pas non plusla pause déjeuner, idéale pour séparer la journée en deux et reprendre de l’énergie. Se dire qu’on pourra finir ce dossier après le dîner ou qu’on pourra prendre de l’avance sur les mails avant de se coucher n’est pas le bon calcul : vous courrez tout droit à la surcharge mentale alors n’étalez pas votre travail sur la journée ! Au contraire, essayez de le concentrer dans vos horaires habituels.

Et lorsque vous décrochez, décrochez vraiment ! Il est important de profiter à fond de vos jours de repos pour vous vider la tête du travail et des cours ainsi que pour faire une activité qui vous plait. « Le confinement pèse tout de même, avoue Meredith, du coup, je m’accorde des coupures bien-être pour faire baisser ma tension, comme une session bronzage dans mon jardin, un livre, un bain, un apéro, une visio avec des ami-e-s… » Eh oui, la sociabilisation, même à distance, est possible et nécessaire ! Ne vous isolez pas, même si le moral n’est pas au rendez-vous. L’homme est un animal social, il a besoin de liens, même si c’est simplement pour partager un mème sur le confinement, la dernière série que vous avez binge-watché, ou le repas que vous avez cuisiné.

« Avec la clôture des dossiers du BTS et le travail à côté, j’ai pas mal de boulot et j’ai tendance à travailler longtemps et à des heures tardives… Il faut donc veiller à maintenir un rythme sain et ne pas se surcharger l’esprit en s’accordant de vraies coupures », analyse Meredith. Pour ce faire, rien de tel que se déconnecter à 100% de tous les canaux (boite mail de l’école, boîte mail professionnelle, réseaux sociaux, logiciels de visioconférence et de messagerie interne, actualités à la TV ou à la radio…). « Passez en mode avion, pour vous reposer physiquement, mentalement et émotionnellement, réellement », préconise Sabrine. Simple mais efficace.

6. Se serrer les coudes entre camarades

Finalement, les personnes les plus à même de comprendre votre situation et se mettre à votre place sont vos camarades également en alternance. Pensez donc non seulement à prendre des nouvelles, car certains pourraient très mal vivre le confinement et pourraient avoir besoin de votre soutien, mais aussi à partager votre expérience. Échangez vos bonnes pratiques, vos astuces et vos ressentis ! Mieux vaut surmonter cette crise soudés, tous ensemble, que chacun dans son coin. Vous n’en ressortirez que plus confiant, reconnaissant et solide.

Ça y est ! Vous avez maintenant les cartes en main pour faire de votre alternance en télétravail une vraie réussite et prouver que vous êtes à la hauteur du défi imposé par le contexte actuel. Un peu d’organisation et une bonne dose d’autodiscipline et le tour est joué. Bon courage !

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Photo by WTTJ