Réussir à partir de zéro : comment gérer une création de poste ?

La fiche de poste est floue, votre to-do est vide, vous n’avez ni prédécesseur ni dossier de passation, les attentes de votre manager sont nombreuses, vous êtes aussi bien attendu comme le messie qu’avec réticence par vos futurs collègues ? Même si vous ressortirez forcément grandi de cette expérience, débuter une création de poste est un véritable défi ! Pour gérer cette situation au mieux, suivez ces dix conseils signés Welcome to the jungle.

Connaître l’entreprise sur le bout des doigts

Vous devez tout savoir d’elle avant votre prise de fonction. Sa philosophie, son évolution, son organisation, sa politique managériale, ses risques et challenges majeurs, sa situation économique. Assurez-vous également d’avoir bien compris les attentes de votre nouvel employeur, du groupe, et éventuellement des actionnaires.

Si vous arrivez la fleur au fusil en vous disant « On verra bien », vous risquez de décevoir votre manager qui avait parié sur vous, de vous rendre compte que vous êtes tombé sur une entreprise qui ne vous convient pas, ou bien de réaliser (trop tard) que vous êtes incapable de développer ce poste/ce pôle.

Alors n’hésitez surtout pas à questionner votre manager dès l’entretien, à vous renseigner ou à récolter les témoignages de personnes qui travaillent déjà dans la tribu !

Faire bonne impression car on en a jamais deux fois l’occasion

La première impression, même si elle est parfois erronée, est primordiale. Elle conditionne en grande partie la façon dont vous serez perçu par la suite. Aussi, soignez méticuleusement votre tout premier jour.

• Renseignez-vous sur la culture de l’entreprise que vous intégrez : horaires, codes vestimentaires, tutoiement ou vouvoiement, etc.
• Assurez-vous en amont que les aspects logistiques (badge, bureau, téléphone, ordinateur …) ont été traités pour ne pas en faire une source de stress et vous concentrer au mieux sur l’essentiel. Votre capacité à vous adapter dès le départ vous aidera par la suite à vous faire entendre et à faire adhérer à votre projet !

Dégagez de la passion

Vous avez accepté ce challenge car il fait naître en vous le frisson, l’envie de vous surpasser, la peur de ne pas y arriver. C’est cette volonté de sortir de votre zone de confort qui vous poussera à révéler votre véritable valeur ajoutée à l’entreprise. Et la motivation, c’est communicatif, alors exprimez-la jusque dans votre gestuelle.

• Souriez, regardez votre interlocuteur dans les yeux, hochez la tête, penchez-vous vers lui pour lui montrer que vous allez à sa rencontre et qu’ensemble vous allez former une équipe de choc.
• Faites preuve de curiosité, posez des questions et montrez votre volonté d’apprendre, de vous améliorer sans cesse.

Cette curiosité est le point de départ de votre capacité à innover, à créer à prendre des risques réfléchis.

Chercher les recommandations d’anciens collègues

Dur, dur de démarrer de zéro sans avoir le dossier de passation posé sur le bureau ou mieux, le prédécesseur encore là pour vous donner les bons tuyaux. La première semaine de votre création de poste est le moment parfait pour reprendre contact avec d’anciens collègues devenus vos homologues dans d’autres boîtes. Recontactez des gens de vos anciennes tribus et demandez-leur quelques conseils. Comment ont-ils fait pour réussir à mener leur projet ? Par quoi sont-ils passés ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Les choses à mettre en place tout de suite ?

Réussir ses cent premiers jours

Un projet

L’indécision est le péché capital, la plus grave erreur serait d’arriver sans réel projet. Dans ce nouveau défi, c’est à vous d’apporter une solution, vous ne pouvez pas vous reposer sur une fiche de poste qui détaille ce que l’on attend de vous. Vous devez être capable d’anticiper les besoins de l’entreprise, de connaître suffisamment son marché pour apporter une réponse innovante et lui permettre de faire la différence. Une création de poste repose avant tout sur de la prise d’initiative, de l’anticipation.

Un délai

Une fois les grandes lignes de votre projet définies, donnez-vous comme délai ces fameux cent jours pour l’affiner et faire adhérer l’interne. Vous avez entendu parler de la théorie des cent jours pour un homme politique. Elle est aussi de mise pour votre création de poste. Les cent premiers jours seront déterminants pour sa viabilité. Il s’agit de votre période d’essai aux yeux de tous.

Réaliser un audit de la tribu

Deux cas de figure sont envisageables :

• Vous avez déjà exercé ce poste dans une autre entreprise et on vous demande de le créer dans la nouvelle
• Vous êtes confronté au double challenge d’exercer ce poste pour la première fois dans une entreprise qui ne l’avait jamais créé avant.

Quoi qu’il en soit, prendre le pouls de la société avant de se lancer est primordial : « La première chose à réaliser est un audit auprès des différents services, qui détermine ce qui s’est déjà fait au préalable et les besoins des dits services en adéquation avec vos compétences. » explique Cécile Tissot au département RH de Bosch. Vous ne faites pas cavalier seul et votre ouverture aux besoins des autres sera un facteur clé de succès pour votre projet. D’autant que vous n’aurez surement pas pensé à tout et que cet audit ouvrira de nouvelles perspectives.

Définir son plan d’action

L’erreur la plus fréquente est de se rassurer avec des solutions toutes faites, déjà vues ailleur mais qui ne s’adaptent pas à l’entreprise actuelle. Prenez ensuite du recul sur toutes les informations récoltées dans l’audit et sur vos réflexions personnelles en établissant un bilan qui vous conduira à votre plan d’action. L’outil SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) est une bonne méthode de synthèse.

Enfin, vous êtes prêt à bâtir votre plan d’action basé sur les comparaisons avec ce que vous savez de votre métier (théorie, pratique), et ce qui est à développer, à mieux organiser, à créer au sein de l’entreprise. Pour montrer que vous allez tenir vos promesses, bâtissez votre plan d’action court terme précis, visant des premières victoires rapides, discernez vos priorités et définissez les KPIs à suivre pour statuer du succès de votre projet. La précipitation est l’erreur à ne pas commettre. À vous de ne pas vous laisser déborder et de prendre le temps de réfléchir à la politique que vous allez mener.

Faire la pédagogie de vos compétences en interne

Si votre poste est à créer c’est qu’il y a de fortes chances pour que votre compétence soit une nouveauté dans la boîte. Il va donc falloir en faire la pédagogie en interne, en parler aux gens pour qu’ils comprennent ce que cette compétence peut apporter et changer dans leur quotidien, leur donner envie de travailler avec vous. Vous devrez transformer la réaction humaine « Je ne connais pas, ça me fait peur, je ne veux pas en entendre parler » en « Je suis curieux d’en apprendre plus et de comprendre comment ça va fonctionner ». Vous pouvez organiser une réunion avec plusieurs chefs de service mais le mieux est également de prendre un temps avec chacun pour trouver un mode de collaboration qui leur convienne mais aussi, et surtout, tisser la relation.

Trouver des alliances

Il est important d’identifier très rapidement ceux sur qui vous pouvez compter, ceux qui décident, ceux qui influencent les décisions, et créer des alliances. Éviter à tout prix de tout faire dans votre coin parce que vous êtes persuadé qu’il faut faire de telle manière envers et contre ce que les gens pensent. En préservant la relation, vous arriverez à faire ce que vous aviez prévu mais sans vous mettre vos collaborateurs à dos. Parfois il vaut mieux que la mise en place de certaines actions prennent plus de temps mais vous permette de garder de bons rapports avec autrui. Vos alliances et le choix de votre équipe, si vous êtes manager, en diront beaucoup sur la philosophie du projet que vous voulez monter.

Maintenant vous êtes fin prêt à appréhender votre création de poste. Alors un dixième et dernier petit conseil pour la route : faites un break. Entre votre ancien job et le nouveau, partez vous aérez l’esprit, vous préparer mentalement et physiquement au défi de taille qui s’offre à vous. Bonne chance, mais n’oubliez pas, la chance n’est pas un hasard, elle se provoque.

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