Frais en télétravail : qui doit passer à la caisse ?

Impossible de faire l’impasse sur ce changement révolutionnaire dans le monde du travail de l’après crise sanitaire : le télétravail est bien parti pour durer ! Réduction du temps de transport, meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle, meilleure autonomie… Si les avantages du télétravail sont facilement identifiables, certaines zones d’ombre demeurent. Parmi elles, le houleux débat qui concerne les frais induits par le télétravail. Facture d’électricité, box Internet, bureau, chaise, repas… Qu’est-ce qui doit être pris en charge par l’employeur ? Caroline Diard, enseignante chercheuse en management à l’ESC Amiens et Pierre Warin avocat en droit du travail et associé chez Melville Avocats démêlent le vrai du faux.

Alors que la plupart des salariés souhaitent maintenir un rythme hybride avec quelques jours de bureau et de télétravail par semaine, la question des frais qu’occasionne le télétravail est très régulièrement posée. Mais quels frais doivent être pris en charge par l’employeur et pourquoi les avantages en télétravail diffèrent d’une entreprise à l’autre ?

Caroline Diard : La question des frais en télétravail n’est pas nouvelle. Elle est apparue au moment du premier confinement quand les salariés se sont retrouvés à rester travailler de chez eux sans que cela ait pu être anticipé par les entreprises. À ce moment-là, certains ont vu qu’on leur avait supprimé leurs tickets restaurant, le remboursement de leurs titres de transport, alors que d’autres touchaient des primes particulières. Comme tout le monde naviguait à vue, même les services des ressources humaines, cela a créé des systèmes pas tout à fait équitables et donc créé de la jalousie et de la frustration chez les salariés. Face à cette situation, je crois qu’il est important de rappeler qu’un télétravailleur est un membre à part entière de l’entreprise et de ce fait, dispose des mêmes droits et des mêmes avantages qu’une personne travaillant dans les locaux. Deuxième élément, un employeur est supposé rembourser les frais des employés qui sont inhérents à son activité professionnelle et ce, même en télétravail. Malheureusement, ce que l’on a observé, c’est que le flou autour de la question des frais est devenu une source de conflit en interne.

« Un télétravailleur est un membre à part entière de l’entreprise et de ce fait, dispose des mêmes droits » Caroline Diard

Pierre Warin : Avant même la mise en place du télétravail, il y a toujours eu un principe d’égalité de traitement entre les salariés au sein de leur entreprise. Mais si certaines prennent en charge des frais professionnels comme les titres de transport, d’autres font le choix ou non de proposer des titres-restaurants à leurs collaborateurs, de rembourser certaines dépenses aux frais réels (par exemple : ce que coûte vraiment le plein d’essence au commercial dans le cadre de son activité professionnelle, tickets de caisse à l’appui, ndlr) ou optent pour une déduction forfaitaire (l’entreprise prend en charge x euros d’essence par an sans vérifier les montants exacts). Dans le cadre du télétravail, il est possible de rembourser forfaitairement aux salariés jusqu’à 10 euros de frais professionnels chaque mois par jour hebdomadaire télétravaillé, sans cotisations sociales.

Caroline Diard : Attention toutefois, cet Accord National Interprofessionel (ANI) publié au journal officiel le 13 avril 2021, pose seulement les bases de la mise en œuvre du télétravail. Dans le cas de la conclusion d’un accord d’entreprise, d’établissement ou de groupe sur le télétravail avec les partenaires sociaux, ce dernier primera toujours sur l’ANI. Les salariés ont donc tout intérêt à se renseigner d’abord en interne pour voir si l’entreprise a déjà pris ses dispositions en ce qui concerne le travail en distanciel.

Donc, si je comprends bien, tous les salariés qui travaillent dans une entreprise qui n’a pas signé d’accord avec les partenaires sociaux, peuvent demander à leur employeur un remboursement d’un montant de 10 euros par jour hebdomadaire de télétravail et ce chaque mois ?

Pierre Warin : Malheureusement, c’est un peu plus compliqué ! En réalité, ce n’est pas une obligation, mais une « faculté ». Les entreprises peuvent verser forfaitairement cette somme, mais elles peuvent aussi choisir de rembourser aux frais réels. Dans ces cas-là, les salariés devront prouver que le télétravail leur coûte tel ou tel montant…

Caroline Diard : En tant qu’ancienne DRH, je voudrais dissiper cette croyance que les 10 euros par jour hebdomadaire de télétravail sont un acquis ! Ils ne le sont pas ! Pour comprendre, prenons l’exemple de la prime essence de 200 euros par an. Dès qu’elle a été annoncée, tous les salariés de l’entreprise dans laquelle je travaillais sont venus la réclamer dans mon bureau. Sauf qu’une fois encore, il s’agissait d’un plafond d’exonération. Si cela signifie que l’employeur ne paye pas de charges dessus, il n’est pas obligé de donner ce montant aux salariés.

« Je voudrais dissiper cette croyance que les 10 euros par jour hebdomadaire de télétravail sont un acquis ! Ils ne le sont pas ! » Caroline Diard

C’est très complexe en effet ! Mais pourquoi le droit du travail n’est-il pas plus simple pour faire en sorte que les règles soient les mêmes pour tout le monde ?

Pierre Warin : La confusion en ce qui concerne les frais de télétravail se retrouve même dans la jurisprudence ! En mars 2021, il y a eu deux décisions contradictoires à quelques jours d’intervalle : le 10 mars, le tribunal judiciaire de Nanterre a validé le fait qu’un employeur pouvait priver les télétravailleurs de titres restaurant alors même qu’en présentiel, ils y auraient eu droit, considérant que chez lui, le salarié pouvait manger avec ce qu’il avait dans son frigo sans engendrer coût supplémentaire. Pourtant, moins de deux semaines plus tard, le tribunal judiciaire de Paris a dit exactement le contraire. Cette fois-ci, les juges estimaient que les entreprises ne pouvaient pas priver les télétravailleurs de titres restaurant, si au bureau, ils y avaient droit. Le flou ne se situe pas seulement au niveau des entreprises, mais aussi au niveau du droit… et des juges !

« Le flou ne se situe pas seulement au niveau des entreprises, mais aussi au niveau du droit… et des juges ! » Pierre Warin

Après, nombreux sont les salariés à s’être offusqués du montant prévu pour les frais de télétravail - 10 euros mensuels par jour hebdomadaire télétravaillé dans le privé et 2,50 euros par jour de télétravail dans le public -, mais peut-on vraiment évaluer ce que coûte le télétravail au salarié ?

Caroline Diard : Bonne question ! Si on voulait vraiment évaluer ce que le télétravail coûte, cela supposerait faire un état des lieux ou un audit auprès des salariés et de répertorier tous les frais que cette organisation du travail soulève chaque mois. En théorie ce n’est pas si compliqué : il y a les frais fixes comme l’abonnement Internet, la facture d’EDF au prorata des heures télétravaillées, le nombre de mètres carrés utilisés pour l’activité professionnelle… En revanche, si on fait du cas par cas, il y a un risque d’inégalité entre les salariés tout simplement parce que monsieur Dupont et madame Durand qui travaillent pourtant dans le même service n’évaluent pas leurs frais de la même façon.

Pierre Warin : Je suis d’accord. C’est d’ailleurs pour cette raison que dans la grille d’analyse, il est important de veiller à ce que les frais relèvent uniquement des besoins de l’activité et de la sécurité du poste du travail. Prenons l’ergonomie du poste du travail chez soi : quelle dépense doit être prise en charge par l’employeur ? Ou en d’autres termes, jusqu’où va la sécurité et où commence le confort ? Le problème, c’est que le domicile de chacun est différent alors que les exigences en matière d’ergonomie sont assez uniformes. Ainsi, pour garantir un confort égal au salarié en télétravail et optimiser les coûts, je recommande aux entreprises de fournir des packages qui comprendrait des lampes, des ordinateurs, des chaises…

« Jusqu’où va la sécurité et où commence le confort ? Le problème, c’est que le domicile de chacun est différent » Pierre Warin

Caroline Diard : Après, en ce qui concerne le montant alloué aux frais de télétravail, j’ai tendance à penser que n’importe quel montant va frustrer les salariés, parce que d’un collaborateur à l’autre, les échelles d’appréciation ne sont pas les mêmes. Mais, ce qui peut aussi atténuer la sensation d’être lésé serait de rappeler que ce montant ne prend pas en compte les frais de repas ni les frais de transports.

Pierre Warin : Ensuite, si un salarié réussit à apporter la preuve que ce qu’il dépense dans le cadre de son activité en télétravail dépasse le forfait prévu, l’employeur doit, en principe, rembourser ce surplus. Le salarié ne doit pas payer de sa poche des frais pour travailler dans des conditions convenables.

Le principe de ne pas payer pour travailler semble simple, pourtant des salariés ont bien aménagé des espaces de travail chez eux à leurs frais. Admettons que demain, je souhaite acheter un bureau ou une chaise, je peux me faire rembourser par mon employeur ?

Pierre Warin : En théorie oui, mais peut-être que l’employeur va demander au salarié de choisir parmi plusieurs modèles qu’il aura préalablement choisis. Après, prenons l’exemple de l’imprimante. En télétravail, je considère que j’en ai besoin. D’abord, je vais demander à ma hiérarchie si je peux en acheter une. Si elle accepte, pas de problème, mais qu’est-ce que je fais si elle refuse ? La question à se poser est la suivante : est-ce que l’imprimante relève du confort ou est-elle nécessaire à mon activité professionnelle ? La réponse sera différente si vous êtes juriste et que vous devez lire des dizaines, voire des centaines de pages chaque jour et que vous courez le risque de vous abîmer les yeux ou si vous êtes commercial téléphonique et devez écrire seulement une quinzaine de lignes à la fin de la journée.

Caroline Diard : Finalement, pour éviter les frustrations, les ruptures de confiance au sein des entreprises, mais aussi les contentieux qui risquent de se multiplier à mesure que le flou sur les règles qui encadrent le télétravail perdure, les entreprises ont tout intérêt à ouvrir le dialogue avec les partenaires sociaux afin de trouver des solutions et signer des accords en interne qui satisfassent tout le monde.

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Photos by Thomas Decamps pour WTTJ ; Article édité par Gabrielle Predko