La transparence en entreprise : utopie réaliste ?

La transparence en entreprise est un phénomène de plus en plus fréquent et l’accélération des start-up dans le paysage français y a contribué. Aujourd’hui cette notion semble s’imposer comme une évidence puisqu’elle fait partie des principes de la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE). Permettre à tous les collaborateurs, à tous les niveaux de hiérarchie, d’avoir toutes les informations sur l’entreprise est un idéal qui permet l’implication totale de tous. Mais dans les faits, est-ce vraiment réalisable ?

Welcome to the Jungle est allé rencontrer des entreprises qui ont fait de la transparence un élément central de leur culture : Dashlane, un gestionnaire d’identité numérique créé en 2009 en France et Dernier Cri, une agence en innovation digitale. Elles racontent.

La transparence, une nouvelle forme de management

« Quand les employés pensent et agissent comme des patrons, tout le monde est gagnant », Jack Stack, dans The Great Game of Business.

Une des sources de cette vision ? Le terme Open Book Management cité dans un article de l’américain John Case qui établit que les entreprises performent mieux quand les employés se sentent autant impliqués que le top management. Le terme est repris et exploité dans “The Great Game of Business” de Jack Stack qui préconise une nouvelle forme de management fondée sur l’idée que : «_Quand les employés pensent et agissent comme des patrons, tout le monde est gagnant _». Concrètement, cela consiste à responsabiliser l’ensemble des acteurs de la tribu en leur permettant d’accéder aux principales données habituellement réservées aux directions financières.

Au-delà de la transparence, il s’agit aussi de former le personnel à la stratégie globale de l’entreprise. En comprenant mieux la réalité sous-jacente, les employés se sentent ainsi davantage impliqués dans le fonctionnement de leur entreprise, contribuant ainsi à sa rentabilité financière au lieu de s’y opposer.

La transparence, une histoire de valeur

« On voulait que nos collaborateurs soient impliqués à tous les niveaux de la stratégie et qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. Et pour cela nous avions besoin de transparence », Benjamin Tierny, CEO de Dernier Cri.

Un ADN partagé et une implication accrue

Pour Benjamin Tierny, CEO de Dernier Cri, mettre en place la transparence au sein de son agence a été une évidence : « C’était une décision collective avec mon associé Robin. Dans nos anciennes vies de salariés on était confrontés à des conditions de travail dans lesquelles on ne se reconnaissait pas. On voulait que nos collaborateurs soient impliqués à tous les niveaux de la stratégie et qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. Et pour cela nous avions besoin de transparence ».

Chez Dashlane, la transparence est tout simplement dans l’ADN de l’entreprise. La première preuve “visible” c’est la multitude d’informations qui défilent sur les écrans TV au-dessus des bureaux ou au sein des dahsboards/tableaux accessibles à tous. Les développeurs ont une visibilité sur l’ensemble des projets techniques, les sales sur leurs ventes et tous les employés sur une large gamme d’informations, du nombre d’utilisateurs à l’instant T aux budgets dépensés - informations habituellement disponibles au top management. Ce qui a marqué Arthur Hareng, Talent Recruiter arrivé en Mai 2017 pour un stage : « O_n a accès à beaucoup d’informations. On peut voir ce sur quoi tel développeur travaille en ce moment, les commentaires liés au projet. C’est idéal pour bien connaître la boite et ça contribue à l’onboarding. Cela permet de comprendre ce qui se passe dans l’entreprise dans tous les départements. _»

Des idées challengées et plus de créativité

Le but derrière tout cela ? Faire émerger de nouvelles idées et pas seulement au sein de l’équipe en charge du projet. La diversité induit la richesse des échanges et chacun s’auto-challenge à son niveau pour donner le meilleur de soi.

« On recrute des gens pour leurs idées, pas pour leur imposer les nôtres », Eric Devianne, Talent Manager chez Dashlane.

« L’idée de la transparence c’est qu’elle va alimenter le reste de nos valeurs (ambition, passion, ownership etc.). On veut s’améliorer sans cesse et on doit créer de l’émulation. Celle-ci peut venir de partout car dans la manière même dont on gère la communication, l’employé peut mettre un commentaire, contribuer à un sujet, débloquer des situations etc. On veut challenger tout le monde. », Eric Devianne, Talent Manager chez Dashlane. En effet, cloisonner un projet c’est le rendre hermétique aux autres et donc prendre le risque de perdre des idées ou des conseils précieux qui auraient pu venir de l’extérieur. Pour Eric la vision de Dashlane est simple : « On recrute des gens pour leurs idées, pas pour leur imposer les nôtres. »

Quelles ressources et quelles actions pour mettre en place la transparence ?

L’application de la transparence passe par la mise en place d’actions concrètes :

L’onboarding. Chez Dashlane, c’est l’occasion de faire une entrée en plein coeur de la transparence. Celui-ci est structuré en période de 30, 60, 90 jours à l’aide d’un rétro planning élaboré par le manager sur ses attentes. À l’issue de cette période, la nouvelle recrue reçoit un questionnaire qui balaie tout : les valeurs, la mission, la relation avec le manager… et fait un rapport d’étonnement. Une méthode qui porte ses fruits car les employés apprécient cette transparence.

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Rassemblements réguliers. Toutes les deux semaines, les équipes de Paris et de New-York se réunissent pour présenter les avancées sur le produit, les nouveaux arrivants, les évolutions en interne, les résultats (product, people, result, strategy). Au niveau local, des rassemblements mensuels sur des sujets spécifiques sont organisés également.

Compte rendus des décisions. Toutes les deux mois, le board se réunit. L’executive team partage ensuite à tous les employés un compte rendu de l’ordre du jour, des challenges évoqués, des prochaines étapes. Évidemment toutes les informations ne peuvent pas être partagées pour des raisons administratives ou légales mais cela permet à tous d’avoir une meilleure compréhension de l’entreprise, de ce qui va dans le bon sens ou pas. Par exemple, le simple fait de communiquer sur l’ouverture de Dernier Cri à Bordeaux a poussé des employés à exprimer un souhait de mobilité. Ce sont des employés motivés qui vont volontairement ouvrir ces bureaux, un vrai plus pour l’entreprise.

« Les résultats sont partagés à toute l’entreprise. Cela oblige de regarder l’avancement de ses résultats et évite toute mauvaise surprise en fin de trimestre », Eric Devianne, Talent Manager chez Dashlane.

Compte rendus des bonnes (et mauvaises) nouvelles. Benjamin Tierny, CEO de Dernier Criinsiste aussi sur l’importance de communiquer sur les bonnes comme les mauvaises nouvelles, car cela permet aux équipes de mieux accueillir le changement. Par exemple, lors de la transition de Dernier Cri : « _Au moment du pivot entre le produit start-up et le modèle agence, on est passés par des problématiques financières et le fait de communiquer sur cette phase compliquée a permis aux salariés de comprendre et de savoir à quoi s’attendre. Leur réactions ont été positives, ils ont choisi de rester et de prendre part à cette évolution, même dans cette période délicate. _»

Définir les OKR trimestriellement et annuellement. L’OKR pour Objectifs et Key Results, est une approche de gestion des objectifs. L’OKR aide les entreprises à accroître leur transparence tout en augmentant l’implication de l’ensemble des collaborateurs. Chez Dashlane, les OKR sont organisés par trimestre : « En général cinq grands objectifs, chiffrés, sont fixés par équipe. Les résultats sont partagés à toute l’entreprise. Cela oblige à regarder l’avancement de ses résultats semaine après semaine et évite toute mauvaise surprise en fin de trimestre. _». Idem chez Dernier Cri : « L_e fait d’annoncer ces chiffres et la manière dont l’agence évolue permet à chacun de prendre la mesure de l’efficacité de ce qu’il fait. »

Les outils de la transparence :

Les méthodes agiles ainsi que les nouveaux outils de travail collaboratifs (Trello, Slack…) contribuent à augmenter le niveau de transparence entre les équipes. Et de nouveaux logiciels permettent la mise en réseau de toute l’entreprise sans que cela soit pour autant une contrainte d’un point de vue opérationnel :

Confluence : Logiciel de collaboration à la rédaction de contenus utilisé par Dashlane et qui révolutionne les méthodes de travail des équipes. Les employés peuvent avoir accès à tous les projets de l’entreprise, ils peuvent y collaborer et apporter leur expertise.

IDoneThis : L’entreprise Buffer, dont la culture d’entreprise prône la “transparence par défaut” comme valeur centrale, utilise cet outil pour que chacun puisse partager ses avancées et se responsabiliser.

Culture Amp : Outil également utilisé par Dashlane, qui permet d’administrer des sondages aux employés puis de pouvoir comparer les réponses avec la moyenne des réponses des autres entreprises de son secteur. Les questions peuvent porter sur la motivation des salariés, leur épanouissement, leur satisfaction, sur les outils utilisés, etc. Les résultats sont rendus anonymes mais regroupés par équipes (marketing, sales etc.) et ensuite débattus en groupe.

Du stagiaire au VP tout le monde peut participer à identifier les points bloquants, proposer des améliorations etc. Un travail collaboratif dans lequel chacun se sent libre de contribuer à l’amélioration de la vie en entreprise.

Les limites de la transparence en entreprise

Le salaire

Lorsqu’on touche au salaire la question de la transparence devient plus complexe. Le salaire touche à la personne et beaucoup considèrent (à juste titre) que c’est une information personnelle et confidentielle. D’autres, comme l’entreprise Buffer, ont tout simplement publié leur grille de salaire sur leur site. N’importe qui peut donc avoir accès à la grille salariale et connaître les rémunération des employés. Cette transparence aurait jouée positivement sur la relation entre Buffer et ses clients.

La solution intermédiaire et efficace pour beaucoup est de travailler, sur le long terme, à l’élaboration d’une grille de salaire accessible aux collaborateurs. Une fois menée, cette tâche ambitieuse permet d’atteindre une forme de transparence interne sur la délicate question de la rémunération. C’est le cas chez la start-up Lucca, chez qui non seulement chacun sait combien gagne son voisin, mais chacun fixe aussi sa rémunération.

Les informations sensibles

Certaines informations sont trop sensibles pour être partagées à l’instant T. Que ce soit pour un rachat, une levée de fonds, certaines choses doivent rester confidentielles, du moins au début.

Le trop plein d’information

Trop de communication tue la communication. On ne peut pas participer ni donner son avis sur chaque projet au risque de ne plus être totalement focalisé sur le sien.

De même, plus l’entreprise grandit, plus les volumes d’informations échangés augmentent. Il est difficile de maintenir le même rythme de partage d’informations quand on est implantés dans quatre pays versus deux pays auparavant. Le choix de ce que l’on partage ou non doit se faire, au risque de ne pas partager certaines informations importantes.

La question qui doit alors se poser est : Est-ce que la valeur de l’information échangée est supérieure à l’attention qu’elle va prendre chez l’employé ?

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Photo WTTJ @Dashlane