Missions générales :

L’assistant(e) de direction assure en binôme le secrétariat du Directeur de la DRCI et de 3 pôles. Il /elle assure également le secrétariat des instances de la recherche dont la Commission Recherche et Innovation centrale.

Missions permanentes :

Ø  Pour l’ensemble de la DRCI :

o   Accueil (téléphonique et physique), gestion des messages électroniques et du courrier postal, gestion des répertoires partagés et de l’archivage des documents numérisés, commandes logistiques et suivi local de l’intendance de la DRCI (site Saint-Louis).

o   Gestion et préparation logistique des réunions de direction, planification des réunions régulières avec le Directeur de la DRCI, des réunions bimestrielles et des conférences stratégiques des URC.

o   Gestion du tableau des congés des membres du comité de direction, du tableau de réservation des 3 salles de la DRCI ainsi que des différents listings des référents administratifs et médicaux interlocuteurs de la DRCI.

Ø  Au titre des directeurs dont il/elle a la charge :

o   Gestion de l’agenda, des parapheurs, du processus de signature électronique pour certains documents, de la logistique des réservations de salles et des réunions des directeurs.

o   Gestion des remboursements de frais divers, des déplacements et visites avec tenue du registre.

Ø  En matière événementiel :

o   Appui logistique à l’organisation des événements de la DRCI (Séminaire de Direction, Séminaire des référents recherche, réunions d’informations, etc.) et relai des communications institutionnelles.

Expérience réussie en qualité d’assistant (e) de direction. Qualités relationnelles, rigueur, sérieux et grande organisation professionnelle (respect des délais). Connaissance de l’organisation hospitalière ou de l’organisation de la recherche clinique serait appréciée.

Niveau BAC/BTS Assistant de Direction

Savoir-faire requis

• Maîtrise de la suite Microsoft

• Capacité à optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

• Sens de l’organisation et du classement

• Discrétion professionnelle et discernement

• Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles

• Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles