Poste et missions

1. Préparation et gestion en amont de l'événement :

• Élaborer le déroulé de l'événement.
• Effectuer des recherches et sélectionner les prestataires adéquats.
• Suivre le projet au quotidien : création de supports de présentation, comptes rendus, plannings, outils de suivi et relevés de décisions.
• Assister l'équipe dans diverses tâches : gestion de participants, conception d'outils de communication spécifiques (invitations, signalétiques, etc.)
• Coordination et suivi des projets :
• Gérer les projets depuis le brief initial jusqu'au rendu final, en collaboration avec le studio de PAO interne ou des agences événementielles externes.
• Assurer une communication fluide avec les intervenants internes et externes.
• Veiller au respect des plannings et des échéances.

2. Suivi et reporting post-événement :

• Assurer le bon déroulement de l'événement :
• Garantir le respect des exigences définies en amont.
• Faire preuve de réactivité en cas d'imprévu.
• Vérifier la qualité des prestations fournies (traiteur, hôtesses, technique, etc.).
• Encadrement et relationnel :
• Participer aux briefs avec les prestataires externes.

3. Suivi et reporting post-événement :

• Mise à jour des outils et supports :
• Réaliser des présentation bilans avec les parties prenantes.
• Analyse et retour d'expérience :
• Analyser les retombées post-événement (nombre de participants, étude des questionnaires de satisfaction, etc.)

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si :

• Vous êtes en Bac+3 à Bac+5 (école de commerce, de sciences politiques, Celsa, ISCOM, EFAP, Sup de Pub, etc..)
• Vous avez de bonnes capacités créatives et rédactionnelles et le sens de l'organisation pour garder ses repères dans un service très (ré)actif en prise direct avec la Direction générale. Vos initiatives seront les bienvenues et les idées nouvelles accueillies avec intérêt.

Plus spécifiquement :

Compétences interpersonnelles :

• Vous êtes rigoureux, organisé, dynamique et réactif
• Vous avez une capacité d'adaptation à gérer différents sujets et avez une bonne gestion du temps,
• Vous êtes polyvalent, curieux et autonome
• Vous avez une attitude positive et appréciez le travail en équipe

Compétences techniques :

• Maîtrise du pack office: Word, Excel, PowerPoint…
• Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, syntaxe, champs lexicaux…)
• Bonne capacité d'analyse et esprit de synthèse
• Intérêt pour les outils digitaux (logiciel de gestion d'événements en particulier)
• Notions en production graphique (utilisation de la suite Adobe)