Greenworking recherche un·e alternant·e en contrat d’apprentissage qui interviendrait en tant qu’Assistant·e Administratif et Office Manager.

En collaboration et en support des consultant·e·s et des formateurs·rices, et au sein d’une équipe dédiée à l’assistanat de formation, votre rôle sera de contribuer à la vie interne de Greenworking, à l’efficacité de nos process, au suivi administratif des comptes clients et à leur satisfaction.

A ce titre vos missions seront les suivantes :

1/ Suivi administratif de comptes clients et facturation :

• Gérer, enregistrer et assurer la mise à jour des documents clients et des différentes pièces juridiques dans nos dossiers (contrats, conventions de formation, etc.)

• Intervenir en support pour l’organisation des formations : planification des sessions, réservations des ressources, création des évènements dans les agendas, gestion des annulations, etc.

• Tenir à jour les différentes informations dans l’outil de gestion : commandes, facturation, etc.

• Effectuer la facturation sur les comptes qui vous sont rattachés

• Veiller au bon traitement et à la mise à jour des informations et des documents de facturation avec les clients

2/ Gestion de la satisfaction des clients et des participants aux formations :

• Assurer la gestion des questionnaires de satisfaction clients et/ou stagiaires

• Etablir des synthèses de satisfaction par client et/ou formation

3/ Administration des ventes :

• Suivre les commandes (bons de commande, contrats, etc.), assurer l’obtention de toutes les pièces administratives nécessaires aux prestations et saisir/enregistrer toutes les données commerciales et administratives dans les outils internes de pilotage

• Faire le lien, lorsque nécessaire, entre certains interlocuteurs internes (administratif, chefs de projets, commerciaux) et externes (contacts clients)

• Participer au volet administratif des appels d’offre

• Effectuer la facturation sur les comptes qui vous sont rattachés

4/ Gestion des locaux / office management :

• Gérer le courrier et le standard téléphonique et physique (appels extérieurs, accueil des visiteurs)

• Permettre à tout le cabinet de travailler dans les meilleures conditions possibles en s’assurant que tout le matériel est à disposition et que les locaux sont bien tenus : passer des commander, suivre le stock (des fournitures aux capsules de café), organisation et rangement des open space, etc.

• Participer à l’organisation d’évènements internes : séminaires, soirées d’entreprises, etc.

Vous serez pleinement intégré·e au sein d’une équipe dynamique, où règne une ambiance de proximité, de bienveillance et de partage de connaissances.

Ce poste vous permettra d’échanger avec de nombreux interlocuteurs en interne et en externe de Greenworking, et ainsi de voir l’impact de chacune de vos actions et de développer vos compétences.

Vous cherchez actuellement une alternance dans le cadre d’un Bac+2 / Bac+3 dans une formation BTS / BUT / licence en gestion des entreprises, assistanat, management, comptabilité ou tout autre domaine équivalent.

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes organisé·e, curieux·euse et vous avez envie d’apprendre

• Vous voulez avoir des missions polyvalentes et aimez être en contact avec de multiples interlocuteurs

• Vous avez des connaissances sur les outils Office (Word, Excel, PowerPoint)

• Le travail en équipe et la bonne humeur sont essentiels pour vous 😊

Votre adaptabilité et vos capacités à communiquer à l’écrit comme à l’oral seront des atouts essentiels pour réussir vos missions chez Greenworking !

Modalités d’alternance :

• Contrat d’apprentissage

• Durée du contrat : entre 12 et 24 mois

• Rémunération sur la base des dispositions légales

• Titres-repas + mutuelle + remboursement à 50% du pass Navigo + plateforme d’avantages sociaux avec des réductions sur de nombreuses offres (cinéma, billetterie, etc.)

Greenworking a pour objectif de permettre à chacun de donner le meilleur de lui-même, au sein de collectifs de travail performants et engagés. Nous sommes convaincus que la pluridisciplinarité et la diversité des profils sont une richesse pour le cabinet. En ce sens, nos postes sont ouverts à tou·te·s les candidat·e·s, dans le respect des besoins de chacun et chacune, et des situations de handicap.​