Description du poste et Missions

Marie Line recrute un(e) Office manager suiteà un accroissement d'activité pour une période de 12mois.

Rejoignez son équipe composée de 3 collaborateurs au sein de la direction de la souscription et gestion des courtiers délégataires. Vous serez en charge de l'optimisation et du bon fonctionnement de l'activité. 

Les missions qui vous seront confiées ?

Gestion administrative & environnement de travail

• Prendre en charge les flux entrants (boite mails) à destination du service
• Elaborer et rédiger des courriers/courriels, comptes-rendus, synthèses, rapports, bilans…
• Assurer la production et gestion des plannings
• Organiser les rendez-vous, réunions, pour son responsable/service
• Prendre en charge le suivi administratif de dossiers 
• Prendre en charge la saisie des informations liées aux projets réglementaires dans l'outil de suivi : SALESFORCE
• Gérer les habilitations des nouveaux embauchés dans la Direction
   

Traitement de l'information et communication

• Assurer une veille et une classification des documents et informations sur son périmètre
• Transmettre les informations (e-mail, notes,) pour son responsable/service
• Peut assurer la communication interne et/ou externe : prend en charge les contacts avec les différents interlocuteurs internes et/ou externes (clients, fournisseurs, partenaires, administrations…) 

Budget

• Prendre en charge la mise en paiement et au suivi des factures
• Participer au suivi budgétaire et comptable (prestataires, effectifs, charges directes de la Direction, ..)
• Participer à la mise à jours des indicateurs permettant de piloter l’activité opérationnelle (statistiques d'activité...)
• Mettre à jour et améliorer les tableaux de bord/outils de suivi d’activité
• Alerter sa hiérarchie en cas de dépassement/surconsommation budgétaire

Profil recherché

Idéalement vous avez une expérience en organisation/pilotage d’instances.

La maîtrise du PACK OFFICE et des Outils collaboratifs (Teams) vous permettra de mener à bien votre mission.

Vous avez déjà des connaissances en assurance ?

La connaissance de Salesforce serait un plus.
 

Vous êtes curieux(se), organisé(e), agile ?

Vous faites preuve d'esprit d'équipe et d'aisance relationnelle

=> Vous avez envie de nous rejoindre mais vous ne répondez pas à tous les critères ?

L’envie peut faire la différence... 

100% des CVs sont regardés. 

100% des gagnants ont tenté leur chance... 

Osez nous challenger et postulez :) 

L’inclusion et la diversité sont reconnus comme une force en interne. Mutex s’engage à offrir à chacun les mêmes opportunités de carrières. Nos offres sont accessibles à tous. 

• Contrat : CDD
• Statut : Non Cadre 
• Classification : classe 3 ou 4 de la CCN Assurance 
• Emploi : Office Manager
• Localisation : chez vous et chez nous (Chatillon 92) 
• Démarrage : dès que possible :)

Informations utiles

Devenir « Mutexois », c’est quoi ?

Chez Mutex, on se tutoie et on s’appelle par les prénoms. On travaille dans une entreprise à taille humaine où chaque collaborateur a son rôle à jouer. On aime les bonnes idées et on partage les responsabilités.

 Au-delà du quotidien, on est animé par la satisfaction client tout en optimisant la performance économique, sociale et environnementale. Chez Mutex, les projets, les initiatives, les innovations font partie de notre ADN. 

Mutex est également un acteur engagé pour la cause environnementale et sociétale : la RSE est au cœur de notre plan stratégique (fresque du climat, formation biodiversité, journées de solidarités, mentorat nos quartiers ont du talent…)

On rejoint Mutex par choix, on y reste par conviction. 

=> Et les avantages, on en parle ?

• Une entreprise attachée à l’équilibre vie pro / perso :
  • Horaires souples et jusqu’à 52 jours de congés 
  • 3 jours de télétravail en moyenne par semaine (avec indemnités et Titres Restaurant)
• Une rémunération complétée par des avantages périphériques : intéressement/participation / compte épargne temps (CET) / retraite supplémentaire (Perob) / Plan d’Epargne Entreprise (PEE) avec abondement / Forfait mobilité durable... 
• Un espace de travail en flex office avec restaurant d’entreprise, parking, cafés à volonté, douche pour les sportifs...
• Une promesse employeur qui encourage la formation (3 j / an en moyenne) et la mobilité interne (2 postes sur 3 pourvus en interne en 2023) 
• Un CSE offrant des prestations variées (chèque Noël / Vacances / Césu, activités sportives, voyages..)
• & bien d’autres avantages (plan d’action séniors, charte sur le handicap, congés « anniversaire », congé maternité/paternité augmenté, accord pour les proches-aidants …)

A un clic de nous rejoindre ? 

• Si ça « match », Y’a « un date » !
• + sérieusement, nous vous recontacterons pour un 1er contact afin de valider avec vous votre intérêt / délais de disponibilité et prétentions salariales
• L’étape suivante, 1 RDV RH et 1 RDV avec le manager

L’échange peut se dérouler en distanciel ou en présentiel.

+ qu’en entretien c’est une rencontre : 60 minutes chrono pour se convaincre mutuellement !