Sous l’autorité de la responsable de la filière Assistant de Service Social (ASS), vous assurez le secrétariat de cette filière et participez au suivi administratif et pédagogique des apprenants depuis leur entrée en formation jusqu’à la diplomation.

Missions principales (liste non exhaustive)

Assurer le suivi administratif du parcours des apprenants

• Réceptionner les dossiers issus du service du parcours de l’apprenant après l’admission, créer et alimenter les dossiers apprenants ;

• Réaliser le trombinoscope et le suivi des cartes étudiants.

Assurer le suivi des séquences pédagogiques

• Participer au processus de programmation et planification, transcrire les éléments de programmation dans le logiciel métier Aurion et en assurer le suivi et la mise à jour ;

• Préparer, assurer le suivi des réunions et commissions liées à l’organisation pédagogique ;

• Répartir les apprenants en groupes, transmettre les informations (emplois du temps et salles) aux apprenants, intervenants et membres de l’équipe pédagogique ;

• Assurer le suivi de l’émargement électronique via SoWeSign ;

• Préparer et suivre les conventions de stage des apprenants en formation initiale et des alternants sous contrat de travail ;

• Contribuer au développement et à la gestion des espaces de cours et des inscrits de la filière sur la plateforme Moodle.

Gestion administrative des intervenants extérieurs

• Assurer le suivi des intervenants extérieurs (dossier formateurs occasionnels, documents administratifs, contrats de travail des formateurs occasionnels ou bons de commande des prestataires…).

Accueil, communication, autres

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la filière, traiter les courriers, mails et questionnaires de la filière, créer de nouveaux outils ;

• Participer à l’organisation logistique d’événements, aux réunions institutionnelles internes ;

• Contribuer à la mise œuvre de la démarche qualité.

Bac avec une expérience d’au moins 3 ans sur un poste d’assistanat/gestion administrative ou Bac+2 avec une première expérience professionnelle. Une expérience en organisme de formation serait appréciée.

Maîtrise des techniques de secrétariat. Maîtrise des outils bureautiques (Office 365) et aisance démontrée sur les applications informatiques. La connaissance du progiciel Aurion et/ou de la plateforme Moodle serait un plus.

• Autonomie

• Aptitude à travailler en équipe

• Capacité d’adaptation

• Rigueur et organisation

• Sens de la qualité de service

• Gestion des priorités

Si votre candidature est retenue, un premier entretien à distance sera planifié avec notre service recrutement. Lors de ce premier entretien, une estimation salariale vous sera communiquée en lien avec votre niveau d’études et expérience professionnelle.

A l’issue de cet entretien, si l’intérêt mutuel est confirmé, un second entretien aura lieu sur notre site de Paris avec la responsable de filière (1 heure environ) suivi de tests à réaliser (durée estimée à 50 minutes).