Ce poste est à pourvoir sur une durée de 6 mois : du 17 mars au 12 septembre 2025.

Rôle
En tant qu’Administrative Concierge, vous jouerez un rôle central au sein de l’équipe Client Expérience & Conciergerie, en assurant le suivi des règlements clients et partenaires et en coordonnant avec l’équipe Finance. Vous serez responsable de garantir la bonne gestion des paiements et la confirmation des services réservés auprès de nos partenaires.
En haute saison, vous serez également impliqué(e) dans la coordination des services personnalisés de nos clients.

Objectifs
Comptabilité

• Assurer la coordination avec l’équipe Client Expérience & Conciergerie et l’équipe Finance pour un suivi optimal des règlements.
• Suivre la facturation des prestataires à travers l’Europe en effectuant les demandes de paiement auprès de la comptabilité.
• Saisir et enregistrer chaque paiement dans les outils internes pour garantir une gestion précise.
• Clôturer comptablement chaque dossier client pour assurer la transparence et l’exactitude financière.

Coordination des services

• Organiser les réservations de restaurants pour nos clients 🍽️.
• Mettre à jour les itinéraires clients pour s’assurer que chaque étape de leur séjour est planifiée avec soin.
• Maintenir à jour les plannings clients sur l’application Le Collectionist, en garantissant que toutes les informations sont cohérentes et actualisées.

Perks
🚆Remboursement à hauteur de 50% du pass transport
🎂 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)
🍽️ Des tickets restaurants à hauteur de 8€ (50% part employeur / 50% part collaborateur)
💻 Un ordinateur portable
🎊Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)

Process :

• Entretien RH en visio avec Marianne (Talent Acquisition Specialist)
• Entretien N+1 en visio avec Giulia ou Théo (Senior Client Experience Managers) ou Stéphane (Client Expérience Assistant)
• Etude de cas
• Présentation de l’étude de cas auprès de Bérangère (Team Lead Paris) et Giulia ou Théo
• Call avec Guillaume (Paris Office Director)

🎓 Formation : Étudiant en finance, comptabilité, gestion ou administration, avec un intérêt pour le secteur du luxe et de l’hospitalité. Si vous venez de l’hôtellerie, c’est toujours un plus !
💻 Compétences techniques : Connaissance des outils de bureautique (Excel, Word), être agile sur des nouveaux logiciels.
🌟 Qualités personnelles : Sens de l’organisation, rigueur, proactivité et capacité à travailler en équipe. Vous avez le souci du détail et êtes orienté(e) vers le service client.
🌐 Langues : Français et très bonne maitrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap.