Vos missions en quelques mots

GROUPE RIFSEEP : 2

Créé par décret du 6 mars 2014, les secrétariats généraux pour l'administration du ministère de l'Intérieur (SGAMI) sont des services déconcentrés placés sous l'autorité des préfets de zone de défense et de sécurité, en charge de missions d'administration générale, de logistique et de mutualisation de moyens. Ils mutualisent, à l'échelon zonal, les ressources de soutien du ministère de l'intérieur. La zone sud-est couvre les 12 départements de la région Auvergne-Rhône-Alpes.

Vos activités principales :

Au sein de l'état-major du SGAMI Sud-Est, l'adjoint(e) à la cheffe du bureau du cabinet assure notamment les missions suivantes :

Logistique technique :

- gestion du parc automobile (maintien en condition opérationnelle, contrôles techniques, coûts des consommations de carburants et péages) du site Gouverneur et des services soutenus (SMS et SSPO) et des réservations des véhicules de service.

- gestion des règles de stationnement du site Gouverneur.

- sites Gouverneur, Vénissieux, Mouton Duvernet et Baraban :

- gestion des interventions techniques ;

- coordination des interventions de la DEL, de la DI et de la DSIC et de leurs intervenants extérieurs ;

- coordination des interventions des bailleurs et de leurs intervenants.

- suivi des stocks et de la mise à disposition dans les services (papier copie, fournitures sanitaires...).

- gestion de la manutention par les agents du bureau du cabinet et appui logistique lors des événements.

- tenue de l'inventaire du matériel technique du bureau du cabinet.

Sécurité des sites soutenus par l'état-major :

- site Gouverneur : contrôle d'accès et gestion des procédures d'accueil des visiteurs.

- mise en place des procédures Vigipirate et des actions de sensibilisation et d'information des agents relatives à la sécurité.

- supervision de la maintenance des installations techniques de sécurité incendie et intrusion en lien avec la DI et les prestataires et de la tenue des registres.

- réalisation de diagnostics sur la sécurisation des sites avec rédaction des rapports d'état des lieux et formulation de préconisations.

Logistique administrative :

- planification des tâches et organisation du temps de travail et des congés de l'équipe technique.

- organisation de la gestion du courrier et des navettes (dont réception et diffusion des cartes illico sûreté.

- traitement des boîtes mails fonctionnelles.

- supervision du RESCOM.

- gestion des contrats (entretien des locaux, machine à affranchir, fontaines à eau...) et suivi des consommations (tableaux de bord).

- rédaction de messages, courriers, notes et procédures.

L'adjoint(e) à la cheffe du bureau du cabinet assiste et supplée cette dernière en tant que de besoin au titre de l'ensemble des attributions du bureau et le cas échéant garantit la continuité du service avec l'autre adjoint(e).

Profil recherché

Votre environnement professionnel
Activités du service :
Le bureau du cabinet du SGAMI Sud-Est est placé sous l’autorité d’une cheffe d’état-major, et du secrétaire général adjoint qui coordonne les services du SGAMI, au profit des services de police et de gendarmerie des douze départements de la zone de défense.
Composition et effectifs du service :
Le bureau du cabinet est composé :
- d’une cheffe de bureau (catégorie A) ;
- de 2 adjoint(e)s à la cheffe de bureau (catégorie B) ;
- pôle technique (3 adjoints techniques de catégorie C) ;
- d’un pôle communication (1 catégorie B) ;
et du secrétariat SGA/EM (2 catégorie B) .

Liaisons hiérarchiques :
La cheffe du bureau du cabinet placée sous l’autorité de la cheffe de l’état-major et du secrétaire général adjoint.

Liaisons fonctionnelles :
Tous les services du SGAMI et les services des forces intérieures de sécurité (PN - GN).

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise requis

Savoir-faire
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- savoir s’organiser : niveau expert requis
- savoir rédiger : niveau maîtrise requis

Savoir être
- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- savoir communiquer : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :
Diversification des fonctions et développement de la polyvalence- Évolution statutaire vers des postes à responsabilité supérieure.