En tant qu’Office Manager, tu rejoins le pôle Direction en collaboration directe avec Léna, notre Chief of Staff. Et tu es un membre clé de l’équipe My Job Glasses. Tu es en charge de veiller au bon fonctionnement de la société, pour que les collaborateurs bénéficient de tout le nécessaire pour mener à bien leurs missions et contribuer ainsi à leur épanouissement.

Tu auras une vraie vision à 360° et tu interviendras notamment sur des sujets tels que : Culture & ADP, événementiel client et happiness management, RH, Finance & Comptabilité, ADV, IT, gestion des espaces de travails, tu auras la possibilité de façonner et faire évoluer ton poste selon tes appétences.

Tu es prêt(e) à rejoindre l’aventure My Job Glasses qui est à un tournant de son histoire, tu n’as pas peur d’accompagner et mettre la main dans les processus existants pour les améliorer, tu es force de proposition, alors ces missions sont faites pour toi !

Tes missions

Gestion administrative & RH (50%)

• Assurer la bonne tenue administrative, gérer les contrats, avenants, NDA, …

• Piloter les onboarding / offboarding administratifs des salariés, dans un contexte de croissance.

• Assurer la relation avec nos prestataires (pack mutuelles, assurances, organismes sociaux …).

• Pilotage de la paie mensuelle (Payfit, Swile)

• Gestion des congés, suivi du télétravail, organisation des entretiens annuels.

• Communication RH interne, partage des informations clés de l’environnement de travail

ADV et pré-comptabilité (40%) - en lien avec notre Directeur Financier :

• Gestion et validation des justificatifs de paiement et centralisation de la facturation fournisseurs via Spendesk & Dext

• Gérer la création de devis / factures clients et piloter le recouvrement sur Pennylane

• En collaboration avec notre cabinet externe, faciliter la réalisation des arrêtés comptables mensuels et annuels et toutes les obligations fiscales et comptables

• Contribuer aux sujets de financement (subventions, prêts, CII/CIR, etc)

• Préparer les éléments pour les reportings financiers clés de l’entreprise

Happiness & office management (10%)

• Permettre à 100% de l’équipe de s’approprier la culture My Job Glasses et d’y contribuer pleinement

• Office management, organisation des bureaux, bien-être au travail pour les collaborateurs

• Gestion du free food et du budget Happiness Management

• IT (commandes, gestion du parc informatique) et matériels de bureaux

• Bureaux (en collaboration avec notre prestataire All Day)

• Tu as déjà une expérience réussie de 3-4 ans minimum : Tu aimes évoluer dans un environnement dynamique en croissance, veiller à l’organisation générale et contribuer à une ambiance sereine et productive.

• Hands on : Tu n’as pas peur de mettre les mains dans le cambouis et tu es polyvant(e), tu aimes la diversité, l’organisation d’évènements autant clients qu’internes et tu aimes cumuler des fonctions d’OM ainsi qu’administratives (finance et rh)

• Autonomie et proactivité : Anticiper et prévoir te motive au quotidien, tu fais preuve d’autonomie et tu es capable de chercher les informations dont tu as besoin. Tu adores la gestion de projet et améliorer les process afin de te faciliter la vie, ainsi que celle des équipes.

• Communication : Tu sais transmettre les informations aux différents interlocuteurs, remonter les problèmes rencontrés et demander de l’aide quand tu es bloqué par un sujet, car la communication reste clé.

• Rigueur : Tu as le goût du détail, et tu ne laisses rien passer, que ce soit sur le volet financier (facturation, relances, reporting etc.), mais aussi juridique (gestion des contrats, …).

• Intelligence émotionnelle et empathie : Tu sais te mettre à la place des autres, identifier quand des choses peuvent être améliorées au sein de l’équipe. Mais surtout tu sais aussi fêter les moments essentiels, les petites et (futures) grandes réussites de l’équipe.

• Compétences outils : Tu sais idéalement utiliser les outils SaaS de gestion en startup (Slack, Notion, Google Drive, Asana, Spendesk, …). Tu sais par ailleurs monter en compétence très rapidement sur de nouveaux outils, et tu aimes ça !

My Job Glasses c’est aussi …

Une équipe soudée autour d’un projet à impact ambitieux

• Projet lauréat France 2030 - dans le cadre d’un projet qui répond à l’AMI Compétences et Métiers d’Avenir, afin de promouvoir l’Industrie grâce à 1000 ambassadeurs de la filière agroalimentaire et 1000 ambassadeurs de la filière aéronautique et spatiale

• Une start up rentable et en croissance

• Un fort impact sociétal : lutter contre les inégalités de destin et remettre les interactions humaines au coeur de l’orientation et du monde professionnel, car elles sont un facteur clé d’épanouissement.

Des conditions de travail très avantageuses

• Café, snacks et fruits offerts et des événements d’équipe organisés une fois par mois

• Dernier équipement d’Apple

• 2 jours de télétravail (le mercredi et le vendredi)

• CarteSwile (tickets restaurant) prises en charge à 50% par My Job Glasses

• Budget de 25€/mois pour se développer professionnellement (achat de livres, abonnements SaaS spécifiques…)

Tu souhaites en savoir plus sur My Job Glasses ? https://www.myjobglasses.com/

Démarrage ASAP et process de recrutement rapide !

• Un premier échange RH avec Stéphanie, notre TAM (20-30 min)

• Une mise en situation et un entretien avec Léna, notre Chief of Staff, pour voir comment tu appréhendes une situation dans le cadre de ton métier (1h)

• Suivi d’un entretien final avec Emilie, notre CEO (30min)

• Une prise de références et un café dans nos locaux pour rencontrer ta future équipe