Rattaché(e) à la Cheffe Meetings & Events, vous êtes responsable de la définition, planification et de la mise en œuvre des projets clients conformément à leurs souhaits, à la stratégie et aux objectifs du Groupe Reed&Mackay et marché France. Vos différentes expertises dans ce domaine vous permettent d’orchestrer toutes les étapes d’un évènement client de sa conception au débriefing en passant par sa réalisation.

Missions principales :

- Seconder la Cheffe de Département pour le développement global de l’activité meetings & events

- Gérer des projets clés pour les clients de A à Z pour répondre à leurs demandes.

- Superviser l’ensemble de toutes les étapes du projet afin d’assurer une livraison infaillible de tous ses aspects

- Reporting régulier aux parties prenantes internes et externes

- Développer et recommander des améliorations afin de rationaliser et d’améliorer le fonctionnement quotidien du projet.

Responsabilités :

Gestion de Projet :

• Définition des besoins des client selon les cahiers des charges et analyse de ceux-ci afin de coordonner les prestataires les plus adaptés

• Accompagnement et conseil client tout au long du projet

• Suivi de production : coordination et pilotage des prestataires, élaboration et suivi du rétroplanning, du budget, collaboration avec la production et la logistique, supervision le jour d’exploitation

• Pilotage de projets clients : gestion du client (budget, facturation et encaissement) et coordination interne

• Gestion de projet interne : Travail en étroite collaboration avec la Cheffe de Département sur le développement opérationnel du service : structure, process, interactions avec les autres services.

• Coordonner les ressources internes et les tiers/fournisseurs pour une exécution sans faille du projet. Négocier les tarifs avec les fournisseurs nouveaux et existants, et assurer le suivi des économies réalisées par le client.

• Veiller à la disponibilité et à l’affectation des ressources.

• Élaborer un plan de projet détaillé afin de contrôler et de suivre l’avancement du projet.

• Établir et maintenir des relations avec les tiers

Relation Clients en support de la Cheffe de Département :

• Préparation, organisation et animation des réunions clients –

• Présence lors de rendez-vous commerciaux et salons (logistique, organisationnel).

  Opérations externes et internes :

• Comprendre et se tenir au courant des processus et procédures du client

• Mettre à jour tous les systèmes de gestion internes avec les informations requises pour répondre aux exigences de conformité de la société et aux besoins des clients en matière de rapports.

• Entreprendre toute autre tâche ou responsabilité raisonnablement attendue dans le cadre de la fonction, telle qu’assignée par la Cheffe de Département

• Assister à toutes les réunions internes et externes jugées pertinentes, participer et contribuer si nécessaire.

• Fournir un soutien au département Financier lors du développement des activités.

  Veille concurrentielle et sectorielle :

• Analyse de la stratégie de la concurrence en termes, d’offre et de communication.

• Analyse des offres et solutions des prestataires de l’événementiel.

Appel d’Offres avec la supervision de la Cheffe de Département :

• Participation à la définition des objectifs et de la stratégie opérationnelle

• Participation à l’animation et recherche de prestataires, négociation

• Participation à l’élaboration du budget associé

QUALIFICATIONS

• 4 à 5 ans d’expérience confirmée en gestion de projets meetings & évènementiels. Une expérience en agence

MICE et/ou dans le secteur du voyage d’affaires est un plus.

• Excellentes compétences en matière de communication interne et avec les clients

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite

• Excellent sens de l’organisation : solides compétences organisationnelles, y compris le souci du détail et la

capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.

• Prise d’initiative, adaptabilité, extrême polyvalence.

• Maîtrise des outils du pack office (Word, Excel, Powerpoint) – Agilité

• Anglais courant

• Expérience confirmée des outils de gestion de projet : maîtrise de CVENT impérative.

• Appétence pour le secteur et la tech

• Créativité

• Good team player

• Goût du challenge

• Vous êtes prêt à retrousser vos manches pour faire le travail : vous vous mettez « dans le bain » pour devenir un expert auprès de votre équipe. Vous vous épanouissez en étant capable de faire tout ce qu’il faut pour que le travail soit fait.

• Sens de l’éthique : vous faites toujours ce qu’il faut.

• Vous apportez votre sens de l’humour et votre humilité au travail tous les jours.

Premier entretien avec les Ressources Humaines.

Second entretien avec Barbara, notre Cheffe du Département Meetings & Events.