Vous souhaitez contribuer à la performance quotidienne des commerces en gare ? Relevez le challenge en rejoignant la Direction Ressources & Performance de SNCF Retail & Connexions !

Rattaché à la Responsable Gestion Locative, l’Assistant de Gestion Immobilière assure la bonne exécution financière des contrats d’occupation temporaire, facture les redevances d’occupation, suit la performance des contrats et recouvre les sommes dues par les occupants.

Analyser et saisir les contrats avec les personnes publiques

• Vérifier les éléments du contrat d’occupation signé transmis et les intégrer dans le logiciel de gestion locative EVEN

• Collecter auprès des interlocuteurs gestion locative et valorisation en Directions territoriales les informations indispensables au traitement administratif des contrats avec les personnes publiques

• Actualiser et saisir dans l’outil OCCO de gestion des opérations de l’entreprise, les informations spécifiques au service et périmètre géré

• Constituer le dossier administratif de l’occupant

Gérer la vie du contrat

• Apporter assistance quotidienne aux Directions territoriales de G&C et aux occupants

• Assurer le relais entre l’occupant, les services internes de R&C et SNCF, dans le cadre de problématiques liées à l’exploitation des emplacements

• Traiter les litiges et réponses aux courriers émanant des occupants

• Demander aux services internes et externes compétents d’établir l’état des lieux de l’occupant   

• Préparer le solde de tout compte des occupants partis

• Assurer un suivi constant des indicateurs de gestion mis en place

• Assurer un reporting hebdomadaire auprès de sa hiérarchie

• Participer à l’amélioration et au développement du logiciel de gestion

Traiter le quittancement des éléments financiers du contrat et assurer le contrôle sur le portail CHORUS dans le cadre de la dématérialisation des factures spécifiques aux contrats conclus avec les personnes publiques

Facturation automatique depuis EVEN :

• Redevances et charges :

  Vérifier les indexations avant édition des lettres de révision

  Vérifier le journal de quittancement automatique mensuel et trimestriel des redevances et charges

  Traiter l’édition des factures et assure le classement et l’archivage

• Compléments variables le cas échéant

Facturation ponctuelle depuis EVEN :

• Calculer, saisir, établir les premières factures de redevance, de charges et dépôt de garantie, suite à la saisie du contrat

• Établir les factures relatives :

  Aux frais bancaires ou autres honoraires

  Aux taxes foncières après vérification des montants transmis par SNCF, et l’adresse à l’occupant accompagnée des justificatifs

  Aux charges après réception des montants par SNCF

Contrôle exécution des dépôts sur portail CHORUS Pro via Neotouch :

• Vérifier la bonne intégration des données des factures issues de l’outil de gestion EVEN vers la plateforme dédiée CHORUS jusqu’à la validation de la mise en paiement des factures

• Analyser les rapports à chaque étape d‘avancement du processus d’intégration

• Traiter les rejets, à recycler, celles suspendues ou à valider selon la solution appropriée et faire les corrections nécessaires soit sue la plateforme soit dans l’outil de gestion si ce sont des informations manquantes récurrentes

• Traiter toutes les demandes auprès des occupants dits publics en lien avec les interlocuteurs en DRG

• Faire remonter au manager et au service SI les difficultés rencontrées, dysfonctionnements et besoins d’évolution des outils Even et Chorus Pro

Traiter le recouvrement

• Relancer les occupants par téléphone pour les montants impayés

• Préparer les courriers de relance et de mise en demeure (vérification des données chiffrées issues d’EVEN, traitement de l’envoi, etc.)

• Rédiger un courrier accompagné des pièces justificatives à l’huissier pour délivrance d’un commandement de payer après accord au mandant

• Constituer le dossier de pré-contentieux à destination du service juridique pour action en recouvrement après accord du mandant.

• Participer aux réunions d’impayés mensuelles : alerter des situations à risque et demander arbitrage sur les actions à mener

Apporter assistance en interne et externe

• Contribuer au contrôle des chiffres d’affaires des occupants : gérer le calendrier des remises de documents, présélectionner les occupants susceptibles d’être audités, assurer l’interface auprès des cabinets comptables et des occupants sur les données manquantes, tenir à jour le tableau de suivi des campagnes de contrôle

• Aide ponctuelle auprès du service financier pour la saisie des encaissements en cas de surcroît d’activité

• Émettre un avis circonstancié et des informations de gestion sur les occupants dans le cadre des fins de contrats du portefeuille géré

• Répondre aux sollicitations d’interlocuteurs internes ou externes (solvabilité, modalités de départ, redevances, clauses du contrat, etc)

UN PROFIL AIGUISÉ

• BAC+2 gestion PME/PMI ou BTS métiers de l’immobilier

• Expérience souhaitée de 2 à 3 ans dans le domaine de l’immobilier

• Goût du travail en équipe et de la coopération transversale

• Rigueur, organisation, autonomie

• Pragmatisme et réactivité

• Dynamisme, sens de l’anticipation et esprit d’initiative

• Très bon relationnel, écoute

• Aisance avec les outils informatiques

• Analyse et exécution de clauses contractuelles, notamment financières

• Après une première évaluation de la cohérence des profils avec les compétences attendues, le service RH transfère les CV au responsable de service, qui sélectionnera les candidats à recevoir.

• Le service RH organise les rendez-vous avec les candidats sélectionnés.

• Le processus compte 1 à 3 entretiens, avec le responsable qui recrute, le service RH et un membre CODIR le cas échéant.

• Après débriefing collégial, le service RH contacte le candidat pour l’informer si sa candidature est retenue.