ASSISTANT(E) DE GESTION ET COORDINATION NATIONALE

LA DEFENSE - 92

Mission :

Rattaché(e) au Directeur de la Région Nord-Ouest Val de Loire (NOVDL) qui a le rôle également de Référent National pour nos clients « grands comptes », vous assurez un support administratif pour la gestion technique des activités régionales et la coordination nationale. Vous collaborez avec les agences locales de la Région, les équipes de la Direction Technique Résidentielle et les autres Directions Régionales afin de garantir une gestion fluide et efficace des mandats. Vous êtes également en contact direct avec les clients institutionnels pour assurer le suivi optimal des dossiers.

Sans que cette liste soit exhaustive, vos principales missions seront :

1.       Support administratif de la Région NOVDL et de la Direction Technique Résidentielle :

·         Gestion administrative courante : création de fournisseurs, ordres de services, suivi des tableaux de bord, gestion du courrier.

·         Suivi des sinistres et préparation des reportings spécifiques (incendies…).

·         Préparation et diffusion de reportings pour la région NOVDL et la Direction Technique Résidentielle.

·         Répondre aux demandes des services internes (factures, fluides, fournitures, etc…)

·         Constitution et suivi des demandes de subvention pour certains clients.

·         Assistance aux membres de l’équipe et coordination de l’information entre les collaborateurs régionaux et nationaux.

·         Organisation des déplacements et gestion des notes de frais.

2.       Coordination nationale des « grands comptes » :

·         Relation administrative avec les clients : anticipation des besoins, gestion des sollicitations et amélioration des process.

·         Suivi des obligations contractuelles, planification et reportings réguliers en liaison avec les entités opérationnelles (17 agences en France).

·         Préparation et organisation des réunions nationales avec les clients, suivi des décisions et des actions à mener

·         Gestion des taxes (foncières, logements vacants, ordures ménagères, habitation), et des contrats de fournitures fluides (électricité notamment)

L’intégralité de ces missions sera effectuée dans le respect de la législation, des délais et des prescriptions de l’entreprise.

Profil recherché :

·         De formation Bac+2 minimum avec une expérience confirmée (minimum 5 ans) en assistanat de direction ou assistanat de gestion dans un environnement exigeant ;

·         Expérience ou compréhension des activités de gestion technique résidentielle, de la relation client institutionnel et des obligations liées aux mandats de gestion ;

·         Capacité à rédiger, élaborer et diffuser des rapports réguliers et à assurer une coordination efficace des tâches entre les régions et les services ;

·         Capacité à interagir efficacement avec des interlocuteurs variés, y compris des clients institutionnels, avec discrétion et sens de la confidentialité ;

·         Savoir travailler de façon autonome tout en prenant des initiatives pour améliorer les processus et anticiper les besoins des clients et de l’équipe.

·         Capacité à travailler de façon collaborative, à coordonner les flux d’information et à soutenir les équipes dispersées géographiquement

·         Capacité à organiser efficacement les tâches quotidiennes, à gérer les priorités, à respecter les délais et à maintenir la qualité de travail sous contrainte ;

·         Rigueur et précision dans la gestion des documents, des dossiers et des obligations administratives pour assurer leur conformité et leur exactitude.

·         Maîtrise des outils bureautiques : Excel (tableaux de bord, tableau croisés dynamiques, suivi d’indicateurs), Word, PowerPoint.

Contrat de travail :

·         Contrat : CDI

·         Statut : Agent de Maitrise

·         Temps de travail : Du lundi au vendredi : 37h30 hebdomadaire avec RTT

·         Salaire Fixe sur 13 mois selon expérience

·         Période d’essai de 3 mois renouvelable

Autres avantages :

·         Ordinateur portable et téléphone mobile

·         Titres restaurants avec la carte Swile

·         Télétravail 1 journée par semaine à l’issue de la période d’essai

·         Mutuelle et Prévoyance

·         Comité d’entreprise

·         Participation

Lieu de travail :

·         Siège social situé dans l’immeuble Cœur Défense – Tour A - 100 Esplanade du Général de Gaulle – 92931 Paris La Défense

Formation/intégration :

·         Formation interne aux outils et méthodes de travail