Dans le cadre d’un remplacement nous recherchons un(e) assistant(e) polyvalent(e) en CDI à partir de septembre 2024.

Rattaché(e) à la responsable du service d’assistanat, vous travaillerez avec 2 autres assistantes. Vous serez en contact avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise que vous devrez accompagner dans leur quotidien.

Vous serez également en contact avec des clients et des prestataires externes ainsi qu’avec les services des autres sociétés du groupe setec.

Vos missions seront les suivantes :

• Prise en charge de l’accueil téléphonique et physique
• Elaboration et gestion des badges des collaborateurs
• Gestion des courriers, des colis et des livraisons
• Gestion des archives papiers et numérique
• Gestion d’agenda, prise de rendez-vous, mise à jour des contacts
• Gestion des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transports et des hébergements, création d’ordre de mission...)
• Organisation de réunions, préparation et mise en forme de dossiers, classement documentaire
• Commande et gestion des stocks de fournitures et des EPI (équipements de protection individuelle)
• Rangement des fournitures et des EPI dans les espaces dédiés
• Etablissement des devis et des bons de commandes quand nécessaire
• Aiguillage des factures sur le logiciel interne de la société
• Gestion des locaux : tournées de contrôle, rangement des espaces, petits nettoyage (salles de réunions, tasses et gobelets visiteurs…)
• Coordination/suivi du travail des agents d’interventions extérieurs (gros nettoyages, intervention technique...)
• Assistance aux équipes projets sur affaire (rédaction de documents, mise à jour de données dans des tableaux excel, codifications des documents, mise en forme de documents, rédaction de comptes-rendus …)
• Participation à la création de mode-opératoires ou procédure sur l’activité d’assistanat

Cette liste n’est pas exhaustive, en fonction de votre profil d’autres missions pourront vous être confiées.

Profil

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 de type assistanat de manager ou de gestion, vous avez acquis une première expérience réussie d'au moins deux ans dans les fonctions de secrétariat ou d’assistanat. 

Impliqué(e), vous possédez un grand sens du service et aimez travailler en équipe. Vous faites preuve de rigueur et d’organisation, et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (outlook, teams, word, power point). Vous avez l'habitude d'utiliser excel pour des tâches courantes (création de tableau, mise en forme d'un tableau, formules, saisie de données etc..)

Vous savez gérer un système de classement. Votre orthographe est irréprochable et vous possédez un bon relationnel ainsi qu’une bonne élocution.

Nous vous proposons un contrat en CDI à temps plein 39h/semaine

Rémunération selon profil entre 2100€ et 2700€ brut par mois (12 mois)

CSE + Restaurant d'entreprise + Association sportive + Prime d'intéressement/Participation + Prime vacances