Pour renforcer l’équipe en place, nous recherchons un Office Manager H/F.

Sous la responsabilité de notre Directrice Administrative et Financière, vous êtes chargé(e) de la gestion efficace des opérations quotidiennes du bureau, de la coordination des activités administratives et de la création d’un environnement de travail professionnel et productif.

Vous jouez un rôle essentiel dans la coordination de diverses fonctions au sein de l’entreprise.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Office Management

Vous serez chargé(e) du confort des salariés au bureau et êtes force de proposition pour améliorer le bien-être des collaborateurs et améliorer leur environnement de travail :

• Vous participerez avec le pôle communication à la préparation des équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs.

• Vous organisez les bureaux, la salle de réunion, la cuisine et êtes garante de la propreté.

• Vous organisez et supervisez les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail au sein de l’entreprise

• Vous gérez le parc téléphonie et assurez le lien avec le prestataire en cas de problématique (mettre à jour la liste du matériel téléphonique, liste téléphonique, etc)

• Vous êtes notre référence en matière de décoration et d’entretien des locaux

• Vous serez à la charge de la gestion de la flotte automobile et assurerez l’entretien des véhicules

Services Généraux

Vous assurez la gestion des locaux et le bon fonctionnement au quotidien et êtes force de proposition pour la mise en place de process / outils en lien avec votre fonction, destinés à structurer ou maintenir un excellent niveau d’organisation :

• Vous gérez l’accueil physique et téléphonique (livreurs, candidats, prestataires, clients, nouveaux embauchés…)

• Vous pilotez et êtes l’interlocuteur privilégié de nos prestataires externes : ménage, téléphonie, fournitures, petits travaux de maintenance, assurance, alarme, clim, machine à café, fontaine à eaux…

• Vous effectuez les commandes de matériel : petits mobiliers et petites fournitures,

• Vous êtes en charge de la gestion des stocks : fournitures bureaux et alimentaire,

• Vous organisez le contrôle des équipements des locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur (norme ISO) et garantissent la sécurité des personnes et des biens (vérifications périodiques : installations électriques, extincteurs, ventilation, fontaines à eau …) ;

Administratif

• Vous traitez les briefs entrants reçus par téléphone, et alimentez le tableau de suivi

• Autres petites tâches administratives diverses en fonction des besoins

Liste non exhaustives*

COMPETENCES REQUISES

Soft skills (savoir-être) :

- Esprit d’initiative

- Excellente expression orale et écrite

- Aisance relationnelle

- Disponibilité, sens du service

- Rigueur, organisation, autonomie

- Sens de la confidentialité, qualité de réserve

Hard skills (savoir-faire) :

- Bonne communication

- Maitrise des outils bureautiques (Pack Office)

- Capacité à gérer les priorités

- Connaissances des méthodes de l’assistanat

- Maitrise de l’administratif

PROFIL REQUIS

- Titulaire d’un BAC+1 minimum

- Expérience de 1 ou 2 ans minimum dans le domaine d’assistant de direction/manager

AVANTAGES

- Carte SWILE

- Chief Happiness Officer

- Coach sportif 1 fois/semaine aux frais de l’employeur

- Team Buildings fréquents

- Une bonne ambiance, et de la bienveillance !

AUTRES INFORMATIONS

- Rémunération : selon votre profil

- Conditions de contrat : alternant – apprentissage sur 35h

1er entretien avec la chargée de recrutement

2e entretien avec la DAF

Dernier entretien avec la dirigeante