L’Agence Phénomène (groupe WMH) recrute !  http://www.phenomene.com

Qui sommes-nous ?

Phénomène, c’est bien plus qu’une agence : c’est un collectif d’experts en événementiel, en film, en digital.

En tant qu'Office Manager de la BU Phénomène, vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative et logistique du quotidien. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la responsable des productions vidéos et la responsable administrative et financière pour assurer le bon fonctionnement de l’équipe.

Gestion du personnel :

• Organiser les plannings des productions et des disponibilités des freelances.
• Gérer les déclarations, contrats et archivage de documents administratifs.
• Assurer les tâches administratives quotidiennes : gestion des factures, notes de frais, etc.
• Aider au reporting en contribuant à la mise à jour des tableaux de bord.

Faciliter la vie quotidienne des équipes :

• Gérer et fournir les équipements nécessaires (ordinateurs, badges, etc.).
• Renseigner et mettre à jour les systèmes d’information.
• Gérer les agendas et plannings des équipes.
• Assurer la communication interne et externe, en facilitant les flux d’informations.
• Planifier les réunions, rendez-vous et événements internes.

Profil recherché : 

• Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et polyvalent(e).
• Vous avez une première expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans un environnement d’agence.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (pack Office, outils de gestion de plannings, etc.).
• Vous êtes proactif(ve), avec une capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• Un excellent relationnel et une capacité à travailler en équipe sont essentiels.
• La maîtrise de l’anglais est un plus.