Pro manažery: Nejlepší rituály, které můžete ve svém týmu zavést

„Dobrý rituál poznáte podle toho, že rozhýbe celý tým,“ říká schůzolog Louis Vareille. Stejně jako šaman, i manažer je ve chvíli týmového rituálu prostředníkem, který může pracovat s energií na pracovišti ku prospěchu všech. „Rituál, v původním slova smyslu, označuje okamžik změny, přechodu,“ vysvětluje odborník. „Vychází z kultury a historie, vezměte si například rituály amazonských kmenů nebo některých náboženství.“

Skutečně fungující rituál poznáte podle toho, že se nejedná jen o zvyklost, která se pravidelně opakuje, ale je to jedinečná a mocná chvíle, která mezi lidmi posiluje pocit sounáležitosti. Proč tedy někteří v pracovních rituálech vidí jen další z projevů dnešní společnosti posedlé schůzováním? Jaké rituály fungují nejlépe a jak přesvědčit pracovníky, že je dobrý nápad je provozovat?

Týmové rituály a jejich pozitiva

Rituál pochází z latinského slova „ritualis“, což znamená obřadný, a jedná se o záměrné jednání, jehož cílem je dodat smysl nějaké činnosti. Ludovic Girodon, lektor a autor působící v oblasti managementu, v něm vidí více než jen běžný zvyk, je to podle něj „význačný okamžik, oficiálně zařazený do programu, během nějž na chvíli vystoupíme z každodenní pracovní rutiny, která má většinou přednost před vším ostatním“. Stručně řečeno, je to setkání, které členům týmu umožní se na chvíli zastavit, získat odstup a navázat spojení s ostatními. To platí samozřejmě pod podmínkou, jak dodává náš expert, že se jedná o setkání, která jsou „pravidelná, povinná a týkají se všech členů týmu“. Ze strategického hlediska jsou takové momenty velmi důležité, a to jak vzhledem k nejistým ekonomickým a sociálním okolnostem, ale také k narůstající popularitě hybridní organizace práce, která způsobila, že lidé potřebují větší pomoc s udržováním společenských vztahů.

Rituály na pracovišti totiž mohou sloužit vícero účelům:

• Ujasnění pozice a bilancování: Během společných chvil si mohou šéf s podřízenými vyjasnit nejrůznější otázky a snížit tak stres a nejistotu na pracovišti, je to ale také příležitost se ohlédnout za odvedenou prací, vyhodnotit výsledky a domluvit se na dalších úkolech.
• Ocenění týmové práce: Některé rituály jsou užitečné v tom, že se při nich hodnotí práce vykonaná nad rámec běžného očekávání, zaměstnancům je během nich projeveno uznání, takže je to následně motivuje, aby si udrželi stejný pracovní standard.
• Zlepšování komunikace: Zaměstnanci mají možnost se dozvědět nové informace a svobodně vyjadřovat své nápady, takže se zvyšuje transparentnost, efektivita komunikace a zabraňuje se možným nedorozuměním.
• Posilování soudružnosti a týmového ducha: Když mají lidé možnost se poznat i mimo každodenní svázané pracovní prostředí, lépe se budují mezilidské vztahy. Čím lepší je týmový duch a čím více na něm pracujete, tím víc se zlepšuje spolupráce i komunikace mezi kolegy. Také dochází k menšímu počtu sporů, protože spolu lidé lépe vycházejí, a navíc mezi nimi sílí pocit solidarity.
• Podpora inovací a kreativity: Některé rituály jsou pro zaměstnance příležitostí přemýšlet trochu kreativněji a neotřele, hlavně co se týče řešení problémů nebo experimentování s novými pracovními postupy. Pokud chce vaše firma zůstat konkurenceschopná, pak je takové přemýšlení rozhodně velmi užitečné.

Jak je tedy možné, když jsou rituály očividně samá výhoda, že je potřeba zaměstnance skoro přemlouvat, aby se uráčili zúčastnit další pečlivě naplánované společné aktivity v pořadí? „Úplně se zapomnělo na původní smysl rituálů, a tím začala jejich tradice upadat,“ říká s lítostí v hlase Louis Vareille. Jinými slovy, protože se v práci dělají porady a schůze jako na běžícím páse, setkávání zaměstnanců zcela pozbylo na významu. Místo setkávání v uzavřeném kruhu blízkých osob, kde si každý dobíjí energii, se z rituálu stala vyčerpávající povinnost, která naopak zabíjí motivaci. Jak tedy najít tu zlatou střední cestu, aby byly pracovní rituály nástrojem ke zlepšování pracovního prostředí, efektivnější spolupráci, motivaci a seberealizaci?

Bez přípravy to nepůjde

Každý týmový rituál by měl být jako společná výprava, na které jsou všichni pracovníci současně cestující a řidiči. Takže tam nemůže nikdo přijít s rukama v kapsách a jen se nechat povozit. „Nestačí, aby šéf prostě rituál zařadil do rozvrhu a všichni zaměstnanci kliknutím potvrdili účast,“ vysvětluje Ludovic Girodon. „Jeho obsah i forma se musí vytvářet společně: Jak dlouho bude trvat? Jak často se bude opakovat? Jaký je smysl rituálu? Jaký je jeho program? Tímto způsobem se ve vaší firmě zavedou rituály, které budou k užitku nejen šéfovi, ale i zbytku týmu.“ Olivier Dubois zastával během své kariéry několikrát pozici výkonného i finančního ředitele a ví o tom své: „Šéf by se neměl snažit převzít nad týmovým rituálem vedení,“ uvádí. „Pokud je domluvený program a jsou o něm všichni předem informováni, zbytek musí probíhat volnou konverzací. Je to týmová práce, šéf je tam jen od toho, aby skupinu motivoval k akci.“

Abyste nespadli do pasti neustálého zbytečného schůzování a aby byla setkávání vašeho týmu skutečně efektivní, doporučuje Louis Vareille postupovat podle jasně daného seznamu. Nejdřív se musí vyřešit, co bude na programu. Měla by to být otázka pro zbytek týmu, na které se budou podílet všichni. „Navrhuji používat šablonu, kterou budou moci všichni upravovat a budou k ní mít přístup ještě před plánovanou poradou,“ vysvětluje. „Jde o to, aby do ní mohl každý přispívat. Také v ní mohou být obsaženy odkazy na dokumenty, kde si mohou zaměstnanci najít další potřebné informace.“ Takže vytvořte sdílený dokument, kam mohou zaměstnanci psát témata, která by chtěli probrat během porady/rituálu. Poslední slovo ohledně finální podoby programu jednání má potom šéf.

„Klidně mohou mít na starost sestavování programu zaměstnanci na střídačku. Takhle se mohou rozdělit všechny povinnosti související s jednotlivými aspekty rituálu: jeden má vždycky na starost sepsání programu, druhý bude setkání moderovat, třetí dělat poznámky a připravovat závěrečnou zprávu. Taky je dobré dát volnou ruku těm pracovníkům, co chtějí projednat nějaké téma, protože je to skvělý způsob, jak otestovat vůdčí schopnosti pracovníků.“ Tím, že se budou zaměstnanci střídat v jednotlivých rolích, dojde k posílení psychologického pocitu bezpečí, protože bude mít každý jednou za čas příležitost stát se centrem pozornosti v rámci kolektivu.

Nehledejte „univerzální návod“, vytvořte si vlastní a zdokonalujte ho

Uvědomte si, že jaký šéf, takový rituál. Nesnažte se proto najít jediný dokonalý návod, jak na to, protože každý plán budete muset přizpůsobit potřebám a očekáváním zaměstnanců. Olivier Dubois například za ideální považuje: „Jednu hromadnou týmovou poradu měsíčně, aby měli všichni k dispozici stejné informace, a k tomu jednou týdně individuální schůzky.“ K tomu by čas od času do programu zařadil něco navíc, jako „novoroční večírek, neformální oběd nebo exkurzi“. Olivier se tedy spíš přiklání k tomu ponechat podřízeným co největší autonomii, ale jinak si každý šéf musí najít svou vlastní taktiku.

Je důležité dát rituálům nějaký řád a strukturu, ale pozor, ať se z toho nestane stereotyp. „Zavedené rituály je potřeba pravidelně přehodnocovat,“ radí Ludovic Girodon. Doporučuje vyzkoušet metodu ROTI (Return on Time Invested – návratnost časové investice), která je podle něj užitečná: „Ať každý zaměstnanec vždycky na konci rituálu od 1 do 5 ohodnotí, jakou návratnost má podle něj investovaný čas. Jednička znamená: ‚Byla to ztráta času a nic jsem se nedozvěděl/a.‘ Pětka znamená: ‚Extrémně užitečné, užil/a jsem si to.‘“ Vysvětluje odborník. Další dobrý způsob hodnocení je brainstorming podle metody KIS: Keep – co bychom měli replikovat i příště, protože to funguje? Improve – co je potřeba zlepšit? Stop – s čím radši přestaneme, protože to k ničemu nebylo? Ve finále je jedno, jakou metodu použijete, hlavně je potřeba umět si udržet odstup a dokázat se na rituál podívat kritickým pohledem.

Stejně tak je jedno, jak časté či originální rituály jsou, samy o sobě budou jen málokdy dostačující, připomíná Louis Varellie a vysvětluje, jak funguje tzv. pyramidový model řízení týmů. Když si představíte pyramidu hierarchie firmy, ve které se nachází jeden hlavní ředitel, čtyři vedoucí pracovníci a třináct řadových zaměstnanců, kolik bude potřeba měsíčních rituálů, aby těchto 18 osob dobře společně fungovalo? „Není to ani jeden, ani pět, ani sedm, ale 89,“ odpovídá Louis Vareille. Každá z jednotlivých schůzek má podle něj „svůj vlastní význam, smysl i tempo“.

Týmové rituály: Návod, jak začít s těmi nejdůležitějšími

Neexistuje sice žádný zázračný recept, který by se dal univerzálně použít na každém pracovišti, ale přece jen známe konkrétní druhy rituálů, které vám mohou pomoci zvednout motivaci a angažovanost pracovníků.

Každodenní kontrolní porada (tzv. daily)

Formát: „Jedná se o setkání týmu, které se koná každý den, netrvá víc než deset minut a jehož cílem je posilovat vazby v týmu. Každý během něj může říct, co dělal den předem a co má v plánu na dnešek. Hlavně se ale jedná o příležitost se ozvat, pokud někdo potřebuje pomoc ostatních,“ vysvětluje Louis Vareille.

Cíl: Jedná se o užitečný rituál, jehož cílem je udržení energie a solidarity. Současně během něj může šéf zjistit, jak na tom kdo z týmu je a jak pokračují rozpracované projekty.

Tip navíc: Těmto rychlým poradám se někdy přezdívá „stand-up meetingy“ a konají se většinou ráno, u kávy, která se pije vestoje. Jsou skvělou příležitostí ke zvýšení angažovanosti a motivace týmu.

Schůzky mezi čtyřma očima (tzv. one-to-one)

Formát: Jedná se o individuální setkávání mezi nadřízeným a jednotlivými členy týmu. Mělo by probíhat jednou týdně, v přesně stanovený čas. Zaměstnanci a zaměstnankyně během nich mají možnost ve svém vyhrazeném časovém úseku pořešit témata, která se týkají krátkodobých a střednědobých cílů, aby mohli v klidu a samostatně pokračovat v práci na přidělených projektech.

Cíl: „Nejedná se možná o týmový rituál v pravém slova smyslu, přesto jde o rituál, který je pro tým klíčový,“ vysvětluje Louis Vareille. Krom toho, jak dodává Ludovic Girodon, tento rituál umožňuje: „Získat perspektivu a zeptat se na hlubší otázky, například – jsem jako nadřízený dostatečně nápomocný? Na čem bych mohl zapracovat? Nacházíte ve své práci smysl?“

Tip navíc: „Stejně jako u všech ostatních rituálů i tady platí, že se na jejich plánování musí podílet jak nadřízený, tak podřízený,“ upřesňuje Louis Vareille. Během individuálního setkání by měl mít zaměstnanec příležitost probrat věci, které jsou pro něj důležité a na které potřebuje znát názor svého vedoucího.

Týdenní porada pro zvýšení produktivity

Formát: Jak napovídá nadpis, tato týmová porada by se měla konat jednou týdně. Podle výše zmíněného pyramidového modelu by se měla být tato schůze konat nejen na úrovni vedoucích pracovníků, ale také mezi jednotlivými vedoucími a jejich týmy.

Cíl: „Každá porada je krokem na cestě, po které kráčí pracovní tým směrem k dosažení dokonalosti. Jinými slovy, tyto porady nejsou od toho, aby se na nich řešily jiné projekty než ty, co se přímo týkají fungování týmu,“ vysvětluje Louis Vareille. „To znamená, řeší se tu personální otázky, školení, nábor, rozpočet, plánování, synchronizace projektů… Ale do konkrétních projektů se nezabíhá. Je potřeba řešit projekty z obecného, a ne konkrétního hlediska.“

Tip navíc: Týdenní porady můžete pojmout i trochu originálním způsobem. Například ve společnosti Google dostalo známé rčení TGIF (Thank God It’s Friday – díkybohu, že je pátek) zcela nový význam: Každý pátek odpoledne se konalo fórum, během nějž se mohl každý zaměstnanec otevřeně na cokoliv zeptat vedení nebo se podělit o své problémy.

Měsíční a čtvrtletní porady pro získání perspektivy

Formát: Měsíční a čtvrtletní týmové plenární schůze pro všechny členy oddělení. Jednou měsíčně a jednou za čtvrt roku se zaměstnanci sejdou, hodnotí uplynulý měsíc/čtvrtletí a plánují priority pro nadcházející měsíc či měsíce.

Cíl: Zaměstnanci v celé řadě nejrůznějších funkcí díky těmto schůzím získají obecnější přehled, připomínají se během nich dlouhodobější cíle a prostředky potřebné k jejich realizaci. „Měsíční/čtvrtletní porady jsou klíčové pro rozbor otázek tzv. VUCA (Volatility – nestálost, Uncertainty – nejistota, Complexity – komplexnost a Ambiguity – nejednoznačnost) a/nebo BANI problematiky (Brittle – zranitelnost, Anxious – úzkost, Non-Linear – nelineárnost a Incomprehensible – nesrozumitelnost). Jedná se o dvě možná označení neustále se vyvíjejícího světa, ve kterém se nyní pohybujeme. Související témata proto nejde rozebírat v intervalu delším než tři měsíce,“ vysvětluje Louis Vareille.

Tip navíc: Během těchto porad můžete zavést sekci Zeptej se mě na cokoli (Ask me anything – AMA). Zaměstnanci mají během ní možnost se zeptat jak svých kolegů, tak přímo členů vedení na cokoliv, co je zajímá. Tím se buduje důvěra mezi zaměstnanci a vedením a pracovníci cítí, že jim někdo naslouchá a že jsou opravdovou součástí kolektivu.

Strategický výroční seminář

Formát: Výroční semináře mohou trvat půl dne, nebo taky dva dny. Pro pracovní týmy je to příležitost získat odstup od každodenní rutiny a pozorněji se zaměřit na aktuální strategie i na to, jestli nebude potřeba je vzhledem k novým skutečnostem a potřebám nějak přehodnotit.

Cíl: „Výroční semináře slouží k hlubší analýze výsledků, diskuzi o vývoji v oboru a formulování změn stávajících strategií,“ vypočítává Louis Vareille. „Jinak řečeno, odpovídá se na nich na otázku: jak je potřeba upravit strategii, na které jsme se domluvili před třemi lety? A jak bychom podle toho měli přehodnotit priority pro příští rok?“

Tip navíc: Jestli se chcete skutečně odpoutat od každodenní rutiny a získat nadhled, možná to bude chtít pracovníky rozhýbat nejen metaforicky, ale i doslovně – to znamená uspořádat výroční seminář v jiném prostředí než tam, kde se zaměstnanci pohybují každý den. Vyberte prostředí, které bude nejen nové, ale také inspirativní, aby podněcovalo kreativitu.

Čtrnáctidenní porada pro vedoucí týmů za účelem sdílení osvědčených postupů

Formát: Všichni vedoucí pracovníci kromě nejvyššího managementu se setkávají dvakrát měsíčně, aby mohli vzájemně prodiskutovat problémy, které ve svých funkcích musí řešit, a podělit se o nejlepší možná řešení.

Cíl: Účel tohoto rituálu je především probrat informace, které vedoucí pracovníci dostávají shora, a konzultovat stav jednotlivých týmů a jejich motivaci. Zbývající čas mohou vedoucí týmů věnovat vzájemné pomoci: Někdo se třeba svěří s nějakým problémem, který v práci nastal, a ostatní mu nabídnou zpětnou vazbu a doporučení, jak problém řešit.

Tip navíc: Například ve firmě Ignition Program se takové porady nazývají „Forum Team Lead“, takže se třeba také zamyslete nad nějakým hezkým jménem či prostředím, kde by se mohli výše postavení pracovníci setkávat. Zvýšíte tím kolegialitu mezi vedoucími pracovníky a pocit solidarity.

Workshopy pro lepší osobní i kolektivní rozvoj

Formát: Akce sloužící k ocenění zaměstnanců nebo poskytování feedbacku, školení, semináře, mentoringové programy… Budete-li investovat nejen do osobního rozvoje jednotlivých zaměstnanců, ale i do rozvoje týmu jako celku, budete tím přispívat k motivaci a angažovanosti zaměstnanců a budování příjemné pracovní atmosféry.

Cíl: Tyto rituály jsou naprosto nezbytné pro dobrý profesionální rozvoj vašeho týmu, protože podporují kulturu dalšího vzdělávání, učení a transparentnosti. Dále slouží ke zlepšování dovedností pracovníků i k budování jejich sebevědomí.

Tip navíc: Každý šéf si může vymyslet vlastní příležitosti k oslavě. „Můžete zorganizovat workshop na prakticky jakékoli téma, třeba ‚workshop na téma boj proti frustraci‘, kam si každý zaměstnanec přinese sepsané tři body, které ho na pracovišti rozčilují,“ navrhuje Ludovic Girodon s tím, že se takhle členové týmu krásně naučí dávat i přijímat konstruktivní zpětnou vazbu.

Výroční schůze pro dlouhodobé plánování

Formát: V tomto případě se jedná o delší schůzi, na které se sejde opravdu celá firma a kde je obvykle představena globální strategie a vize společnosti. Diskutuje se zde o plánovaných krocích, probírají se čísla a případné změny v organizaci.

Cíl: „Výroční schůze slouží k připomenutí toho, jaký smysl má vykonávaná práce, a všichni zaměstnanci by se během ní měli naladit na stejnou vlnu,“ popisuje náš odborník Louis Vareille.

Tip navíc: Mnoho firem na podobných akcích využívá aplikace jako NGL, TEllonym nebo ASKfm, které slouží k anonymnímu pokládání dotazů v reálném čase. Díky tomu jsou velké schůze dynamičtější a členové týmu mohou poskytovat okamžitou zpětnou vazbu.

Malé rituály, které posilují kolegialitu

Formát: společné obědy nebo večírky, sportovní či kulturní akce, kulinářské workshopy, meditace, procházky na čerstvém vzduchu… Všechny tyhle zábavné společné aktivity slouží k tomu, aby se v neformálním prostředí mohli pracovníci trochu uvolnit.

Cíl: Poskytnout pracovníkům chvíli oddechu mimo pracoviště, aby se mohli lépe poznat. Často se během nich odhalí různé nečekané dovednosti či vlastnosti a posílí se pocit týmové solidarity.

Tip navíc: Někdy se vyplatí zařadit na program nějakou aktivitu, která dobře „prolomí ledy“, aby se komunikace mezi pracovníky mohla rozběhnout přirozeněji. Nezapomínejte, že je potřeba aktivity různě střídat a měnit, aby neopadlo nadšení a aby si každý člen týmu mohl najít to své. Ideální by bylo udělat schránku na nápady (může být anonymní, ale nemusí), kam budou zaměstnanci házet svoje návrhy.

Jste jejich vedoucí, a proto je na vás, abyste svému týmu dávkovali rituály v takovém množství, v jakém je potřeba. Pamatujte, že s empatií a kreativitou dojdete dál než s rozkazováním.

Překlad: LexiPro
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.