Recruteurs, comment choisir l'ATS qui vous ira comme un gant ?

C’est désormais un adage bien connu : marque employeur et marketing font bon ménage ! L’ATS (pour Applicant Tracking System) est ainsi un peu le CRM (Customer Relationship Management) des RH (on n’est pas bien, là, entre acronymes ?). En bref, un logiciel quasi miracle pour sourcer, qualifier et suivre les candidats tout au long des campagnes de recrutement. L’objectif ? Avoir une vision plus transversale et actionnable du vivier de postulants et gagner en qualité et performance de recrutement. Voici nos conseils pour bien choisir son ATS.

L’ATS : 4 fonctions clés pour accélérer les process RH

La promesse principale de ces logiciels, c’est d’améliorer votre performance, grâce aux 4 bénéfices que les ATS peuvent vous offrir.

Centraliser

Boîte mail, agenda, feedback, actions à mettre en œuvre, CVthèque ou encore échanges avec l’opérationnel… Tout est regroupé dans un logiciel unique pour votre confort – de la publication de l’offre à la gestion des profils. Une réponse parfaite aux pics d’activité, notamment lors de vos campagnes de recrutement. Le nombre de candidatures pouvant vite monter en flèche, l’ATS permet de garder la tête froide. D’où le fait que la démocratisation de ces progiciels a d’abord commencé chez les entreprises de plus de 5000 salariés : elles sont 90 % à les utiliser en 2023.

Automatiser

Entendons-nous bien, l’idée de l’ATS n’est pas de se substituer à votre travail de recruteur. Simplement d’améliorer vos performances avec un logiciel « assistant » qui automatise les tâches répétitives et permet de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée. Une aide précieuse !

D’autant que la data ainsi récoltée (profils, compétences, parcours, études, recommandations…) participe à améliorer l’expérience candidat. Ainsi, le nombre de professionnels RH justifiant de compétences en analyse de données a explosé ces 7 dernières années : + 242 % selon LinkedIn.

Collaborer

Avec une interface unique, l’ATS vous permettra d’encourager et de simplifier les échanges entre services. Les équipes opérationnelles peuvent en effet communiquer plus facilement leurs besoins et retours, sans risque de perte d’informations. Oubliées les interactions fastidieuses et peu constructives, les décisions se font plus rapidement et surtout, le recrutement prend une place plus centrale dans la vie de l’entreprise.

Se conformer

Les exigences RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) concernent aussi les RH. Beaucoup d’informations sont en effet sensibles. L’ATS les sécurise de façon automatique et organisée pour plus de réactivité en cas de demande de rectification ou de suppression. Un enjeu toujours d’actualité, bien qu’en 2022, deux fois plus d’entreprises ont sauté le pas de la digitalisation de leur registre des traitements de données personnelles : en 2019, elles n’étaient que 15 %, selon le baromètre RGPD 2022 de Data Legal Drive.

L’ATS au cœur des enjeux de la marque employeur

Vous l’aurez compris, l’ATS promet d’accélérer les process. Un enjeu opérationnel de taille qui ne doit pas pour autant omettre d’intégrer des questions plus stratégiques en entreprise. Et si, au-delà du gain de temps, l’ATS était aussi et surtout un investissement pour travailler sa marque employeur et répondre aux nouveaux enjeux de communication ?

Choisir un ATS pour offrir une expérience candidat mémorable

Les candidats sont exigeants. Habitués à vivre une expérience fluide, personnalisée et efficace dans leur vie personnelle, pourquoi cela serait-il différent dans la vie professionnelle ? C’est ici un avantage clé de l’ATS : il va en effet fluidifier l’expérience et adresser les nouveaux standards :

• en proposant des sites de recrutement ergonomiques et profilés, notamment selon la géographie ou le type d’emploi ;
• en optimisant les échanges et les process de recrutement avec une réactivité accrue des recruteurs ;
• en apportant plus de conseils et d’accompagnement pour, par exemple, orienter les profils vers des métiers moins connus où vos besoins peuvent être importants.

Mieux cerner votre stratégie et vos besoins

Au-delà d’améliorer les process, l’ATS apporte un éclairage nouveau sur votre marque employeur. En effet, vous voilà en mesure de suivre les performances de vos campagnes de recrutement et d’identifier les points bloquants dans l’expérience candidat. Une fois le dashboard bien configuré, les datas prennent tout leur sens et font ressortir vos besoins, vos axes d’amélioration. Vous allez ainsi pouvoir optimiser vos coûts et surtout, définir une feuille de route claire pour votre stratégie employeur, en investissant là où il faut.

Pour être une marque employeur orientée « terrain »

L’ATS est un bon outil de collaboration entre les équipes. Il est d’autant plus judicieux de le choisir et le mettre en place lorsque l’entreprise a des besoins très techniques en termes de recrutement. Avec une plateforme unique de communication, le terrain peut faire remonter ses besoins, poser ses attentes en termes de profils, évaluer les candidats, commenter un entretien ou une mise en situation professionnelle. Les équipes RH sont plus précises, interrogent facilement la base existante et gagnent en accompagnement. Bref, un vrai cercle vertueux, pour toutes et tous.

Pour se concentrer sur l’humain

L’humain et l’empathie sont les maîtres-mots des années à venir. Les millenials et la Gen Z chamboulent le monde de l’entreprise et notamment les pratiques de management et de recrutement. Selon une étude LinkedIn, les collaborateurs qui jouissent d’une véritable flexibilité au travail sont 2,6 fois plus heureux de bosser pour leur entreprise. Et les RH sont au cœur de ce processus. Un progiciel comme l’ATS est une partie de la réponse. Il permet en effet aux équipes de se concentrer sur cette dimension humaine sans être plombées par des tâches répétitives et chronophages. Plus de conseil, de suivi et d’historique pour faire patienter et accompagner les candidats, mais aussi les salariés, en capitalisant aussi bien sur des talents externes qu’internes.

ATS : quel processus mettre en place pour faire le bon choix ?

L’offre s’est multipliée ces dernières années. En effet, face à la digitalisation des méthodes de recrutement, beaucoup d’acteurs se sont lancés et ont rejoint les solutions historiques. Voici quelques conseils méthodiques pour vous aider à faire le bon choix.

Bien cerner vos besoins

Inutile de vous équiper avec des technologies à la pointe si vos besoins en recrutement sont limités. À l’inverse, si vous avez une politique RH très riche, étendue, avec des fonctions terrain dynamiques et pointues en termes de recrutement, il vous faudra un logiciel adapté. Autrement dit, il s’agit dans un premier temps de faire le point pour identifier vos modes de fonctionnement et vos difficultés organisationnelles et managériales. On oublie donc les offres toutes plus révolutionnaires les unes que les autres, on cherche plutôt l’adaptabilité, le sur-mesure et le conseil.

Identifier les capacités de vos équipes RH

Pour être adopté, un bon ATS doit savoir se faire discret ! Il est important que la gestion et l’administration du logiciel soient intuitives et fluides. Prenez alors le temps d’identifier la capacité d’adaptation de vos équipes RH et managériales : sont-elles plutôt débrouillardes ? Ont-elles horreur des chiffres ? Quelle perception ont-elles du changement ? Connaissent-elles déjà des outils ou logiciels ? Quels retours en font-elles ? Sont-elles à l’aise avec d’autres solutions digitales ?

Un accompagnement pour plus d’autonomie

Vous souhaitez encourager l’autonomie des équipes opérationnelles et RH* ? Privilégiez les prestataires qui offrent un accompagnement et une formation en début de collaboration. Pour permettre ensuite une bonne autonomie, notamment dans la mise à jour du logiciel ou le suivi. Le but est encore une fois d’automatiser les tâches qui peuvent l’être : il ne s’agit pas de passer plus de temps à débugger, revenir en arrière, demander des autorisations, etc.

Une analyse fine et apprenante

Face à la généralisation des ATS, les candidats ont su s’adapter. Mots-clés dans les CV et lettres de motivation, renvoi vers ses propres réseaux sociaux professionnels… Toutes les techniques sont bonnes pour émerger face à ces « machines ». Ce sourcing doit pour autant rester qualitatif et encourager recruteurs et recruteuses à garder la main sur la sélection pour laisser une chance à des profils moins formatés, qui peuvent s’avérer moteurs dans une entreprise. Le principe d’une « machine apprenante » est en cela un concept intéressant : le logiciel tient compte du travail humain, pour améliorer sans cesse sa sélection, sa classification… Et prendre la place d’un vrai assistant, capable de s’adapter aux retours du recruteur (et non l’inverse !).

Quelles sont les fonctionnalités phares d’un bon ATS ?

Après avoir bien analysé votre situation, vous voilà à un niveau plus pratique : que regarder en termes de fonctionnalités ? Comment distinguer l’indispensable de l’optionnel en fonction de votre propre contexte ?

La multidiffusion automatique des offres d’emploi

Puisque la question est avant tout le gain de temps, la priorité est de pouvoir diffuser vos offres d’emploi de façon automatisée, sur tous les sites identifiés en amont. Vos équipes pourront ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, au lieu de passer des heures à dupliquer les contenus.

Un « espace candidatures » centralisé

Vous devez pouvoir renvoyer simplement et rapidement tous vos candidats vers un espace dédié. Les fonctionnalités peuvent être plutôt simples dans un premier temps : téléchargement de son CV, d’une lettre de motivation, possibilité pour le candidat de renvoyer vers ses réseaux sociaux professionnels. Vous pourrez alors, par la suite, ajouter de nouvelles possibilités comme le suivi de sa candidature, l’agenda, les offres d’emploi similaires… Avec même un site carrière entièrement piloté par l’ATS. Un rêve de RH, n’est-ce pas ?

Un espace de gestion des candidatures

Cet espace doit permettre aux recruteurs et recruteuses, mais aussi aux managers, d’annoter et de suivre les candidatures dans une logique de collaboration. Au-delà des commentaires, il peut s’avérer très vite indispensable de pouvoir définir des tâches ou des événements (entretiens, études de cas, rencontre, envoi de messages) afin de suivre les candidats tout au long du parcours recrutement.

Place à l’ergonomie et la simplicité d’usage

Plus le logiciel sera techniquement accessible, mieux vos équipes adhéreront. Privilégiez des logiciels dont l’ergonomie est facile d’accès. Certaines solutions reprennent des fonctionnalités familières et visuelles pour favoriser l’adoption de l’ATS auprès de tous. À ce sujet, le logiciel doit être accessible à tous vos salariés : vous pouvez même mettre en place une politique de cooptation, où chacun est encouragé à soumettre des profils en ligne.

Un système de tags et d’annotations centralisé

Vous identifiez du potentiel chez un candidat, mais aucun poste n’est ouvert actuellement ? Votre ATS doit vous permettre de taguer les profils pour pouvoir y revenir facilement plus tard. Certes, ce principe peut être appliqué via un fichier Excel, mais avec un ATS, vous serez plus précis. La recherche par mots-clés est par exemple indispensable pour utiliser tout le potentiel d’un ATS.

Une messagerie automatisée

Encore trop peu d’entreprises prennent le temps de répondre aux candidatures. Avec un ATS, cette tâche ne sera plus si chronophage et pourra renforcer votre image de marque employeur. Avec la messagerie automatisée, vous pouvez en effet formater des réponses à envoyer automatiquement en fonction des étapes : bonne réception de la candidature, mise en attente, refus, process et sélection en cours, etc.

Et bien sûr, n’oublions pas les très nombreuses fonctionnalités secondaires qui peuvent se révéler indispensables en fonction de vos besoins et enjeux. Analyse des performances de recrutement, mise en place et correction automatiques de tests techniques ou d’études de cas, fonction rappel, mise en place de workshop pour améliorer les solutions… Pour ne citer qu’elles !

Vous l’aurez compris, l’agitation autour des ATS est à l’image de la digitalisation dans le monde RH : beaucoup de promesses d’innovations, de ruptures. Mais l’enjeu est surtout d’avoir une analyse pragmatique de ses besoins pour identifier la bonne solution et choisir au mieux. L’occasion, in fine, de gagner en efficacité et se recentrer sur les tâches qui comptent : l’humain, tout simplement.

Article mis à jour par Daphnée Breytenbach, photo : Thomas Decamps pour WTTJ