Comment recruter un.e Office Manager ?

Garant.e du bon fonctionnement et de la convivialité au bureau, l’Office Manager est chargé.e d’assister le dirigeant mais aussi ses équipes en les déchargeant de toutes tâches administratives et organisationnelles. Cette fonction support transversale, à mi-chemin entre secrétaire de direction et responsable administratif est relativement méconnue en France. Par ailleurs, la difficulté du recrutement d’un tel profil est liée aux nombreuses expertises que présuppose le poste et l’absence de formation.

Apparaissant souvent dans une entreprise en forte croissance mais dont la taille ne permet pas de disposer d’un service ressources humaines, recruter un tel profil ne s’improvise pas, à plus d’un titre. D’abord parce qu’en tant que point de contact incontournable avec toute l’équipe et les interlocuteurs extérieurs, il/elle est ambassadeur de l’entreprise. De plus, continuellement sollicité.e et devant répondre à des demandes diverses, il devra faire preuve d’une grande rigueur et d’une forte réactivité. Avoir un Office manager chevronné.e au sein de votre organisation sera donc gage de productivité pour vos collaborateurs et d’un recentrage sur votre coeur de métier.

« Un réel couteau suisse qui nécessite un savoir-faire ET un savoir-être indissociables »

Gwenaëlle Leguillon, office manager chez Drivy

Présentation

Véritable relais entre la direction et les employés, l’Office manager est chargé.e d’assurer la coordination inter-services et de diffuser les bonnes informations au bon moment avec les différents interlocuteurs internes comme externes (fournisseurs, prestataires, banques, cabinets comptables…).

Souvent confondu.e avec l’assistant.e de direction, entretenant une relation bilatérale avec un seul manager, l’office manager opère sur un mode multilatéral et dispose d’une responsabilité accrue avec un rôle renforcé en gestion et ressources humaines. Sa fonction dépend de la taille de la structure, de l’importance des effectifs et de la personnalité du dirigeant. Ainsi, suivant le degré d’autonomie du dirigeant, le curseur « assistant personnel » sera plus ou moins utilisé.

Le métier tend aussi à inclure une dimension événementielle (organisation des séminaires, AG, pots de départ, soirées d’équipes) se rapprochant de la fonction du Chief Happiness Officer. Doué.e d’une intelligence émotionnelle, il/elle se doit de créer du lien et, se faisant, doit résumer à travers sa personnalité les valeurs de l’entreprise mais aussi son ambiance de travail.

Le métier comporte une forte dimension managériale à la fois pour soi (auto-formation) et pour les autres.

Le métier s’articule autour de 3 à 5 axes :

• Comptabilité et facturation
• Support RH avec prise en charge des recrutements (sourcing, rédaction de la fiche de poste et de l’annonce, entretien avec les candidats)
• Gestion des services généraux (accueil téléphonique, gestion du courrier, achat de fournitures, gestion d’agendas, organisation de déplacements, réservations d’hôtels, gestion de la flotte des mobiles et véhicules des collaborateurs)
• Assistanat commercial(devis, factures, règlements)
• Gestion des événements et communication interne

Que recherche le candidat ?

Regardez si le/la candidat.e est attiré.e par la polyvalence de la mission, l’exercice d’un poste à responsabilité, le contact humain ou le goût du challenge.

Comment attirer le candidat ?

Préférez parler d’ « Office manager », plutôt que de « secrétaire de direction ». Insister sur l’importance « stratégique » du poste, le « rôle clé » de « team leader ».

Si le poste inclut une facette Chief Happiness Officer, jouez sur le facteur d’attractivité de la dimension bien-être en entreprise.

Si le poste le permet, présentez l’administration des ventes ou le traitement de questions RSE comme l’opportunité d’élargir les domaines d’intervention du candidat.

Evoquez l’identité de votre organisation et en particulier les valeurs humaines et les éventuels labels/certifications RSE obtenus (Great Place to Work, Happy at work…). Evoquez également le périmètre d’action, dont : la taille de l’équipe et le type d’environnement de travail (open-space, flex office, bureaux cloisonnés…).

N’oubliez pas de parler du rattachement hiérarchique afin de préciser la personne avec laquelle l’office manager sera amené à collaborer.

Les compétences à viser

Le métier nécessite de solides bases en management et en comptabilité (problématique de TVA, création de plan de trésorerie). La fonction nécessite donc des profils touche-à-tout, pas forcément experts mais disposant de bonnes connaissances dans leurs domaines d’application (comptabilité, ressources humaines, formation, droit, événementiel, informatique, rédaction, décoration intérieure) et de bon sens.

Les formations à privilégier sont donc les Bac +2 de type BTS assistant de gestion PME-PMI, BTS assistant de direction ou BTS assistant de manager, voir de master en gestion des entreprises.

Les assistant.e.s de direction confirmé.e.s et ayant connu des contextes d’exercice similaires avec la situation de votre entreprise (croissance, transition…) représentent les profils idéaux. Les profils les plus expérimentés, eux, conviendront davantage à une création de poste.

La fonction étant hybride, des profils ayant suivi des formations en commerce, communication, ressources humaines, droit du travail, psychologie/sociologie ou encore médiation culturelle ne sont pas à négliger pour autant.

Le besoin de disposer d’un.e collaborateur/collaboratrice anglophone, qu’il/elle soit bilingue ou ayant une connaissance opérationnelle de l’anglais, dépendra du niveau d’internationalisation de l’entreprise. En fonction de l’internationalisation de votre entreprise, d’autres compétences peuvent être requises (connaissance des procédures de demandes de visas…)

Les logiciels qu’il/elle sera amené.e à utiliser iront de l’indispensable pack office, avec Excel et Word en tête, en passant par la suite Google et des interfaces de communication interne comme Slack. À cela peut s’ajouter la maîtrise d’un ERP pour les entreprises commerciales (SAGE ou SAP).

Les process d’entretien

Le dispositif s’ouvre avec un entretien téléphonique exploratoire avant de basculer sur un à deux entretiens en face à face, impliquant un cadre RH et le manager concerné suivi d’un autre avec les cofondateurs ou le dirigeant/CEO.

Il s’agira de laisser le/la candidat.e démontrer sa capacité à instaurer un cadre de travail agréable en régulant les tensions en entreprise, à savoir répondre à des sollicitations émanant d’interlocuteurs divers et à être force de proposition en matière d’optimisation des structures organisationnelles (process, outils, aménagements de bureau…)

Parmi les questions pouvant être posées figurent :

• Comment organisez-vous votre journée de travail ?
• À quelles tâches journalières donnez-vous la priorité ?
• Quels objectifs aviez-vous lors de votre précédent travail ?
• Décrivez une situation où vous avez dû résoudre des conflits
• Décrivez ce que vous assimilez à une situation de crise en entreprise. Qu’avez-vous fait ? Pourquoi ?
• Quel process administratif a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a moins bien fonctionné ?
• Qu’avez-vous mis en place pour accroître la productivité de votre équipe ?
• Vous êtes chargé.e d’organiser une réunion/un séminaire : quels étapes mettez-vous en place afin de vous assurer que tout le monde soit présent ?
• Comment vérifiez-vous l’adoption de nouvelles procédures/politiques au sein de votre équipe ou de votre organisation ?

L’entretien pourra être complété par une mise en situation ou à un test rédactionnel concernant l’organisation d’un événement interne.

Ce dont il faut parler en entretien

Il faudra dérouler la culture et les valeurs de l’entreprise. Une information sur le degré d’internationalisation de votre société permettra de lever le voile sur l’usage plus ou moins important de l’anglais. Il faudra aussi rappeler le contexte du recrutement (croissance, transition, création/reprise de poste) et le type de profil attendu (assistant personnel principalement dédié à un dirigeant, manager de proximité, CHO…). Il conviendra de préciser les tâches principales et les missions annexes. Il sera nécessaire de préciser si l’office manager sera ou non chargé.e d’assurer l’accueil physique des visiteurs/clients ainsi que de la présence d’un personnel dédié. Il faudra parler de la taille de l’équipe et les différents services avec lesquels il/elle sera amené.e à interagir, sans oublier les différents profils de collaborateurs. Enfin il ne faudra pas omettre de parler des événements annuels principaux et des avantages proposés (activités mensuelles, partenariats avec des organismes).

Les mots incontournables

• BFR (Besoin en fond de roulement) : montant nécessaire pour couvrir les flux de trésorerie. Il prend en compte la valeur des marchandises ou matières premières (stock), le montant vendu aux clients (créances), le prix d’achat (dettes fournisseurs), les d’impôts et les charges salariales.
• Bien-être au travail : ensemble des facteurs susceptibles d’influer sur la qualité de vie des employés sur le lieu de travail comme la sécurité, l’hygiène des locaux, la protection de la santé des salariés, l’impact physique et psychosocial des tâches effectuées, l’ergonomie de l’espace de travail…
• Bilan comptable : Etat présentant la situation financière de la société (son actif et son passif) à une date donnée.
• Chief Happiness Officer (CHO) : responsable du bonheur en entreprise, il est chargé de créer du lien en entreprise et de renforcer l’engagement et la productivité des salariés grâce à une série de leviers et d’activités en apparence ludiques.
• Compte de résultat : Etat présentant les revenus obtenus et les dépenses effectuées au cours d’un exercice, ainsi que les bénéfices ou pertes qui en résultent.
• Convention collective : Entente écrite concernant les conditions de travail applicables aux salariés de un ou plusieurs employeurs. Elle contient aussi diverses clauses comme les droits syndicaux, le mode de règlement des litiges, les mouvements de main-d’œuvre ou l’ancienneté.
• DIRECCTE (directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) : ensemble des services administratifs issus de divers horizons : commerce extérieur, tourisme, commerce et artisanat, intelligence économique, industrie, travail et emploi, concurrence et consommation.
• DPAE (déclaration préalable à l’embauche) : formalité obligatoire à remplir auprès de l’URSSAF avant l’embauche d’un salarié.
• Ergonomie : discipline étudiant les interactions entre l’homme en activité et les composantes de cette activité (tâches, outils, méthodes, environnement de travail).
• ERP (Enterprise Ressource Planning) : système d’information permettant de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise.
  Flexibilité : aptitude d’une organisation à s’adapter par anticipation aux changements de son environnement.
• GRH (Gestion des ressources humaines) : concept dépassant la notion d’administration du personnel pour s’intéresser à l’ensemble du capital humain (gestion du recrutement, des affectations, des carrières, des formations et appréciation de la performance).
• Onboarding/Off-boarding : procédure d’accompagnement des nouveaux arrivés ou des salariés sur le départ.
• Open-space : bureau ouvert, non cloisonné, facilitant le partage d’idées, libérant la communication et maintenant un contact physique et sonore avec l’ensemble des occupants.
• Plan de trésorerie : plan prévisionnel qu’établit l’entreprise à court terme et qui lui permet d’avoir de la visibilité sur les différents flux financiers.
• QVT (Qualité de vie au travail) : indicateur de prévention des risques évaluant le bien-être des salariés en fonction des conditions de travail, de l’environnement de travail ou encore des relations interpersonnelles.
• RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) : ensemble des pratiques mises en place par les entreprises dans le but de respecter les principes du développement durable (social, environnemental et économique).
• Services généraux (Facility management) : ensemble des services indispensables pour le fonctionnement d’une entreprise (achat de fournitures, logistique, e-mailing, gestion des systèmes de sécurité, des droits d’accès, de l’entretien des locaux.
• STC (Solde de tout compte) : document qui précise toutes les sommes versées au salarié au moment de la rupture de son contrat.

Grille de salaire

Le niveau de rémunération sera enfonction de son niveau d’expérience.

Un.e Office manager junior pourra être rémunéré.e à partir de 2090 € mensuel.

Un profil plus expérimenté pourra prétendre à 2400 € mensuel tandis qu’un profil sénior (5-8 ans d’expérience) pourra avoir une rémunération supérieure atteignant, voire dépassant, les 3000 € mensuels.

En outre, les salaires seront plus attractifs pour les profils expérimentés maîtrisant l’anglais (majoration de 7 à 10%) et des compétences transverses.

Comment gérer la période d’essai

Demandez un avis à la direction sur la qualité des rapports entretenu avec l’Office Manager et s’il/elle a bien été accepté.e par ses équipes.

Assurez-vous que l’Office Manager résiste bien à la pression et ne se laisse pas déborder par l’ampleur des tâches administratives. Prenez la température auprès du dirigeant, de son manager ou d’un collaborateur et relevez s’il/elle sait se montrer disponible et transmettre les informations avec parcimonie, constance et diplomatie.

Enfin, vérifiez avec la direction que son recrutement contribue bien au bonfonctionnement de l’entreprise et à l’instauration d’un cadre de travail agréable pour l’ensemble des collaborateurs:anticipation des besoins de fournitures, disponibilité et cordialité dans les relations, respect des normes d’hygiène et de sécurité sur le lieu de travail.

Sa force de proposition (optimisation des processus administratifs, techniques managériales ou organisationnelles) et sa capacité à résoudre des problèmes pourront aussi être pris en compte.

Photos : WTTJ