Entretien de préqualification : nos astuces pour éviter les pertes de temps

Pour éviter les entretiens d’embauche infructueux, il est important de réaliser une première sélection de candidatures par téléphone. La préqualification téléphonique permet en effet de gagner du temps en identifiant rapidement les candidats qui méritent d’aller plus loin dans le processus de recrutement… donc d’être invités ou non à un entretien physique. Il s’agit d’un premier filtre pour vérifier quelques éléments importants et s’assurer qu’il y a bien un matching !

Comment préparer un entretien de préqualification ?

Pour déceler efficacement et rapidement les candidats qui correspondent réellement aux besoins de l’entreprise, il faut bien préparer les entretiens de préqualification.

Avoir en tête la fiche de poste et analyser le CV du candidat

Avant un entretien téléphonique de préqualification, il est capital de cerner les besoins de l’entreprise afin de mieux comprendre le type de profil recherché pour le poste vacant. Pour cela, vous devez étudier la fiche de poste (l’expérience souhaitée, les compétences requises…). En plus de cela, il faut porter une attention particulière à la candidature du postulant. « Il faut prendre le temps d’analyser le CV du candidat pour faire ressortir les questionnements éventuels que vous souhaitez éclaircir lors de l’entretien de préqualification », ajoute Julien Chirat, expert en recrutement.

Vérifier la disponibilité du candidat pour discuter

Pour garantir un échange de qualité, assurez-vous que le candidat soit disponible pour discuter avec vous. En effet, si ce dernier est au volant de sa voiture, dans les transports en commun ou encore au travail, cela risque d’être compliqué ! N’hésitez pas à fixer un rendez-vous pour que l’appel se déroule dans les meilleures conditions. Autre point, l’entretien de préqualification doit être court. L’échange dure généralement entre 15 et 30 minutes. Rappelons que le but de cet échange est essentiellement « de vérifier que le candidat est en adéquation avec le poste et l’entreprise », souligne Julien Chirat. Enfin, n’oubliez pas de communiquer clairement les détails de l’entretien au candidat et de lui envoyer un rappel avant la date prévue. En plus d’optimiser l’expérience candidat, cela permet de limiter le « ghosting », c’est-à-dire lorsqu’un postulant ne répond pas à l’appel malgré la prise de rendez-vous.

Faire preuve d’écoute active

Même si votre objectif est de vérifier si le candidat correspond à vos besoins en obtenant des réponses aux questions que vous vous posez, la préqualification ne doit pas être perçue comme un interrogatoire mais plutôt comme une discussion. Pour cela, faites preuve d’écoute active et répondez avec transparence aux potentielles interrogations de votre interlocuteur sur le poste ou l’entreprise. En outre, au moment de l’échange, « il ne faut pas se braquer trop vite à l’annonce d’une compétence manquante, d’une disponibilité trop longue ou encore d’une prétention salariale trop élevée », recommande Julien Chirat. Aussi, préparez-vous à prendre des notes pour ne pas oublier les informations que le candidat va vous donner pendant cet échange !

Préqualification téléphonique : visez les infos essentielles

Lors de la préqualification, il est important de recueillir certaines informations pour déterminer s’il est judicieux de poursuivre le processus de recrutement. Pour rendre cet échange plus efficace, « il faut baser vos questions sur le poste et l’entreprise, sans être trop généraliste. Surtout, balayez les potentiels points bloquants tels que les déplacements, la mobilité ou encore le salaire », préconise Julien Chirat.

La disponibilité et la flexibilité du candidat pour le poste

Dans un premier temps, il est conseillé de poser des questions sur la disponibilité du candidat. Concrètement, si le poste doit être pourvu rapidement et que celui-ci a un préavis de trois mois, sa candidature pourrait perdre de sa pertinence. « Dans certains cas, les délais peuvent être serrés et influer sur la suite du processus », souligne Julien Chirat. En revanche, si l’urgence est moindre ou si le besoin peut être ajusté, vous pourrez alors considérer la procédure d’intégration du candidat de manière plus flexible.

👉 Quelques exemples de questions :

• Quand seriez-vous disponible pour commencer ?
• Êtes-vous actuellement en poste ? Si c’est le cas, quelle est la durée de votre préavis ?

De la même manière, les questions sur la flexibilité du candidat sont à poser rapidement, notamment en ce qui concerne la mobilité géographique et les déplacements professionnels.

👉 Quelques exemples de questions :

• Êtes-vous disposé à effectuer des déplacements professionnels ?
• Seriez-vous prêt à déménager pour ce poste ?

Les prétentions salariales du candidat

Même si c’est un sujet délicat, assurez-vous que les prétentions salariales du candidat soient alignées avec le salaire proposé par l’entreprise pour le poste. Veillez aussi à bien clarifier les termes, entre le salaire brut et net, ou encore entre fixe et variable.

👉 Quelques exemples de questions :

• Quel salaire ciblez-vous ?
• Quelles sont vos prétentions salariales pour ce poste ?

L’intérêt du candidat pour le poste à pourvoir

Lors de la préqualification téléphonique, il est nécessaire de sonder l’intérêt du candidat pour le poste à pourvoir. En effet, certains postulent parfois pour des postes qui ne les intéressent pas vraiment. Pour évaluer la motivation d’un candidat, interrogez-le sur ce qui l’a poussé à candidater pour ce rôle en particulier.

👉 Quelques exemples de questions :

• Qu’est-ce qui vous a motivé à postuler ?
• Le poste correspond-il au type d’expérience que vous recherchez ?

La progression du candidat dans sa recherche d’emploi

Pour finir, n’hésitez pas à questionner le candidat sur sa recherche d’emploi. « Il est nécessaire de savoir s’il est en process avec d’autres entreprises et sur quels postes. Vous pouvez ainsi en savoir plus sur la cohérence de sa recherche d’emploi et ses motivations réelles », explique Julien Chirat. En plus de vous donner quelques indications sur l’engagement de ce dernier dans ses démarches, l’objectif est de déterminer le niveau de réactivité que vous allez devoir adopter. Si le candidat a déjà passé ou programmé plusieurs entretiens et que son profil vous intéresse, vous allez devoir être plus rapide dans votre processus de recrutement.

👉 Quelques exemples de questions :

• Avez-vous récemment passé des entretiens pour d’autres entreprises ?
• Comment progresse votre recherche d’emploi ?

Comment savoir si on continue ou non avec un candidat ?

L’échange téléphonique de préqualification doit vous aider à évaluer si vos attentes respectives sont globalement alignées. Selon les réponses du candidat et son intérêt pour le poste, vous pouvez décider si vous souhaitez continuer le processus de recrutement ou non. S’il n’y a aucun point bloquant, vous pouvez même fixer illico un rendez-vous pour un entretien d’embauche en présentiel.

L’entretien de préqualification, lorsqu’il est bien préparé et structuré, est un outil puissant pour identifier rapidement les candidats les plus prometteurs. En suivant cette méthodologie simple et en posant les bonnes questions, vous maximisez vos chances de sélectionner les profils les plus pertinents pour le poste vacant.

Article écrit par Justine Cupif, édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ