Chcete být v práci produktivnější? Vyjasněte si vzájemná očekávání

Nedávná studie společnosti Gallup dokonce ukazuje, že téměř polovina pracovníků v USA neví, co se od nich v práci očekává. Jiný průzkum zase tvrdí, že 69 % vedoucích pracovníků nerado komunikuje se svými podřízenými a 37 % z nich se necítí dobře, když musí dát zpětnou vazbu těm podřízeným, kteří to nejspíš vezmou špatně.*

Nedostatečné komunikování očekávání a nejasnosti s tím spojené mají dopad nejen na zaměstnance, ale také na výdělečnost celé firmy. Z průzkumu, který provedla výzkumná a analytická divize deníku Economist, vyšlo, že 44 % pracovníků se domnívá, že špatná komunikace vedla ke zpoždění nebo nedodání jejich projektů, 52 % uvedlo, že vzniklá situace pro ně byla stresující a 31 % zase uvedlo, že snížila morálku na pracovišti.

Nejistota zabíjí

Podle poradce v oblasti HR, doktora Charlese Tawka, pochybnosti ohledně pracovních očekávání často pramení z nedostatečné komunikace, nejednoznačných pokynů nebo měnících se popisů práce. „Nepřehledná komunikace může negativně ovlivnit výkon zaměstnanců, kteří pak mají problém stanovit si priority, což vede ke snížení jejich produktivity, nespokojenosti a nahlodání morálky celého týmu,“ tvrdí náš expert.

Úkolem manažerů je podporovat otevřenou komunikaci se svými podřízenými, jasně definovat jejich cíle a poskytovat kandidátům a novým zaměstnancům detailní popisy jejich pracovní pozice. Tawk radí, aby si také očekávání ujasňovali průběžně prostřednictvím pravidelných setkání a feedbacků. Je nezbytné udržovat pravidelnou konverzaci na různých komunikačních kanálech, které budou odpovídat konkrétním preferencím.

I když většina odpovědnosti za zajištění efektivní komunikace spadá na manažery, je několik věcí, které mohou udělat i zaměstnanci. Náš expert například navrhuje, že se můžou proaktivně dožadovat podrobnějšího vysvětlení, klást dotazy, otevřeně vyjadřovat svoje obavy, dávat návrhy a aktivně se podílet na zpětné vazbě. Přehledná definice toho, co se od podřízených očekává, nabrala na důležitosti během pandemie, jelikož stále více z nich přechází na hybridní pracovní režimy nebo pracují na dálku.

„Nejasná očekávání, a to hlavně v době, kdy společnosti čím dál víc přecházejí na práci na dálku, můžou podkopat motivaci zaměstnanců, zvýšit jejich stres a rozšířit pocit nespokojenosti,“ tvrdí zakladatel a generální ředitel společnosti Creative Talent Endeavors Kyle Samuels. Myslí si, že pokud zaměstnanci tápou ohledně toho, co se po nich v práci chce, nemůžou si efektivně stanovit priority nebo sledovat svůj pokrok. Naopak to může zhoršit jejich schopnost smysluplně přispívat svou troškou do týmu a společných projektů, což má zase dopad na celkový výkon týmu a morálku. Samuels dodává, že „je těžké soustředit se na práci s pocitem, že to, co se od vás očekává, se buď často mění, nebo si dokonce protiřečí“.

Podle něj s nástupem hybridních režimů a práce na dálku na pracovištích ubývá komunikace tváří v tvář, a tím se zhoršují některé přetrvávající problémy a ztenčují se příležitosti manažerů jasně komunikovat svoje očekávání. Zaměstnancům tím zase vzniká překážka, pokud chtějí něco dovysvětlit.

Navíc v rozmanitém pracovním prostředí, kde spolu pracují lidé různých ras, genderů a věku, kteří mají odlišné politické názory nebo náboženská přesvědčení, může každý očekávání interpretovat jinak. „Něco, co se zdá v jednom kulturním kontextu jasné, může být v jiném nejednoznačné. Na rozdíl od situace před pandemií se zaměstnanci již nestydí vyjádřit svůj názor na kontroverzní témata a mají pocit, že mají právo vyjádřit svoje názory v práci,“ doplňuje Samuels.

Tipy, jak zdokonalit komunikaci

Personalisté a obchodní analytici věří, že zřetelná komunikace je klíčem ke zlepšení pracovního výkonu, a data jejich tvrzení potvrzují. Loni bylo prostřednictvím průzkumu o stavu komunikace na pracovišti zjištěno, že zvýšená produktivita (72 %), spokojenost zákazníků (63 %) a důvěra zaměstnanců (60 %) jsou tři hlavní výhody efektivní komunikace.
Samuels s námi sdílí pět tipů pro manažery i zaměstnance, kteří by chtěli zapracovat na lepší komunikaci.

• Pevně daná struktura onboardingového procesu: Ujistěte se, že každému zaměstnanci, a to bez ohledu na místo nebo zázemí, se dostane dostatek informací při nástupu do zaměstnání, které budou jasně definovat jeho pozici, odpovědnost a očekávání společnosti. Transparentně také komunikujte možnosti povýšení a skutečnost, zda zaměstnanci, kteří například pracují na dálku, mají méně příležitostí k povýšení než ti docházející do kanceláře.

• Pravidelné schůzky: Zaveďte pravidelné osobní schůzky mezi zaměstnanci a jejich nadřízenými, kde prodiskutují pokrok, vyřeší případné nejasnosti a domluví se na tom, co se od zaměstnanců očekává.

• Přehledná dokumentace: Udržujte si aktuální dokumentaci pracovních pozic, cílů projektů a metrik výkonu. Měla by být snadno přístupná všem zaměstnancům.

• Školení kulturních dovedností: Nabídněte školení, která zaměstnancům a manažerům pomůžou pochopit složitosti kulturně různorodého pracoviště. Můžete tak pěstovat inkluzivnější prostředí, v němž se bude komunikovat jasně a efektivně.

• Okomentování zpětné vazby: Zaveďte otevřené mechanismy zpětné vazby, které zaměstnancům umožní vyjádřit obavy nebo nejasnosti ohledně jejich pozic a odpovědnosti bez strachu z negativních důsledků. Ve větších firmách se jedná o postup, který funguje relativně dobře, ale v menších firmách může být udržení anonymity u tak malé skupiny zaměstnanců problematické.

Překlad: Eva Mazalová
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.