One-on-one meeting. Užitečný nástroj, nebo ztráta času?

V moři neviditelných a nevyslyšených zaměstnanců můžou one-on-one schůzky představovat nejen efektivní manažerskou taktiku, ale hlavně záchranné lano určené k překlenutí rozdílů, vyjasnění situace a posílení vztahů na pracovišti. Není to jen další z rutinních manažerských úkonů, je to konkrétní nástroj, který zaměstnanci můžou využít a podělit se o svoje nápady, výzvy a ambice. Kromě hodnocení zaměstnance nabízejí individuální schůzky prostor pro osobní a profesní rozvoj, v jehož rámci se buduje důvěra a pěstuje angažovanost.*

*Proč jsou schůzky mezi čtyřma očima tak zásadní? Jak je můžou šéfové a zaměstnanci využít ve svůj prospěch, a vytvářet tak inkluzivnější pracovní prostředí, které zapojuje všechny? Na to jsme se zeptali profesora Stevena Rogelberga, psychologa zaměřeného na pracovní struktury. Jeho výzkum si získal značnou pozornost médií a jeho nejnovější kniha s názvem Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings nastiňuje strategie, které povznesou individuální schůzky na novou úroveň a probudí jejich potenciál.

Jak byste přesně definoval one-on-one schůzku?

Schůzky mezi čtyřma očima jsou pravidelné, předvídatelné meetingy mezi manažery a jejich podřízenými. Jejich cílem je nahlédnout zaměstnancům do hlavy a pochopit, jak se cítí. Pokrývají širokou škálu témat od osobní pohody a spokojenosti v práci po spolupráci v týmu a v rámci celé organizace, a to jak z krátkodobého, tak dlouhodobého hlediska. I když tyto schůzky organizují a plánují vedoucí, nejsou primárně pro ně, ale pro jejich zaměstnance, kterým po dobu schůzky mají věnovat veškerou svoji pozornost.

Co jste v rámci výzkumu zjistil o tom, jak to s individuálními schůzkami vypadá v reálu, a jaké strategie doporučujete pro jejich zefektivnění?

Odhalil jsem trend, který mi dělá starosti: organizace jen zřídka poskytují svým manažerům potřebná školení na vedení těchto schůzek, které jsou klíčové pro úspěch jednotlivců i celého týmu. Zajímavé je, že vedení je se stavem schůzek často spokojeno, zatímco názor podřízených už tak příznivý není. Nesoulad může vést k tomu, že manažeři začnou podceňovat důležitost zpětné vazby a potenciálu pro zlepšení a budou mít tendenci vést bezvýznamné a příliš dlouhé diskuze, které nebudou mít hlavu ani patu. Takové pasti pak přispívají k dlouhotrvající nespokojenosti a neangažovanosti členů týmu.

Pokud ale individuální schůzky zorganizujete správně, dostanete mnohem víc než pouhé rutinní kontroly. Zvyšují totiž efektivitu a posilují důvěru a duševní bezpečí. Úspěch schůzky poznáte tak, že konverzace upřednostňuje zájmy a potřeby zaměstnance před bezprostředními obavami šéfa. Měly by probíhat pravidelně a obsahovat otevřené a upřímné dialogy, smysluplné dotazy, vyjádřenou podporu a pomoc členům týmu při dosahování jejich krátkodobých i dlouhodobých cílů.

Když manažeři začnou aktivně naslouchat osobě, která sedí naproti, aniž by prosazovali vlastní agendu, pokládají tím základ důvěryhodného a upřímného vztahu. Často se mylně domníváme, že stačí nechat otevřené dveře do kanceláře nebo opakovat, že jsme kdykoli k dispozici. Není to pravda. Potřebujeme nechat naše činy mluvit za nás a ochotně do pracovního vztahu investovat potřebný čas. Když mají zaměstnanci pocit, že byli vyslyšeni, a vědí, že ve vedení mají oporu, přirozeně to v nich začne vytvářet pouto a náklonnost. Je to v zásadě základ každého dobrého mezilidského vztahu.

Jak schůzky mezi čtyřma očima pomáhají řešit neangažovanost zaměstnanců ve velkých firmách?

Ve své knize popisuji situace, kdy velké firmy často v zaměstnancích vzbuzují pocit, že jsou jen jménem na výplatní pásce a jejich hlas se ztrácí v každodenním humbuku. A přesně proto existují individuální schůzky. Zaměstnanci mají vyhrazený prostor, kdy vystoupí z každodenního shonu, vyjádří svůj názor, můžou diskutovat o svých nápadech, obavách a frustracích, a to všechno v bezpečném prostředí, kde za své postřehy nebudou souzeni. Zaměstnanci, kteří se cítí doceněni a vyslyšeni, mají tendenci být angažovanější a namotivovanější. Díky otevřené komunikaci a aktivnímu řešení problémů zaměstnancům nabídneme cestu, jak si udržet vztah ke své práci a podávat ty nejlepší výkony.

Nezapomínejme ale na to, že osobní schůzky nejsou jednosměrné konverzace. Vždycky fungují oběma směry a zaměstnanci můžou mluvit o svých kariérních aspiracích nebo si vyslechnout cenné rady od nadřízených. Ideálním výsledkem je sladění cílů a ambicí jednotlivých zaměstnanců s potřebami celé organizace. Pak totiž dojde k nebývalé harmonii. Začnou se stanovovat jasné a jednoznačné plány rozvoje a nastolí se oboustranně výhodná situace jak pro zaměstnance, tak i pro firmu.

Kromě toho jsou osobní schůzky charakteristické silným osobním přístupem. Často nám ke spokojenosti v práci stačí pomoc druhých a manažeři můžou v rámci individuálních schůzek podpořit svoje přímé podřízené, a když je potřeba, ukázat jim cestu. V době, kdy jsou týmy čím dál tím víc geograficky rozptýlenější, osobní kontakt podporuje rozvoj hlubších mezilidských vztahů, důvěry a nasazení, což jsou nezbytná ozubená kolečka pro hladké fungování pracoviště.

Je na takových schůzkách nutné stanovovat si cíle?

Je naprosto v pořádku, že si zaměstnanec přeje prodiskutovat svoje ambice, požádat o radu ohledně cílů nastavených vedením, vyjádřit obavy ohledně konkrétních úkolů a zeptat se, v jakém pořadí je plnit. Cílem individuálních schůzek ale není jen vyjádřit, co chce vedoucí od zaměstnance. Nechceme šéfovou, která nám začne diktovat seznam cílů, které máme splnit. To k žádné hlubší diskuzi nepovede.

Zaměstnanci by se měli dobře zamyslet nad tématy, která by chtěli probrat – ať už jde o jejich cíle, aspekty konkrétní pracovní role, jejich tým, kariérní dráhu nebo vyhlídky do budoucna. Lidé ve vedení musejí umět otevřeně mluvit o všem, co je pro ně důležité. Pokud jen rozdávají požadavky, neproběhne žádná hlubší osobní interakce.

Co může vedení i zaměstnanci udělat, aby spravili neefektivní komunikaci?

Vedoucí pracovníci efektivní komunikace nejlépe dosáhnou nasloucháním a vytvořením pocitu bezpečí. Možná budou dokonce muset ukázat, že jsou sami zranitelní, aby svoje zaměstnance povzbudili k tomu, aby se otevřeli. Z pozice zaměstnance je důležité si uvědomit, že úspěšná komunikace vyžaduje úsilí na obou stranách. K tanci jsou taky potřeba dva, a ačkoli manažeři hrají důležitou roli, bez vyjádření názorů zaměstnance to bude spíš ploužák.

Příprava je zásadní! Zaměstnanci by měli už před schůzkou mít jasnou představu o tom, co chtějí a co potřebují. Dopředu by se měli zamyslet a stanovit si vlastní osobní cíle a záměry, a ne ty, které si myslí, že jejich vedoucí chce slyšet. Kromě toho je třeba se aktivně zapojovat do konverzace, sdílet, naslouchat a odpovídat.

Chtěl bych zdůraznit, že pomoc je třeba vyhledávat vhodným způsobem. Výzkum totiž rozlišuje mezi závislou a autonomní metodou. Ta závislá vypadá třeba tak, že šéfa rovnou požádáme, aby problém vyřešil, zatímco při autonomním vyhledávání pomoci se snažíme rešeršovat informace sami a nahlížet na problém z různých úhlů pohledu. Takový konstruktivní a nezávislý způsob řešení bývá často rysem vysoce výkonných pracovníků.

Další postup, který se u těchto schůzek vyplatí, je vyjádření vděčnosti a posilování pozitivních interakcí. Když manažerovi dáte jasně najevo, že si ceníte jeho pozornosti a podpory, tak do vaší výměny vnesete lidskost a povzbudíte takové chování i do budoucna. Zasadíte semínko vztahu, který je založen na vzájemném růstu a porozumění. Vytvoříte tak spolupráci na osobní úrovni, která dává prostor vzájemnému uznání vašeho úsilí a spolupráci na společných cílech. A přesně to je ideální důsledek individuálních schůzek.

Můžete trošku konkrétněji přiblížit, jak aktivně naslouchat?

Jednou z hlavních překážek na schůzkách mezi čtyřma očima je, když konverzaci uzurpuje manažer. Naopak aby bylo setkání efektivní, většinu času by měl mluvit zaměstnanec. Vedoucí pracovníci musejí klást mířené dotazy a dávat pozor, co jim jejich zaměstnanec říká. Měli by se aktivně zajímat o jeho úhel pohledu, a to například frázemi jako: „jestli tomu rozumím správně“, „rozveďte to“ nebo „co si o tom myslíte?“.

Projev empatie nesmí chybět. Můžou třeba přitakat, dát najevo, že chápou zaměstnancovu situaci, a říct: „Mrzí mě, že se vám tohle děje. Musí to být náročné.“ Jsou to signály, že naslouchají a nesnaží se monopolizovat konverzaci – strategie, která zajistí vyvážený a produktivní dialog mezi čtyřma očima.

Jakou radu byste dal těm, kteří s pořádáním pravidelných osobních schůzek váhají, a jaká jejich pozitiva byste vyzdvihl?

V první řadě bych chtěl zdůraznit, že tyto schůzky nejsou volitelné. Jedná se o ojedinělý druh interakce, kterou nelze nahradit e-mailem. Pokud schůzky zanedbáte, výrazně zvýšíte riziko vybočení z cesty za společným cílem a snižujete potenciál pro dosažení skvělého výkonu celého týmu. Tahle praxe v podstatě odlišuje ty dobré manažery od všech ostatních a nabízí výhody, které daleko převyšují strávený čas.

Často také radím manažerům, aby jasně komunikovali účel těchto setkání a napojili je jak na své osobní manažerské hodnoty, tak i hodnoty celé firmy. I když jednotliví vedoucí třeba přímo neholdují individuálním schůzkám, jejich cíle (jako např. nutkání pomáhat, podpořit a namotivovat ostatní) jsou už vlastně v souladu s principy této praktiky.

Jak se individuální schůzky přizpůsobí měnícím se stylům komunikace, vývoji technologie a nové dynamice na pracovišti?

V budoucnu se způsob, jakým individuální schůzky vedeme, bude nejspíš vyvíjet a může se přesunout do virtuálního prostředí. Pravděpodobně začneme používat různé nástroje, které budou lépe monitorovat a sledovat průběh schůzek a zajistí plnění závazků. Navzdory tomu ale lidský aspekt těchto setkání byl a bude konstantní.

I když si osvojíme virtuální nástroje, podstata budování a udržování vztahů na pracovišti zůstane stejná. Schůzky mezi čtyřma očima jsou založeny na vzájemném porozumění dvou lidí, a to bez ohledu na kanál, ve kterém probíhají.

Překlad: Eva Mazalová
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.