Pourquoi un ordi qui rame fait bugger (aussi) votre marque employeur

Bureau design, télétravail à volonté, treizième mois… Quels que soient les arguments de votre pitch de recrutement, il y a fort à parier que vos équipements informatiques n’en font pas partie. Et pourtant, la qualité de ces outils indispensables au travail de vos collaborateurs constitue, logiquement, une source de productivité et d’efficacité, mais aussi d’engagement au boulot. Notre experte du Lab Laetitia Vitaud vous explique par le menu en quoi votre « pack informatique » peut se révéler un atout considérable pour votre marque employeur.

Pour de nombreuses entreprises, l’espace de travail et les conditions ergonomiques proposées aux salarié·es constituent un élément vitrine essentiel pour leur marque employeur. Ce sont les bureaux et les espaces de détente que l’on prend en photo pour séduire les candidat·es que l’on cherche à recruter. Cela a d’ailleurs été souvent critiqué, notamment par ceux / celles qui dénoncent l’affichage de ces éléments « cool » (comme le baby foot) tellement moins importants que les conditions de travail, la mission ou les valeurs de l’entreprise. Les choses moins photogéniques comme les outils numériques utilisés, le hardware ou la connexion Internet sont moins souvent évoquées comme arguments de recrutement. Après tout, sur les photos, tous les ordinateurs peuvent ramer, toutes les applications pro peuvent être obsolètes, cela ne fait pas de différence.

Pourtant l’ordinateur qui rame, la connexion Internet instable et les applications vieillottes et mal conçues font partie de ces irritants qui non seulement sabotent la concentration, la productivité et le bien-être au travail, mais entament également l’engagement des salarié·es vis-à-vis de leur organisation. Non, ce n’est pas « anecdotique ». Les achats centralisés et les DSI qui freinent des quatre fers quand on demande l’abonnement à un logiciel utile, cela ne donne pas l’impression aux salarié·es qu’ils / elles sont respecté·es par leur employeur. Entre crises de rage et sentiment de gaspillage, l’ordinateur qui rame peut nuire gravement à la santé de votre marque employeur. Il serait temps de donner plus de place et de visibilité aux conditions ergonomiques du bureau virtuel !

Avec l’avènement du travail hybride, beaucoup d’entreprises s’interrogent sur la manière de parler des espaces de travail pour attirer les futurs candidat·es. Les seuls bureaux « cool » ne suffisent plus. D’ailleurs qu’est-ce qu’un espace de travail attractif aujourd’hui ? Comment concevoir l’attractivité d’un espace pluriel et fragmenté ? S’il faut inclure le télétravail domestique et les moments au café ou espace de coworking, que met-on en avant ? Jusqu’où aller dans l’inclusion de tous ces espaces et situations de travail pluriels ? Comment améliorer les conditions de télétravail ? Quel degré de flexibilité accorder ?

Cela fait beaucoup de questions en cette période de transition et d’incertitude sur les évolutions du travail. Parmi les réponses, il y a une plus grande importance à donner à la coordination de tous ces espaces entre eux, au bureau virtuel et au fait d’inclure l’ordinateur qui rame dans toute réflexion sur l’ergonomie et la marque employeur. Puisqu’on passe tout notre temps connectés sur nos écrans, ne faudrait-il pas arrêter de se leurrer sur ce qui constitue notre espace de travail ? Et d’ailleurs, on passe moins de temps devant nos écrans quand tout marche impeccablement !

Ces organisations où les ordinateurs rament beaucoup

Il est évident que la transition numérique du travail, la qualité des ordinateurs, des applications et des usages professionnels se sont considérablement accélérées depuis quelques années. Avec la pandémie, les derniers récalcitrants ont investi des ressources considérables pour améliorer les conditions de travail à distance et mieux équiper leurs collaborateur·rices. Pourtant, le paysage des employeurs est encore très inégalitaire en matière d’équipement et d’usages numériques. Il y a les organisations où toute décision concernant les outils informatiques et les logiciels que l’on peut ou pas utiliser sont totalement centralisées et rigides, où les PC sont vieux et rament, où les considérations pour la sécurité des données amènent à empêcher les salarié·es de travailler dans de bonnes conditions.

À l’autre bout du spectre, il y a les plus petites (et grandes) structures plus agiles où le design thinking règne en maître, où les équipes peuvent librement s’abonner à des logiciels en SaaS (software as a service) au plus près de leurs besoins et nouveaux usages, où l’on prend en considération le télétravail domestique, où la flexibilité est grande et les travailleur·euses plus autonomes.

Sans surprise, c’est particulièrement dur pour un·e salarié·e de passer du deuxième type d’employeur au premier. Je me souviens avoir observé la frustration extrême de mon conjoint redevenu un temps fonctionnaire au ministère des finances à Bercy, après avoir lancé une startup pendant quelques années. Le vieux PC qui rame, les contraintes multiples (il n’avait pas le droit d’utiliser ses applications préférées, ni de stocker ses documents sur le cloud) et l’ergonomie fortement dégradée lui ont fait s’arracher les cheveux qu’il n’avait déjà plus. « Si vous installez Dropbox, on le détectera à distance et on le supprimera », lui avait-on dit alors. Pour lui, c’était un peu comme se voir imposer de vivre dans un logement étriqué après avoir goûté au luxe d’une maison spacieuse.

Quant à moi, j’ai fait le chemin inverse. Après près de 10 ans dans l’Éducation nationale, sans wifi dans les locaux, avec trois ordinateurs fixes à disposition pour 40 personnes dans la salle des profs pour se connecter à sa messagerie ou faire la saisie des notes des élèves sur des logiciels dignes des années 1990, je me suis mise à mon compte et j’ai commencé à utiliser des outils plus performants. Le plus grand gain a été pour moi celui de la liberté et de l’autonomie au travail.

Dans les années 2010, il était encore courant que certains sites soient bloqués dans les établissements : par exemple, nous n’avions pas le droit d’utiliser Youtube car on considérait alors que cela ne pouvait pas être du travail. Absurde ! Pour un·e enseignant·e de langue vivante, Youtube, c’est une matière première essentielle. Eh puis, quand bien même cela ne serait pas du « travail », pourquoi les enseignant·es ne pourraient-ils / elles pas regarder des vidéos de chats pendant leur pause ?!

Les choses ont peut-être (un peu) évolué depuis mon départ de l’Éducation nationale. Mais le décalage entre les premiers types d’employeurs et les seconds reste globalement le même. Les considérations cybersécuritaires mises en avant par certains employeurs masquent une conception étriquée de l’autonomie des salarié·es. Il s’agit de surveiller leur travail, de limiter les « abus » auxquels on les soupçonne de s’adonner. Bref, la confiance ne règne pas.

Du bon équilibre entre flexibilité et sécurité

Loin de moi l’idée de balayer d’un revers de la main les considérations sécuritaires. Je ne suis pas une experte en la matière, mais je sais que ces risques sont en croissance dans un monde où le cybercrime devient de plus en plus omniprésent. Néanmoins, de telles considérations sont parfois en décalage avec la réalité des risques et ignorent les mutations du cybercrime.

Ou bien, elles desservent l’objectif en incitant les salarié·es assailli·es de contraintes à contourner les outils professionnels pour utiliser leurs applications personnelles. Vous souvenez-vous de l’affaire des emails d’Hillary Clinton ? La controverse a débuté en 2015 autour de l’utilisation pendant son mandat de secrétaire d’État d’une adresse mail personnelle, au lieu de la messagerie officielle de l’administration. Des messages susceptibles de représenter des secrets d’État et autres informations diplomatiques sensibles se sont donc retrouvés « dans la nature » sur un serveur moins sécurisé, dans la boîte mail personnelle de Clinton.

La raison de cet acte imprudent et délictuel ? C’était probablement trop compliqué de respecter les consignes de sécurité et/ou elle n’avait pas été suffisamment accompagnée pour équilibrer flexibilité (réactivité) et sécurité au travail. Ou bien, ça ramait vraiment trop et elle a perdu patience. Résultat : à force de mettre des contraintes au nom de la sécurité, on provoque des actes imprudents qui la mettent davantage en péril !

De nombreuses études montrent que les salarié·es plébiscitent la flexibilité qui leur donne plus d’autonomie quant au choix du lieu, des horaires et des outils de travail. Cela se traduit pour les employeurs par la nécessité d’organiser le travail « hybride », c’est-à-dire de combiner le « présentiel » et le télétravail. Le défi consiste donc à rendre le travail plus ergonomique sans ignorer les fuites de données susceptibles de se produire quand les salarié·es ne sont pas au bureau.

Il existe beaucoup de mesures essentielles du point de vue des DSI pour réduire les risques et déployer des protections contre le hacking. Mais si ces mesures ignorent les considérations de design et le confort de travail, elles risquent de desservir la cause. Entre frustration, perte d’engagement et contournement des outils professionnels, les ordinateurs et les applications qui « rament » trop peuvent coûter cher dans un contexte hybride. Il est indispensable que la sécurité n’empêche pas trop la flexibilité et le confort, au risque de voir le mode de travail devenir insoutenable et détériorer la marque employeur.

Une vision plus holistique de l’ergonomie et de l’environnement de travail

L’ergonomie ne se résume pas aux conditions de travail offertes au bureau. Alors que les espaces se multiplient, que l’on passe toujours plus de temps connecté à son smartphone et « dans les nuages », il est important d’adopter une vision plus holistique des conditions de travail et de leur impact sur la marque employeur. Il est essentiel d’y inclure l’organisation du travail, le bureau virtuel, la connexion Internet et le design des applications numériques. Car si l’ordinateur qui rame provoque irritation, arrachage de cheveux et déconcentration, c’est l’engagement au travail qui est en jeu !

Qu’est-ce que l’ergonomie ? Du grec ergon (travail) et nomos (normes), l’ergonomie, c’est la discipline qui s’intéresse aux interactions entre les travailleur·euses et tous les éléments du système dans lequel s’inscrit leur travail. Cette discipline vise à optimiser le bien-être des salarié·es pour les rendre plus performant·es. En théorie, l’ergonomie peut s’étendre à tous les aspects de l’activité humaine. En pratique, on la cantonne trop souvent à quelques éléments physiques comme la qualité du mobilier et la posture des individus au travail.

Intéressons-nous plus à cette approche holistique qui est celle des professionnel·les de l’ergonomie, dans laquelle des considérations physiques, cognitives, sociales, organisationnelles et environnementales sont prises en considération.

Cette approche comprend :

• l’ergonomie physique : les postures de travail, la manipulation des objets, les troubles musculo-squelettiques, et tout ce qui relève de la santé physique au travail,
• l’ergonomie cognitive : les processus mentaux, la perception, la mémoire, la charge mentale, la prise de décision, la concentration, le stress,
• l’ergonomie organisationnelle : la communication, la conception du travail, les horaires, la collaboration, la culture organisationnelle.

Un ordinateur qui rame, c’est bien plus grave que vous ne le pensez !

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Article édité par Mélissa Darré, photo par Thomas Decamps