Rapport de stage et soutenance : 6 conseils pour réussir

C’est la période des stages, vous vous investissez à cent pour cent dans votre nouvelle entreprise et cette expérience pratique, opérationnelle, vous fait du bien. C’est enfin concret, appliqué, après toutes ces années théoriques passées sur les bancs de l’université, vous êtes content de faire quelque chose de vos mains.

« Alors ce rapport de stage, ça avance ? » La rédaction du rapport de stage arrive comme une ombre au tableau. Vous êtes tenté de procrastiner. Jusqu’au bout, jusqu’à la date limite… Il n’est pas trop tard cependant pour sauver les meubles. Tous nos conseils pour réussir votre rapport de stage et votre soutenance.

Le rapport de stage

Annoncez la couleur dès le début du stage

Chaque école, chaque université a des attentes très différentes en terme de rapport de stage. De la grille de fin de stage de deux pages au dossier de 40 pages, tout existe !

Alors annoncez la couleur, prévenez votre tuteur de stage dès le début (ou dès que possible) de ce que l’école attend de vous, il sera peut-être en mesure de vous aider en vous fournissant des documents, des informations sur l’entreprise, comme un organigramme ou des chiffres. Mieux peut-être, il vous dégagera du temps pendant la journée, pour travailler sur votre rapport, ou vous proposera de vous relire… Si, si, ça existe les maîtres de stage qui relisent les rapports de stage !

Une fois que vous en aurez parlé, vous serez un peu coincé… Plus question de vous défiler ! Au boulot !

Prenez des notes régulièrement

Si vous ne vous sentez pas de commencer à rédiger ne serait-ce qu’une seule ligne de votre rapport avant d’avoir pris vos marques dans la boîte, en revanche, vous pouvez prendre des notes dès le début… Profitez de votre regard neuf !

Vous pouvez acheter un carnet pour noter vos observations, mais aussi utiliser les outils informatiques (Google Keep ou autre) pour inscrire jour après jour, semaine après semaine, des informations importantes, des idées, des observations et des questionnements qui vous viennent. Une mine d’or pour rédiger un rapport de stage !

Les trucs qui vous surprennent au début vous paraîtront normaux à la fin, ce serait dommage de ne pas les garder en mémoire !

Passez à la rédaction : les indispensables du rapport de stage

Construisez des parties équilibrées !

Dans un rapport de stage, ce n’est pas un récit de votre stage qui est attendu, mais un rapport d’étonnement, une réelle observation et une prise de recul sur ce qui s’est passé pendant ce stage : Ce que vous avez vu, ce qui vous a surpris, et ce que vous comptez faire de cette expérience pour votre vie future.

Alors, que mettre dans ce rapport ?

Le cadre / contexte :

• Une présentation de l’entreprise : Description, organigramme, type de clients, chiffre d’affaires annuel etc.
• Une présentation de l’équipe : Votre boss, vos interlocuteurs intérieurs et extérieurs, le reste de l’équipe etc.
• Peut-être une explication supplémentaire sur ce pourquoi vous avez choisi ce stage et pourquoi il vous semblait être en phase avec vos études et votre projet pro. La dernière partie du rapport pourrait permettre de challenger cette première impression : Est-ce, in fine, pertinent et/ou décevant ?

Votre mission :

• Une présentation de votre mission : Intitulé de poste, durée, objectifs, projets confiés du début à la fin du stage
• Un rapport d’activité, c’est-à-dire les résultats ou les rendus de vos missions : Vos réalisations, les projets menés au bout, mesurables, et dont vous êtes fier, mais aussi les éventuels projets qui ne sont pas terminés ou qui ont été abandonnés et pourquoi
• Ce que vous avez appris, en terme de compétences techniques et en terme de savoir-faire : Les outils et logiciels utilisés, les méthodes, mais aussi les soft-skills, tout aussi importantes

Votre analyse :

• Vos observations : Ce qui vous a étonné sur le poste, dans la mission, dans la structure, ce qui marche bien et ou moins bien. N’hésitez pas à avoir un regard critique et soyez constructif, en proposant des suggestions de réponses aux questions soulevées
• Ce que vous comptez faire de cette expérience pour la suite : En quoi ce stage confirme ou infirme une orientation professionnelle ? Pourquoi ? Est-ce que d’autres idées ont émergé pour vous ?

Construisez des parties équilibrées, illustrez si besoin et n’oubliez pas de vous faire relire !

La soutenance de stage

Toutes les écoles ou universités ne demandent pas nécessairement une soutenance. Cependant, dans certains cas, elle tient pour plus de 50 % de la note finale. Autant ne pas la négliger !

Différenciez bien la soutenance du rapport de stage

Voilà, le rapport est rédigé et relu par votre mère/votre grand-père/votre meilleur pote littéraire/votre tuteur ? Il est temps de penser à la soutenance !

La soutenance est une présentation orale en 2 phases :

• Une première partie où vous exposez votre stage avec intro-développement-conclusion
• Une deuxième partie de questions-réponses de la part du jury

La présentation orale ne reprend pas nécessairement le contenu intégral du rapport de stage mais permet de montrer à l’oral que avez pris du recul sur votre stage et que vous parvenez à faire des liens entre cette expérience et ce que vous avez appris durant vos études. Essayez de rester synthétique et concret, vous pouvez apporter si nécessaire des éléments supplémentaires à ce que vous avez écrit dans votre rapport de stage, par exemple, en apportant des éléments ou des observations postérieurs à la clôture de votre rapport.

Différenciez-vous en montrant que vous avez développé un point de vue original, un questionnement sur le métier, son évolution, voire élargissez votre réflexion sur le secteur. Illustrez avez des exemples concrets, des situations terrains qui rendront plus vivants vos propos.

N’hésitez pas à rédigez votre contenu oral à l’écrit, préparez vos slides, vos vidéos ou autres supports visuels et préparez des fiches antisèches avec les grandes parties et les mots clés pour prévenir tout blanc durant la soutenance.

Entraînez-vous et répétez, on ne vous le dira jamais assez !

Il n’y a pas que le talent, il y a le travail ! Une soutenance, c’est un exercice rhétorique de prise de parole, et vous n’êtes pas un orateur-né ? Ça tombe bien, vous êtes là pour apprendre ! Il n’y a pas de secret, une bonne présentation se prépare. Comme pour une pièce de théâtre, on s’entraîne via une répétition générale :

• Vous pouvez vous filmer ou vous enregistrer au moins à l’oral sur votre téléphone, cela vous permettra de voir comment vous posez votre voix, le rythme que vous prenez (souvent bien trop rapide), votre posture, vos tics de langage etc.
• Vous pouvez aussi vous chronométrer pour voir combien de temps vous tenez, et si vous collez bien au temps qui vous sera donné le jour J.

L’exercice vous terrifie à l’avance ? Renseignez-vous au maximum sur les lieux de la soutenance, les supports autorisés, le matériel à disposition et la composition du jury. En maîtrisant un maximum d’infos, vous limiterez les mauvaises surprises et ferez baisser le niveau de stress.

Pensez à dire merci !

Le rapport et la soutenance de stage sont deux occasions de remercier les personnes qui vous ont accompagnées durant cette expérience. N’oubliez pas de les tenir au courant de votre avancement, et pourquoi pas, quand c’est possible, de les inviter à votre soutenance ! S’il n’est pas toujours possible pour votre tuteur de se déplacer, notamment quand votre école se trouve dans une autre région que votre lieu de stage, il sera touché de votre invitation. Et bien plus qu’on ne le croit, certains managers prennent le temps de se libérer pour assister à la soutenance ! L’occasion pour eux de voir le recul que vous avez pris sur votre mission… Mais aussi parfois d’en apprendre sur l’entreprise grâce à votre oeil neuf et vos observations !

Bonne chance !

Vous avez toutes les informations nécessaires pour très bien vous en sortir. Gardez en tête que tout ce qu’on attend de vous c’est une réflexion individuelle suite à votre expérience en entreprise. Pas la peine d’en mettre des tartines. A vous de jouer ! N’oubliez pas de soigner votre tenue et d’arriver à l’avance. Bonne chance !

Photo by WTTJ

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