Comment repenser l’expérience candidat à distance ?

Assignés à résidence depuis le 16 mars, le cadre de travail et les habitudes des Français ont été repensés pour que les activités professionnelles se poursuivent. Certaines entreprises continuent de tourner à plein régime, et poursuivent leurs activités de recrutement. Avec la distance, le processus de recrutement doit alors être adapté pour offrir la meilleure expérience possible aux candidats. L’enjeu reste le même ; faire passer les bons messages, autant sur le fond que sur la forme, pour rester attractif même à distance.

Comment s’adapter et repenser son processus de recrutement à distance? Quels outils utiliser ? Comment faire preuve d’empathie auprès des candidats? De quelle manière s’organiser et se coordonner en interne ?

Pour répondre à ces questions, deux professionnels nous ont partagé leurs retours d’expériences lors de notre événement Shaker Live du 16 avril dernier :

• Anne-Laurence Zanclan, HR Director chez Music World Media, une startup spécialisée dans l’édition d’applications musicales comptant 70 collaborateurs aujourd’hui.

• Thibault Ledroit, Responsable du Développement RH au sein d’Amplifon, un groupe international expert en appareillage auditif comptant 16 000 collaborateurs répartis sur 28 pays.

Le podcast de l’événement Shaker, by Welcome to the Jungle

1. Se coordonner en interne

La première étape de cette réorganisation est d’harmoniser la vision des managers concernant le sujet du recrutement. Thibault Ledroit rappelle en premier lieu les fondamentaux du management : « Informer, motiver, coordonner sont les trois piliers que tout manager doit maintenir, surtout dans le contexte actuel. ». L’important est de mettre en place des points réguliers pour que chacun soit au même niveau d’information sur les différents sujets : état financier de l’entreprise, recrutements en cours, outils… et que la communication auprès des candidats soit uniforme. Avoir un espace d’échange est également primordial pour que les collaborateurs puissent exposer leurs doutes et réticences. Si ce cas de figure apparaît dans votre entreprise, essayez de comprendre la nature des soucis de chacun. Vous pourrez ainsi pallier les manques avec des formations, de nouveaux outils ou encore en expliquant les conséquences d’un report d’embauche. « C’est important dans ces moments-là de sortir les managers de l’opérationnel pour leur permettre de prendre un peu de hauteur face au sujet. » explique Anne-Laurence Zanclan. En les sensibilisant à ce propos, ils seront davantage aptes à adopter la bonne posture face aux candidats.

Il faut aussi veiller à garder des points informels pour assurer au maintien de la bonne santé psychologique des managers, souvent très sollicités dans cette période de réorganisation. « Garder les moments informels qui contribuent à l’ambiance de la boîte en temps normal, mais les basculer en digital » est un point essentiel rappelle Thibault Ledroit. Il s’agit aussi du bon moment pour inclure les collaborateurs en chômage partiel pour garder le lien, sans être dans l’illégalité.

Enfin, il peut être intéressant de conserver tout ce travail pour le rendre pérenne : créez donc une base de knowledge management. Du côté de Music World Media, Anne-Laurence Zanclan explique « Via l’outil Mattermost, les managers peuvent m’exprimer leurs problématiques rencontrées lors du recrutement pour ensuite que l’on puisse trouver des solutions et alimenter cette base. » . Chacun peut donc s’y référer tout au long de la période de recrutement à distance, et cela constitue une première base de travail pour le mettre en place sur le long terme.

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2. Bien s’équiper pour réaliser ses entretiens à distance

Comme l’explique Thibault Ledroit « Les processus ne changent pas beaucoup, il n’y a pas d’étapes supplémentaires ajoutées par exemple, c’est surtout une adaptation en version digitalisée. ». En situation de confinement, plus que jamais, les outils sont primordiaux dans l’expérience candidat.

Dans un premier temps, les ATS permettent de centraliser les informations nécessaires au recrutement, d’automatiser certaines tâches ou encore une meilleure gestion du flux de candidatures. « C’est vraiment un outil dont il ne faut pas se priver, surtout en ce moment, ça permet vraiment d’accélérer les processus. » explique Anne-Laurence Zanclan. Très utiles en temps normal, ils simplifient la collaboration, surtout lorsque l’équipe en charge du recrutement est dispersée.

Second outil clé : celui permettant les visio-conférences. Il en existe une multitude, couvrant différents besoins. Pensez prioritairement à la praticité du point de vue du candidat ; Anne-Laurence Zanclan conseille Whereby ou Jitsi, optimisés pour les partages d’écran, quant à Thibault Ledroit, il privilégie Microsoft Teams, n’imposant pas l’inscription ou l’installation de logiciel. Détail important, certains candidats n’ont peut-être pas la chance d’avoir un cadre de travail propice aux entretiens. La possibilité de flouter son arrière-plan est donc une fonctionnalité à ne pas négliger pour éviter du stress supplémentaire aux candidats, Zoom, et Microsoft Teams le permettent.

Troisièmement, certains recrutements nécessitent des tests d’aptitudes. Si certains, comme les cas pratiques écrits, sont facilement transposables en digital, d’autres le sont moins. Chez Music World Media, Anne-Laurence Zanclan partage plusieurs outils comme Hacker Rank, Coding Game ou Codility, utilisés pour tester les profils techniques. Pensez à la possibilité de «jonctionner» les logiciels, pour que les candidats puissent échanger facilement à propos des tests réalisés par exemple. Du côté d’Amplifon, pour poursuivre les recrutements du personnel travaillant en boutique, l’outil Harver permet une simulation de vente, mais également des tests psychologiques, de manière plus ludique et interactive.

« Pensez prioritairement aux besoins des candidats dans le choix de vos outils : tous n’ont pas la chance d’avoir un cadre de télétravail optimal. »

Thibault Ledroit, Responsable du développement RH chez Amplifon

Gardez à l’esprit que l’expérience candidat est aussi une vitrine pour votre entreprise. Clairement, il est moins évident de faire rayonner sa marque employeur sans visite de bureaux ni rencontres avec les équipes. Ce n’est pas mission impossible pour autant : appuyez-vous sur de nouveaux formats ; vidéos, photos pour proposer des contenus de marques. Anne-Laurence Zanclan conseille de « Rassembler tous les contenus qu’on a en interne sur la vie de l’entreprise, ses valeurs, les avantages, créer comme un kit pour que les managers puissent le communiquer aux candidats. ». Enfin si le recrutement aboutit, les outils comme ou vous permettent de faire des signatures 2.0.

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3. Miser sur la transparence et l’empathie

Face à la crise du Covid-19, les contextes et cadres professionnels sont propres à chacun et la situation peut être vécue plus ou moins facilement. Thibault Ledroit explique « L’humain est vraiment au coeur de l’entretien. C’est important d’aborder le sujet du confinement, ça permet d’instaurer un climat d’empathie et de bienveillance. ».

Avant tout, prenez des nouvelles des candidats et essayer de cerner dans quel contexte ils se trouvent. En comprenant mieux sa situation, vous serez forcément plus conciliant en cas de soucis technique et d’interruption d’une tierce personne. Dans la mesure du possible, organisez-vous en fonction de son planning en lui laissant choisir le créneau horaire de l’entretien par exemple.

« Il faut vraiment être dans la discussion avec le candidat, sur des sujets importants comme celui de l’état financier de l’entreprise, quel que soit l’état du recrutement. »

Anne-Laurence Zanclan, HR director chez Music World Media

De nombreuses questions peuvent se poser côté candidat concernant la situation de l’entreprise en lien avec la crise du Covid-19. Soyez francs et donnez des informations concrètes sur la santé financière de l’entreprise, les décisions prises liées aux recrutements, aux périodes d’essai ou encore au déconfinement. Par exemple, du côté de Music World Media, Anne-Laurence Zanclan communique sur la récente levée de fonds de l’entreprise, tandis que Thibault Ledroit redirige vers les documentations publiques sur les résultats financiers de l’entreprise. Si la réalité est assez négative, n’hésitez pas à contrebalancer avec des axes positifs, sans forcément avoir de liens directs avec le sujet du recrutement : la transparence est le plus important.

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Personne n’aime le manque de visibilité sur son planning ; essayez dans la mesure du possible, de donner des deadlines - et de les respecter - quitte à donner des délais plus longs. Expliquez les différentes étapes pour que le candidat puisse avoir une vision du processus, et si un retard est inévitable, prévenez le candidat par un appel. Comme l’explique Thibault Ledroit « C’est notre rôle en tant que recruteur de veiller à tenir informé nos candidats. »

« Gardez en tête qu’un bon candidat aujourd’hui sera toujours un bon candidat demain. »

Thibault Ledroit, responsable du développement RH chez Amplifon

Enfin, si certaines candidatures doivent être suspendues le temps du confinement, informez votre candidat et maintenez le contact avec lui. De même, servez-vous de votre ATS pour ne pas laisser passer un bon profil, « il est vraiment important d’utiliser l’outil de manière régulière pour maintenir les candidats dans le vivier et communiquer avec eux à propos de l’entreprise si on n’a pas de poste à leur proposer pour le moment » explique Anne-Laurence Zanclan. Comme le rappelle Thibault Ledroit « gardez en tête qu’un bon candidat aujourd’hui sera toujours un bon candidat demain. ».

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Si l’entretien à distance est une nouveauté pour beaucoup d’entreprises, il est aussi une excellente opportunité pour expérimenter, pérenniser et élargir son champ de recrutement. N’oubliez pas d’être conciliant, de ne pas faire trop attendre vos candidats, ni à les laisser sans nouvelles. Il serait dommage de passer à côtés de précieux talents potentiels pour votre entreprise. Ne lésinez pas sur les informations, plus les candidats seront renseignés, mieux ils pourront se projeter et faire leur choix. N’hésitez pas à demander des retours de la part des candidats, ainsi que de prendre note de ce qui fonctionne ou non dans ce processus 100% online. Enfin, n’ayez pas peur à la signature car l’onboarding peut, lui aussi, se faire à distance…

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