Recrutement : 10 conseils pour faire de l’annonce au candidat retenu un moment unique

Le processus de recrutement ne s’arrête pas une fois le candidat idéal identifié. Loin de là ! « On parle souvent des entretiens, mais l’expérience candidat englobe tous les moments d’interaction. Chacun a un impact, et l’annonce d’une embauche en fait pleinement partie », souligne Perrine Grua, coach et recruteuse, fondatrice du cabinet Canary Call. Pourtant, les entreprises sous-estiment encore l’importance de cette étape. Selon le Baromètre de l’expérience candidat 2024, réalisé par YAGGO en collaboration avec l’IFOP, 8 postulants sur 10 indiquent avoir participé à un entretien sans jamais recevoir de retour du recruteur. Or, 91 % des candidats ayant vécu une mauvaise expérience partagent leur ressenti négatif. Alors, comment faire de l’annonce un moment à fort impact pour l’élu comme pour les autres candidats en lice ?

Conseil n°1 : faites de l’annonce un acte fondateur

L’annonce d’une embauche ne doit pas être perçue comme une simple transmission d’information. Derrière ce moment se joue une première étape d’engagement : la manière dont elle est formulée peut renforcer la motivation de la personne sélectionnée ou, au contraire, susciter des doutes. « L’annonce d’une embauche marque un passage, une transition, et elle influence profondément la perception du candidat sur l’entreprise. C’est aussi un moment décisif qui impacte son futur engagement », insiste Perrine Grua. En filigrane, l’autre enjeu majeur est l’empreinte émotionnelle laissée à ce moment-là. Chaque détail compte : la façon dont l’annonce est faite, le ton employé, la posture du recruteur… L’objectif est de transformer cette étape en un moment marquant et motivant pour la future recrue.

La bonne pratique : que ce soit en interne ou en externe, l’annonce doit être ritualisée pour marquer l’événement et la rendre accueillante. « J’invite les recruteurs à réfléchir à l’intention qu’ils souhaitent transmettre à travers cette annonce », insiste Perrine Grua. Pour cela, il est essentiel de considérer l’annonce comme un rituel, de bien la préparer afin de valoriser le candidat et de l’aider à se projeter.

Conseil n°2 : choisissez le bon canal de communication selon le contexte

« Ma recommandation est d’avoir une personne fil rouge tout au long du recrutement, dont le rôle est d’accompagner le candidat à chaque étape », explique Perrine Grua. Ce référent entretient un lien particulier avec le candidat : il connaît son parcours, ses attentes et les modalités à privilégier pour lui annoncer la nouvelle de manière optimale. Le choix du canal de communication doit donc s’adapter au contexte du recrutement et à la relation déjà établie avec le candidat.

La bonne pratique : de manière générale, on peut distinguer des canaux à privilégier en fonction du type de recrutement :

• Recrutement externe : « J’aurais tendance à privilégier le téléphone pour ce type de recrutement. Et s’il y a un cabinet de recrutement impliqué, c’est à lui de mener cet appel », souligne Perrine Grua.
• Recrutement interne ou mobilité : cette annonce, qui peut être faite par un responsable RH ou un manager, doit donner du poids à la décision et renforcer la légitimité du candidat dans son futur poste. Un cadre clair et officiel favorise une bonne transition impliquant, autant que possible, une rencontre en présentiel.

Conseil n° 3 : créez du lien avant d’entrer dans le vif du sujet

Avant d’annoncer la bonne nouvelle, il est essentiel d’installer un climat positif. Une transition trop abrupte risquerait de rendre l’échange froid et impersonnel. « Il faut remettre du lien et de l’émotionnel : une anecdote marquante du parcours ou du processus, par exemple », explique Perrine Grua. Cela permet de valoriser le candidat et de donner du sens à la décision qui va suivre.

La bonne pratique :

• Mentionner un élément marquant de son parcours : « Lors de votre entretien, nous avons été impressionnés par votre approche sur… »
• Évoquer une qualité qui a retenu l’attention : « Vous avez montré une vraie capacité à… et c’est ce qui nous a convaincus. »
• Se souvenir d’un moment fort : « Telle personne a été bluffée par votre réponse concernant ce point… »

Conseil n°4 : suscitez l’intérêt avec une introduction maîtrisée

Une fois le climat positif installé, l’annonce doit capter l’attention du candidat. « Faire monter un peu le teasing » permet d’amplifier l’impact de la nouvelle et d’éviter une communication trop expéditive. L’objectif n’est pas de créer une attente artificielle, mais de laisser au candidat le temps de se préparer à recevoir la nouvelle et de s’en imprégner. En effet, une annonce trop directe peut parfois être déstabilisante, tandis qu’une introduction progressive permet de valoriser pleinement la décision et de rendre l’échange plus marquant.

La bonne pratique :

• Préparer l’annonce : « J’ai une chouette nouvelle à vous annoncer… »
• Créer une transition engageante : « Je vous appelle pour une raison très particulière… »
• Prendre le temps d’accueillir et de jauger sa réaction : avant d’enchaîner sur les prochaines étapes, « Qu’en pensez-vous ? »

Conseil n°5 : soyez explicite et clair

L’annonce n’est pas un simple verdict, mais une confirmation que l’entreprise a fait un choix réfléchi et assumé. « Soyez explicite sur la décision en exprimant sans ambages que la personne est réellement le choix de l’entreprise et en expliquant les raisons de cette décision », souligne Perrine Grua. Un manque de clarté ou une annonce trop floue peut semer le doute et atténuer l’enthousiasme du candidat. Il est donc essentiel de verbaliser clairement la décision, tout en rappelant le rôle et la mission qui l’attendent pour l’aider à se projeter.

La bonne pratique :

• Exprimer clairement pourquoi il a été retenu : « Parmi tous les candidats rencontrés, votre approche du poste correspond exactement à ce que nous recherchions. »
• Valoriser la décision en assumant le choix : « Vous avez su démontrer… et nous sommes convaincus que vous êtes la bonne personne pour ce poste. »
• Projeter le candidat dans l’avenir : « Votre rôle sera essentiel sur… et nous avons hâte de vous voir évoluer à nos côtés. »

Conseil n°6 : sécurisez la relation en donnant de la visibilité

L’annonce de l’embauche ne doit pas laisser place à l’incertitude. Un manque de clarté à cette étape peut générer des doutes, voire inciter le candidat à explorer d’autres opportunités ! Une fois la décision communiquée, il est essentiel d’expliquer clairement la suite du processus. Cela permet de rassurer « l’élu » et d’éviter toute confusion sur les formalités à venir. « Il faut, entre autres, donner des informations sur la réception de l’offre formalisée, la date de début et le périmètre du poste », précise Perrine Grua.

La bonne pratique :

• Rappeler le rôle et le périmètre du poste : « Votre mission sera axée sur… et voici les principales attentes du poste. »
• Présenter clairement les étapes à venir : « L’offre formalisée vous sera envoyée d’ici X jours. »
• Fixer un cadre temporel pour éviter l’incertitude : « Vous aurez X jours pour nous faire un retour officiel. »

Conseil n°7 : anticipez les ajustements et favoriser la co-construction

L’annonce de l’embauche marque une avancée décisive dans le processus, mais elle n’exclut pas d’éventuels ajustements. « À cette étape, normalement, tout est cadré, mais il peut y avoir des ajustements sur la date de démarrage, le télétravail… », explique Perrine Grua. Même si les grandes lignes ont été validées en amont, des points comme la date de prise de poste, le télétravail ou certaines modalités pratiques peuvent encore nécessiter des précisions. « Une approche flexible et collaborative permet d’éviter les blocages de dernière minute, de renforcer la confiance et d’ancrer le candidat dans son futur poste avec sérénité. »

La bonne pratique :

• Favoriser un dialogue ouvert : pour permettre au candidat d’exprimer d’éventuelles interrogations ou besoins d’ajustement. Il ne s’agit pas d’une nouvelle phase de négociation, mais d’une étape de finalisation qui doit être constructive et fluide.
• Faciliter la discussion sur les derniers points pratiques : si des ajustements sont possibles, ils doivent être abordés de manière transparente, notamment sur la date d’entrée en poste ou les modalités de travail.
• Éviter toute incertitude : en envoyant rapidement l’offre formalisée avec une échéance claire pour la validation. Cela permet de sécuriser la décision et d’offrir un cadre structurant au candidat.

Conseil n°8 : formalisez rapidement l’offre pour éviter toute incertitude

L’annonce d’une embauche ne suffit pas à sécuriser définitivement le recrutement. Un délai trop long entre l’annonce et la réception de l’offre formalisée peut fragiliser la décision du candidat. « L’écrit, c’est la conclusion, pas l’introduction. L’offre doit donc arriver dans les 24 heures », insiste Perrine Grua.

La bonne pratique :

• Envoyer l’offre écrite dans un délai court : dès l’annonce faite, l’offre doit être rédigée et envoyée sous 24 heures, afin de maintenir la dynamique et éviter tout flottement. Le candidat doit également disposer d’un délai clair pour donner sa réponse et poser d’éventuelles questions.
• Assurer la cohérence de l’offre avec les échanges passés : tous les éléments essentiels du poste (rémunération, conditions de travail, avantages…) doivent être confirmés sans modification afin d’éviter toute déconvenue. En cas de points à ajuster, un dernier échange peut être proposé avant la signature.
• Clarifier les prochaines étapes : une fois l’offre acceptée, un premier rendez-vous peut être organisé pour préparer l’arrivée du candidat, lui fournir des informations sur son intégration et répondre à ses éventuelles interrogations.

Conseil n°9 : soignez le feedback aux candidats non retenus

Prendre le temps de donner un retour aux candidats non sélectionnés est une marque de respect, mais aussi un levier stratégique pour l’image de l’entreprise. « Une personne qui prend du temps pour passer un entretien doit recevoir un appel de retour », explique Perrine Grua. Ignorer un candidat après plusieurs échanges peut laisser une impression négative durable. À l’inverse, « un vrai feedback est une opportunité de transformer un non en un ambassadeur ».

La bonne pratique :

• Faire un retour structuré : un appel téléphonique est recommandé pour les candidats ayant avancé dans le processus, afin d’expliquer les raisons du choix.
• Proposer un feedback détaillé : demander au candidat s’il souhaite un retour plus complet afin de valoriser ses points forts et identifier ses axes d’amélioration.
• Recueillir les retours des candidats non retenus : un recrutement ne doit jamais se limiter à une évaluation unilatérale. En adoptant une posture d’accompagnement plutôt que de sélection, l’entreprise renforce sa marque employeur et fidélise un réseau de talents, même parmi ceux qui n’ont pas été retenus.

Conseil n°10 : clôturez le recrutement en ouvrant sur l’onboarding

L’annonce d’une embauche ne doit pas être perçue comme la dernière étape du processus de recrutement, mais comme la première pierre de l’intégration du futur collaborateur. « On clôt le processus de recrutement pour ouvrir sur la phase d’onboarding », explique Perrine Grua. Une transition bien accompagnée permet de favoriser une prise de poste sereine. Il est donc essentiel de lui fournir des repères clairs et de maintenir une dynamique positive entre l’acceptation de l’offre et son premier jour.

La bonne pratique : dès l’annonce de l’embauche, il est recommandé de fixer les prochaines étapes du pré-boarding et d’accompagner le candidat dans sa transition. Il s’agit notamment de préciser les points suivants :

• Les formalités à finaliser : date de fin de son contrat actuel si la personne est en poste, signature du contrat, documents administratifs…
• Les premiers rendez-vous clés : échange avec son futur manager, découverte de l’équipe…
• Les éléments pratiques : horaires, matériel, accès aux outils de travail…
  Il est également utile d’ancrer son engagement en lui demandant ce qui l’enthousiasme le plus dans cette opportunité. « Cette approche crée un échange motivant et permet au candidat de se projeter dans son nouveau rôle », conclut Perrine Grua.
  __

Article rédigé par Laure Girardot et édité par Mélissa Darré, photo par Thomas Decamps.