Confinement : 13 conseils pour assurer en télétravail

Ça y est, l’annonce du big boss est tombée : tous les salariés de l’entreprise passent en “full remote”, c’est à dire en 100% télétravail, et ce « jusqu’à nouvel ordre », pour limiter la propagation du coronavirus. Pour certains, la nouvelle est réjouissante (« à moi le marathon Netflix affalé sur le canap’ »), pour d’autres, cette décision vient avec son lot d’appréhensions (« Euh… quoi ? On ne peut plus aller au bar ? ») Que vous soyez déjà habitué à faire du télétravail de temps à autre ou que vous n’en ayez encore jamais fait (il y a une première fois à tout !), ces conseils pourraient vous être bien utiles pour aborder cette période si particulière et rester efficace, même de votre canapé. Avec l’aide d’adeptes invétérés du télétravail, nous vous avons concocté un guide pour vivre sereinement ces prochaines semaines hors du temps. Prenez soin de vous et “bon” confinement !

Conseil #1. Communiquez régulièrement avec votre équipe pour la rassurer

Au travail, c’est comme dans un couple : « le plus important, c’est la co-mmu-ni-ca-tion ! » Elle vous permettra de maintenir une bonne coordination avec votre équipe et de la rassurer quant à votre assiduité. L’idée n’est pas d’alerter toute votre entreprise lorsque vous vous absentez pour aller aux toilettes (de toute façon, vous n’avez pas réussi à acheter du PQ… denrée rare de nos jours) ou pour vous faire un café, mais bien d’informer vos collègues de votre planning du jour ou de les prévenir lorsque vous êtes disponible (ou un peu moins, les parents comprendront.) Vincent, en full remote depuis plus d’un an a sa méthode : « Le matin, lorsque je me mets à bosser, je dis bonjour à mes collègues sur Slack pour leur faire comprendre que je suis présent. Ensuite, j’essaye d’informer mes collègues de ma to-do et des projets sur lesquels j’avance en ce moment. »

Vous pouvez également détailler les tâches que vous prévoyez de faire dans la journée à votre manager. Lui expliquer sur quoi vous allez travailler le matin et l’après-midi, le prévenir de l’heure à laquelle vous prévoyez de finir, etc. Pour éviter un flux trop important de messages, vous pouvez même proposer de partager un calendrier (avec Google Agenda par exemple) avec les membres de votre équipe dans lequel chacun renseigne son planning du jour ou de la semaine.

Conseil #2. Vous n’êtes pas obligé d’être disponible dans la seconde

L’avantage en télétravail, c’est qu’on est dans un environnement plus propice à la concentration, bien moins souvent interrompus qu’en open space (bye bye les collègues qui ont des tics, qui passent leurs calls dans l’open space et qui viennent te proposer des pauses toutes les deux minutes…) Et ça, il faut en profiter ! Ne culpabilisez pas si vous n’avez pas immédiatement répondu à un message (sur votre messagerie interne, par exemple) ou à un mail, mais apprennez à relativiser l’urgence. Encore une fois, si la communication avec votre équipe est bonne, ni vos collègues, ni vos managers, ne devraient s’inquiéter dans le cas où vous ne leur répondriez pas dans la seconde. Alice, habituée du télétravail explique : « Normalement, vos collègues devraient vous faire confiance. Si vous bossez dur et ne répondez pas directement à un message, vous n’avez rien à vous reprocher ! » Les messageries internes proposent généralement une option “Ne pas déranger”, visible par les autres membres. Activez-la si vous devez plancher sur une tâche qui mérite toute votre concentration.

Mais, l’idée n’est pas non plus de tomber dans le ghosting et d’opter pour le silence radio ! Un juste équilibre est à trouver. Veillez tout de même à mettre à disposition de vos collègues un moyen de contact plus direct en cas d’urgence, votre numéro de téléphone par exemple.

Conseil #3. Cadrez votre environnement de travail… surtout au début !

Oui, se lever à la dernière minute, zapper la douche et travailler en pyjama dans son lit, c’est tentant, très tentant… mais attention ! On ne vous dit pas que c’est interdit, mais disons que c’est réservé aux initiés du télétravail…
Si vous n’êtes pas encore habitué, nous vous conseillons de garder une routine “saine”. Prenez une douche pour vous réveiller, habillez-vous et installez-vous un véritable espace de travail. A priori, nous n’allons pas beaucoup sortir ce mois-ci alors prendre soin de vous vous aidera à garder le moral !

Pour éviter les insomnies, évitez - en tous cas au début - de travailler dans votre lit. Ce dernier doit être associé à des activités relaxantes et non au travail. « Quand j’ai commencé à faire du télétravail, j’avais du mal à être efficace. Je me levais à 9h25 pour commencer ma journée à 9h30 et je bossais dans mon lit en mangeant des bonbons. J’avais l’impression que mes yeux restaient collés toute la journée, j’étais distraite et pas très productive. Puis, j’ai changé ma manière de faire. J’ai commencé à me lever à la même heure que d’habitude, j’en profitais pour prendre un bon petit dej’, et à travailler à mon bureau. Et ça a tout changé ! Je me suis même sentie 10 fois plus efficace qu’en open space. Maintenant, je m’autorise à travailler de mon lit ou à me réveiller un peu plus tard de temps en temps mais c’est exceptionnel ! » témoigne Alice.

Conseil #4. Vous ne vivez pas seul(e) ? Fixez des règles à votre entourage

En cette période de confinement, il se peut que vous ayez à partager votre appartement ou votre maison avec d’autres personnes, coloc(s), parent(s), conjoint(e), enfant(s), chat(s), etc. Dans tous les cas, un de nos conseils est que vous allez devoir fixer quelques règles. Si cette personne ne travaille pas, faites lui comprendre que vous devez vous concentrer et que vous ne souhaitez pas être interrompu. C’est ce qu’a fait Audrey, de manière assez radicale : « J’ai emménagé il y a à peine deux semaines à Paris et je n’ai toujours pas reçu ma box Internet… Du coup j’ai pris la (lourde) décision de rentrer chez mes parents. En digne espagnole, ma mère me parle sans arrêt, débarque pour me raconter les histoires de mon chien, m’amène le cochon d’Inde, me réclame des séries sur mon ordi perso… Bref, un cauchemar pour travailler. Alors j’ai instauré une liste de règles pour éviter le massacre avant la fin du confinement :

• Interdiction de rentrer dans ma chambre, sauf urgence extrême (le chien s’étouffe, la maison prend feu, quelqu’un a eu un accident)
• Ne pas m’envoyer 15 SMS pour me faire la conversation : si je ne réponds pas, ce n’est pas parce que j’ai peur que mon boss me surprenne mais parce que j’ai du travail
• Je sais que c’est pénible, mais notre connexion n’est pas la meilleure… Habituellement, on arrive à se débrouiller mais quand j’ai des réunions vidéos, il est impossible de regarder en même temps des séries via Internet. C’est moche mais si ça coupe toutes les 30 secondes, je ne peux pas suivre… Alors désolée pour le désagrément, mais pas le choix !
• NON, je ne me laisse pas mourir de faim. Si je ne suis pas dans la cuisine à midi tapante, ce n’est pas la peine de s’inquiéter et de venir me voir en panique : je descendrais peut-être à 12h30 ou 13h, mais, simplement, là, je suis occupée
• Ma journée ne s’arrête pas à une heure précise. Parfois, je vais travailler 30min de plus, parfois 30min de moins. Mais si je suis encore en train de travailler à 19h, laissez-moi. Oui, “chasseurs d’appart” a commencé et je vais manquer les visites… mais je suis concentrée. »

Si vous êtes plusieurs à télétravailler, vous pouvez tout à fait bosser côte à côte et en profiter pour voir d’autres manières de travailler, échanger sur vos métiers respectifs… à condition que ça ne vous dérange pas trop ! Si vous préférez être tranquille, n’hésitez pas à vous isoler (si votre logement le permet) ou à travailler avec un casque.

Conseil #5. Armez-vous des bons outils

Pour travailler efficacement, il faut le bon attirail…

• Premièrement : Internet. Si vous n’avez pas le Wi-Fi chez vous, faites le savoir à votre employeur. Ce dernier peut peut-être couvrir les frais pour vous acheter une connexion Wi-Fi communautaire. Au pire des cas, il y a toujours la bonne vieille technique des voisins, à qui vous pouvez demander les codes temporairement.

• Niveau messagerie interne, la plus prisée reste Slack. Votre entreprise peut y créer un espace de travail pour tous les collaborateurs mais vous pouvez aussi le faire vous-même pour vos collègues les plus proches ou pour votre équipe uniquement. Cela vous évitera de communiquer par téléphone.

• Pour partager vos fichiers : rien de plus efficace que Google Drive qui vous permet de travailler en simultané sur le même document et de le partager aux membres de votre entreprise.

• Pour plus de transparence, nous vous recommandons vivement Google Agenda qui vous aidera à communiquer sur votre emploi du temps et à consulter celui des autres.

• Pour les réunions à distance, Zoom est un très bon outil qui permet de se retrouver à plusieurs. Vous pourrez vous retrouver jusqu’à 100 pour une durée de 40 minutes… Ambiance garantie !

Conseil #6. Travaillez par sessions

Vous avez du mal à vous concentrer ? Vous vous sentez constamment distrait ? Aux grands maux les grands remèdes. Optez pour la technique “Pomodoro”. Le concept est simple : alternez des sessions de travail de 25 minutes entrecoupées de pauses de 5 minutes. Déterminez la tâche à exécuter, réglez votre minuteur et bossez. Si une distraction vous vient en tête, écrivez-la pour y revenir à la pause de 5 minutes. Idéal pour éviter de procrastiner ! Cela nous permet aussi d’insister sur l’importance des pauses : oui, vous êtes chez vous, vous êtes bien, mais ne négligez pas ces moments qui vous aideront à couper et à être plus productif par la suite et surtout, sur le long terme.

Conseil #7. Fixez-vous un planning avec des objectifs

Quand on est en télétravail, on a souvent l’impression que notre journée est extensible et que si l’on est distrait 10 minutes, on pourra compenser à un autre moment… Jusqu’à ce que vienne le choc de fin de journée : « Quoi, il est déjà 20h ?! » Pour éviter cela, planifiez votre journée. Comme au bureau, rien de plus simple, élaborez une to-do list par jour en prenant également en compte des moments de pause.

Conseil #8. Intégrez des distractions dans votre planning

Une distraction n’en est plus une si elle est prévue dans votre planning ! Identifiez celles qui sont les plus récurrentes et dispatchez-les dans les créneaux de pause que vous avez délimités. Si vous avez prévu de stalker le compte Instagram de Justine Bieber, alors vous pouvez caler ça dans votre agenda entre 16h et 16h05 par exemple. Ou si vous avez envie de faire une partie de Fifa en ligne avec vos amis, prévoyez-la à la pause déjeuner ! Cela vous aidera à déculpabiliser et atténuera le sentiment d’en faire moins que d’habitude.

Conseil #9. Créez des moments informels avec vos collègues pour maintenir la bonne ambiance

Une partie de vous se réjouissait de ne pas avoir à côtoyer vos collègues tous les jours, mais finalement, ils vous manquent un peu ? Les jeux de mot de votre voisin d’open space ( « Et là j’ai dit « Santé, mais pas des pieds !” » ), le debrief des nouveautés Netflix à la pause déj’ ( « On en a pensé quoi du docu’ “Pandémie” ? » ), les potins qui ne circulent qu’à l’afterwork ( « J’t’avais pas dit ? Pchitpshitpshit… » ) Difficile de trouver une bonne alternative virtuelle à tout cela ! Mais vous avez tout de même le choix : déjeuners et afterworks en visio conférence, Pictionnary en ligne… Vous pouvez même créer des chaînes de discussion sur certains sujets sur votre messagerie interne : séries, livres, films, podcasts, articles, etc. Nous n’avons - presque - que ça à faire en ce moment alors bingeons tous ensemble… mais sans se faire taxer ses chewing-gum ou ses m&m’s !

Conseil #10. Soyez à l’écoute de vos collègues

Nous ne sommes pas égaux face la crise. Parmi nous, certains vivent très bien cette période de confinement, d’autres moins, et nos humeurs peuvent évoluer avec le temps. Alors, prenez des nouvelles de vos collègues, soyez à leur écoute. Si certains se sentent seuls ou avouent avoir du mal à s’organiser, essayez de les rassurer, de les comprendre et de leur venir en aide. C’est le moment, plus que jamais, de se montrer solidaires !

Conseil #11. Le soir, changez-vous les idées !

Avec le télétravail, l’équilibre vie pro / vie perso est généralement mis à rude épreuve, mais c’est d’autant plus vrai en confinement. À la fin de votre journée de travail, fermez votre ordinateur et essayez de vous consacrer à une activité qui vous permettra de vous déconnecter de votre job. Voyez le verre à moitié plein : cette période est idéale pour faire ce que vous n’avez jamais le temps de faire. Vous avez toujours rêvé de vous mettre au tricot ? De terminer le puzzle que vous avez ramené de vos vacances à Saint-Malo ? D’apprendre à jouer “Wonderwall” avec la guitare que vous vous étiez acheté pour frimer ? C’est le moment !

Conseil #12. Pour éviter l’insomnie et rester en forme, essayez de faire de l’exercice

Pas facile de s’endormir le soir, quand on ne s’est pas dépensé pendant la journée. On ne le réalise pas forcément, mais prendre les transports, se déplacer pour aller déjeuner dehors, faire des allers-retours bureau-machine à café, machine à café-bureau… Tout cela nous fait dépenser de l’énergie. Sans ces activités, nous avons souvent encore bien trop de vitalité la nuit venue. Alors essayez, tant bien que mal, de vous dépenser pendant la journée. Il existe des milliers de vidéos d’entraînements sur Youtube qui vous permettront d’entretenir vos muscles (pour ne pas avoir mal au dos, par exemple), et de vous dépenser pour mieux vous endormir le soir. Vous pouvez par exemple profiter du votre matinée ou de votre pause déjeuner pour vous entraîner. 20 minutes par jour suffisent à se maintenir en forme !

Conseil #13. Allez à votre rythme, sans vous culpabiliser !

Même si vous ne l’avez pas réellement choisi et que vous le vivez aujourd’hui de manière assez extrême, sachez que le télétravail peut faire beaucoup de bien. Il permet notamment de se lever légèrement plus tard que d’habitude, d’éviter les transports en commun, d’être plus concentré et donc plus efficace… Mais pour bien le vivre, il est important de se créer une routine saine et surtout de ne pas culpabiliser. L’idée du télétravail, c’est aussi de s’approprier son emploi du temps. Si vous souhaitez décaler l’heure du déjeuner, vous le pouvez. Tant que ça ne vous met pas en retard et que ça ne dérange pas votre équipe, allez-y ! Ne vous sentez pas coupable d’avoir des horaires légèrement décalés et profitez pleinement de la liberté qu’offre le télétravail. Si vous communiquez, tout ira pour le mieux…

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Photo by WTTJ