Dans le cadre d’ambitieux projets de rénovation énergétique portant sur plusieurs centaines d’établissements d’activité de type tertiaire ou d’établissement de santé, nous recherchons un Assistant grands projets et clients multisites.

Le périmètre des grands projets et clients multisites est de réaliser les études et audits énergétiques afin de déterminer les actions nécessaires dans le cadre des contrats de performance énergétique, de mettre en œuvre les travaux retenus et de suivre la performance des installations sur la durée des contrats (> 10 ans).

En tant qu’assistant grands projets et clients multisites, vous jouerez un rôle clé dans la coordination administrative et opérationnelle de ce vaste programme sur toutes les phases, allant des études jusqu’au suivi de la performance. Vous serez en lien avec les clients, les équipes internes (chefs de projet travaux, auditeurs, energy manager, PMO, services achats, comptabilité fournisseurs, RH, etc.) et les partenaires externes (fournisseurs, prestataires travaux, administrations, prestataire de relation client, mainteneur, etc.).

2. Missions principales

2.1) Participer aux appels d’offres et contractualisation

· Participer à la constitution des dossiers d’appels d’offres (mise en forme des documents, échanges avec les prestataires).

· Assister les chefs de projet dans la préparation des contrats-cadres, lots techniques, lots maintenance et l’activité externalisée de relation client.

· Mettre en forme et transmettre les documents contractuels (contrats de performance énergétique, conventions, etc.) aux différentes parties prenantes.

2.2) Suivi administratif et documentaire

· Assurer la mise à jour et le classement des documents (comptes rendus de réunions, documentation technique, pièces administratives, etc.) sur OneDrive ou le réseau interne.

· Gérer les documents nécessaires aux interventions (DTA, autorisations administratives, etc.).

· Contribuer au suivi rigoureux de la chaîne achat et de la maitrise budgétaire que ce soit en phase travaux, maintenance et d’une manière

générale du ressort de GreenYellow (bon de commande, délais de livraison, validation factures, etc…)

2.3) Appui à la coordination opérationnelle

· Planifier les interventions des prestataires que ce soit en phase audit, travaux ou maintenance afférente à GreenYellow (prise de rendez-vous, suivi des agendas, etc.).

· Organiser les réunions hebdomadaires et les Comités de Pilotage en phase étude, réalisation, pilotage des prestataires de maintenance et de relation client (COPIL) : envoi d’invitations, préparation de l’ordre du jour et des supports de présentation, rédaction des comptes rendus.

· Participer au suivi et au reporting hebdomadaire (mise à jour des tableaux de bord, indicateurs d’avancement, etc.).

2.4) Contribution à la communication avec les parties prenantes.

· Assurer l’interface entre les différents acteurs du projet (internes et externes). Répondre aux demandes niveau 1 d’informations et assurer la transmission des documents requis.

· Faciliter la circulation des informations (rappels, comptes rendus, actions à mener) auprès des équipes et du client.

2.5) Contribution au suivi du client en phase exploitation

· Écrire et mettre à jour des procédures, en particulier au sujet de l’activité externalisée de relation client (CRC) et des prestataires de maintenance.

· Contribuer à la définition et au suivi des KPI et SLA du prestataire de relation client et des prestataires de maintenance.

2.6) Contribution à la mise en place d’outils de mesure de la satisfaction client

· Contribuer à la création des grilles d’appréciation de la satisfaction client, à la réalisation des campagnes d’enquête, d’analyse de résultats des enquêtes et contribution des plans d’actions visant à améliorer la satisfaction client.

· Collaborer avec les équipes marketing et communication interne pour la diffusion des résultats

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Connaissance de Salesforce ou d’un autre ERP similaire (suivi de facturation, etc.). Capacités rédactionnelles solides pour la formalisation de documents et de présentations. La connaissance des procédures administratives liées au bâtiment (DTA, autorisations administratives…) est un plus.

Qualités personnelles :

Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Aisance relationnelle et esprit d’équipe, indispensables pour communiquer avec des interlocuteurs variés.

Réactivité et force de proposition : savoir anticiper les besoins, identifier les priorités et proposer des solutions.

Intérêt pour les enjeux environnementaux et la rénovation énergétique.