L’Assistant(e) Property Manager joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des portefeuilles d’actifs. Il travaille en étroite collaboration avec les Property Managers auxquels il apporte un soutien administratif complet et de qualité.

Il est également en liaison quotidienne avec les Responsables des résidences afin de délivrer un service clients performant quant au suivi des dossiers.

Responsabilités clés du poste

Gestion

Assure l’ensemble des tâches liées au quittancement des locataires, notamment la saisie des baux et avenants dans le système de gestion en vue de la facturation.

Veille à l’actualisation des informations des dossiers locataires et enregistre les préavis de départ.

Est responsable du suivi pré contentieux des dossiers locataires. Il envoie les relances de premier niveau pour retard de paiement, ainsi que les mises en demeure aux locataires et garants en situation d’impayé.

Est le point de contact principal des organismes de garantie pour les déclarations et le suivi des sinistres impayés, jusqu’à la perception des indemnités.

Fait le point avec les Property Managers sur les différents dossiers dont il a la responsabilité, ainsi que sur les échéances portées au planning interne d’activité.

Comptabilité mandant

Procède à l’enregistrement quotidien des encaissements de loyers et de dépôts de garantie des locataires, et saisie également  les incidents de paiement dans le système.

Met à jour les informations bancaires des locataires relatives à l’exécution des paiements, comme l’activation des mandats de prélèvement sepa.

Etablit les décomptes définitifs de sortie des locataires après l’état des lieux et prépare les remboursements dépôts de garantie.

Reporting clients investisseurs

Assiste le Property Manager dans la réalisation des reportings mensuels, en s’assurant que l’ensemble des éléments soit à jour avant la clôture comptable et éditant les états financiers nécessaires à la consolidation des chiffres à reporter.

Gestion administrative

Assure également des tâches administratives annexes telles que les télédéclarations et renseignements des loyers auprès de la Direction générales des finances publiques et de la Caisse d’allocations familiales.

Gestion du courrier courant, archivage et classement.

Connaissances & Qualifications

Diplôme de l’enseignement supérieur en professions immobilières ou expérience équivalente pertinente

Bonne connaissance des bases de la gestion locative

Idéalement, maîtrise des logiciels de gestion d’entreprise du secteur immobilier

Très bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook

Maîtrise du français, l’anglais est un plus.

Expériences & compétences

Essentiel

Expérience de poste similaire dans la gestion de patrimoine en résidentiel ou en bureaux.

Capacité à travailler en équipe et à exécuter des tâches pour différentes parties prenantes de l’équipe.

Aptitude à faire preuve de résilience face à d’éventuelles adaptations de planning et aux demandes urgentes.

La rigueur, l’organisation et l’aptitude à gérer son temps sont des atouts incontournables pour le poste.

Souhaitable

Expérience dans la gestion de recouvrement, pré contentieux.

Connaissance des notions de comptabilité mandant.