Vous cherchez à travailler dans une entreprise dynamique où votre travail rime avec impact social et environnemental ? Bienvenue chez Hubency !

Pour poursuivre son développement, nous recrutons un(e) Office Manager / Assistant Administratif H/F.

MISSIONS

Rattaché(e) au Responsable des opérations, vous jouerez un rôle central et polyvalent dans le bon fonctionnement de l’entreprise en assurant la gestion administrative et du standard téléphonique, les services généraux et la gestion de la flotte automobile.

 Vos principales missions seront :

• Gestion administrative et du standard téléphonique :

o    Assurer la gestion du standard téléphonique ;

o    Gérer l’accueil physique des clients ou des partenaires ;

o    Gérer le courrier entrant et sortant ;

o    Veiller à la bonne tenue des locaux (salle de réunion, cafétaria, etc.) ;

o    Assister de façon ponctuelle les membres de la Direction dans la gestion administrative de leurs dossiers (classement, archivage, traitement de texte, tableur Excel, support de présentation, prise de rendez-vous, gestion de réservations diverses, etc.)

• Gestion des services généraux :

o    Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau ;

o    Centraliser et gérer toutes les commandes de fournitures et des boissons, etc. ;

o    Veiller à l’approvisionnement quotidien des fournitures et des boissons, etc. ;

o    Prendre contact et superviser les prestataires externes (ménage, maintenance, sécurité, prestataires techniques divers, etc.) ;

o    Organiser les déplacements et les évènements internes (séminaires, réunions, team building, etc.)

• Gestion de la flotte automobile :

o    En collaboration avec le Directeur Commercial et le DAF, suivre la gestion du parc de véhicules de l’entreprise (acquisition, restitution, renouvellement) ;

o    Gestion administrative des véhicules : immatriculations, assurances, contrôles techniques, révisions, contrats de location, etc. ;

o    Suivi de la consommation de carburant et des dépenses associées ;

o    Planification des entretiens, réparations et interventions techniques ;

o    Mettre en place un fichier de suivi et reporting des coûts liés à la flotte automobile ;

o    Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques et au respect des processus ;

o    Gérer le suivi des véhicules de prêt entre les différents collaborateurs ;

o    Gérer les restitutions des véhicules des collaborateurs.

• Support opérationnel et communication interne :

o    Assister la Direction et les équipes dans la préparation des réunions et supports de présentation

o    Contribuer à la communication interne et à la cohésion des équipes

• De manière plus élargie, mener toutes missions qui sera confiée par votre manager ou la Direction Générale

De formation supérieure Bac +2 minimum en administration, gestion ou équivalent, vous possédez une expérience réussie de minimum 2 ans acquise sur un poste similaire. Une expérience en gestion des services généraux et d’une flotte automobile est un atout.

 Vous faites preuve d’une excellente maîtrise rédactionnelle, êtes force de proposition, disposez d’une très bonne gestion de vos priorités. Vous êtes orienté(e) service clients.

Le poste impliquant d’être en contact avec de nombreux acteurs internes et externes, vous avez un très bon relationnel.

Vous êtes positif, dynamique, engagé(e), autonome, rigoureux(se), organisé(e), volontaire, réactif(tive) et doté(e) d’un sens de la confidentialité.

 Vous avez une bonne maîtrise de l’outil informatique : Suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), 3CX.

 Au-delà de vos compétences, c’est votre personnalité et votre motivation qui feront la différence.

ENVIE DE REJOINDRE L’AVENTURE ?

Chez Hubency, nous avons à cœur de ne passer à côté d’aucun talent. Nous encourageons ainsi tous types de profils à postuler à cette offre et garantissons un processus de recrutement dénué de toutes formes de discriminations.

Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.

La société Hubency est une entreprise :
- En pleine croissance avec une Direction engagée et proche de ses collaborateurs(trices),
- A taille humaine où chaque collaborateur(trice) est reconnu(e),
- Qui favorise la diversité, la mobilité et l’évolution interne,
- Une ambiance dynamique, jeune et conviviale dans des locaux modernes.

Dépôt de votre candidature via notre annonce.
- En cas de sélection de votre profil, nous vous appellerons pour un bref entretien téléphonique.
- Si l’entretien téléphonique est concluant, nous vous proposerons les entretiens suivants :
- Entretien avec le RRH et le manager
- Entretien avec le DG Adjoint

- Si nous retenons votre profil, nous vous adressons une promesse d’embauche.
- Nous préparons votre Onboarding et votre intégration.