Vous aurez pour mission d’assister le Directeur Général (DG) en lui apportant le soutien organisationnel et administratif essentiel afin d’assurer l’efficacité de son travail. Véritable pilier de l’organisation, vous collaborerez étroitement, grâce à votre positionnement central, avec les responsables de pôle et le reste de l’équipe, assurant la transmission et le suivi des demandes ainsi que la coordination des actions.

Vous assisterez également les managers membres du Comité de Direction (CODIR) sur leurs besoins quotidiens (gestion des plannings, déplacements, …).

Vos principales responsabilités :

Sous la supervision directe du Directeur Général, l’Assistant.eexécuti.ve de Direction aura pour missions principales de :

1.      Assister le Directeur Général au quotidien :

·        Gérer les demandes entrantes (emails, appels téléphoniques, sollicitations diverses, …) et les prioriser / réorientation vers les services concernés ;

·        Gérer l’agenda : planification des réunions, rendez-vous externes et suivis ;

·        Préparer les rendez-vous : constitution de dossiers, centralisation des supports/présentations, sollicitations des intervenants et coordination avec les équipes ;

·        Planifier les réunions du Comité de Direction (ordre du jour, contenus, compte rendus), des différents comités internes ainsi que les réunions générales rassemblant toute l’équipe ;

·        Planifier et suivre les instances de gouvernance de l’association (CA, Bureau), en lien avec les administrateurs et les métiers concernés (mobilisation, secrétariat général) ;

·        Assurer le suivi du planning des instances du mouvement Fairtrade aux différents niveaux (Comex, CA, AG, …) et la centralisation des documents correspondants ;

·        Gérer les déplacements professionnels (train, taxi, avion, …) et les réservations du Directeur Général, ainsi que les démarches administratives correspondantes ;

·        Assurer la gestion documentaire des dossiers ainsi que la maintenance d’une « boite à outils » de communication dédiée au DG.

2.      Assister les membres du CODIR :

·        Planifier et organiser des réunions internes, rendez-vous externes, … ;

·        Gérer certains déplacements professionnels (train, taxi, avion, …) ainsi que réservations, en particulier pour les métiers Commercial/marketing et Relations producteurs ;

·        Appuyer la gestion des demandes de certains partenaires de l’association, en lien avec les métiers concernés : déplacements et réservations des représentants de réseaux de producteurs Fairtrade, de Membres ou d’Administrateurs de l’association, … ;

3.      Assurer l’intérim de l’office manager en cas d’absence, sur la gestion l’accueil de l’association : standard téléphonique, accueil visiteurs, gestion du courrier, gestion des e-mails reçus sur la boite ‘accueil’, commande de coursiers et taxis … ; ainsi que sur la gestion des moyens (fournitures de bureau, petits équipements, …).

4.      Contribuer activement à la vie d’équipe, notamment par l’organisation périodique de moments conviviaux : pots d’accueil et de départ, évènements ponctuels, en coordination avec l’équipe RH ;

·        Formation supérieure Bac +2/3 (type BTS assistante manager ou équivalent, …) ;

·        Expérience d’au moins 5/7 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement international et sur un positionnement « exécutif » (assistant.e de DG, cadre dirigeant, directeur de fililale/business unit, …) ;

·        Grande autonomie et disponibilité, proactivité, réactivité, discrétion, diplomatie, assertivité, capacité à transmettre, coordonner et suivre les demandes, sens des priorités, orientation-solution ;

·        Bonnes compétences rédactionnelles, maitrise et agilité avec les outils bureautiques, capacités de planification, coordination et suivi, multi-tasking, … ;

·        Anglais de niveau professionnel apprécié ;

·        Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook.

1. Préqualification RH téléphonique (5-10 minutes)

2. Entretien avec le Directeur Général et la Responsable RH (1 heure)