Pour accompagner sa croissance et la vie quotidienne de ses collaborateurs, le Resah recherche un.e Office Manager.

Au sein de la direction générale adjointe chargée du secrétariat général, rattaché.e à la directrice des ressources humaines, vous veillez à ce que les collaborateurs puissent effectuer leur travail dans des conditions optimales, à ce que les espaces de travail correspondent aux standards attendus et à ce que les visiteurs extérieurs soient bien accueillis. Vous êtes au service des collaborateurs, le collectif est au cœur de vos missions.

En 2025, vous accompagnerez le projet d’aménagement des nouveaux locaux situés dans le 12e arrondissement et le déménagement des équipes.

Missions :

Votre mission principale est de vous assurer que les espaces de travail reflètent l’image du Resah et qu’ils assurent une qualité et des conditions de travail optimales pour les collaborateurs :

-         Gestion courante des espaces de travail, notamment au travers de la coordination des prestataires de service (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.), avec l’appui de la personne chargée des services généraux

-         Gestion des relations avec les bailleurs

-         Suivi de la règlementation en matière de sécurité au travail 

-         Contrôle des stocks, des commandes de matériel, fournitures, consommables, jusqu’à la livraison, contrôle du rangement des openspaces

-         Accompagnement de la politique de bien-être au travail des collaborateurs : confort des locaux, ergonomie des postes et suivi des demandes d’équipement hors informatique

-         Participation à la gestion du flex office

-         Participation à l’intégration de nouveaux collaborateurs

En 2025, dans le cadre du projet d’aménagement des nouveaux locaux :

-         Suivi des travaux d’aménagement en lien avec les prestataires

-         Animation du choix des mobiliers avec les collaborateurs, sur la base des offres proposées par la centrale d’achat

-         Organisation du déménagement pour que les équipes aient le moins d’impact possible

-         Suivi de la remise en état des locaux qui seront libérés à la suite du déménagement

 Vous avez également pour mission de vous assurer du bon fonctionnement quotidien des services :

-         Organisation des fonctions d’accueil : physique, téléphonique

-         Organisation de la fonction courrier

-         Gestion de la politique de voyages en lien avec la personne chargée des services généraux : (ordres de missions, notes de frais, relations avec le prestataire)

-         Gestion des locations de véhicules et des démarches assurance en cas de vol, d’accident, etc.

-         Gestion du budget des services généraux et suivi des achats réalisés

-         Pilotage de la passation des marchés publics passés pour les besoins propres du GIP en lien avec la direction des affaires juridiques relatives à la commande publique

-         Gestion des contrats d’assurance

-         Suivi de la politique de prévention des risques, notamment du PAPRIPACT

Management : OUI

Qualités recherchées

·        Polyvalence, être capable de s’adapter rapidement à de nombreuses situations

·        Esprit d’initiative et capacité à trouver des solutions astucieuses

·        Très bon relationnel : être sociable et capable de porter la « culture Resah »

·        Avoir le sens des priorités, être rigoureux et organisé

Profil

·        Expérience sur des postes multitâches

·        1e expérience managériale réussie

·        Connaissance de la gestion de bâtiment, travaux

·        Très à l’aise avec la suite bureautique collaborative (Microsoft Office)

·        Une expérience dans le secteur public et une connaissance des marchés publics est un plus

Conditions d’emploi :

• Titulaire de la fonction public en détachement ou contractuel de droit public (CDI)

• Forfait jours donnant droit à 20 RTT

• Télétravail possible ponctuellement selon les règles en vigueur

• Titres restaurant (11,50 euros avec 60% de prise en charge employeur)

• Abonnement transport (75%), mutuelle collective facultative, forfait mutuelle, chèques cadeaux, etc.