Comment animer une réunion avec succès

Vous n’assistez jamais à une réunion sans votre téléphone afin d’échapper à l’ennui ? Ne faites pas subir le même sort aux participants de vos futures réunions en respectant quelques principes simples. Et pour tous ceux atteints de “réunionite aiguë”, sachez qu’une bonne réunion se prépare, comporte un objectif clair et favorise la participation de tous.

1. Définir une durée

Le principal danger des réunions est de fixer une plage horaire trop large ou de disgresser à n’en plus finir pendant des heures… Les français passeraient en moyenne 4h30 par semaine en réunion et plus du double pour les cadres, selon un sondage Opinionway. La majorité des réunions devraient durer moins d’une heure afin que tout le monde reste concentré. À chacun de trouver la durée idéale, 20, 30 ou 45 minutes ? L’important est d’instaurer un format standard se terminant dans les temps. Ceci imposera plus d’efficacité et de clarté dans les échanges ainsi qu’une meilleure préparation en amont.

2. Introduire des sujets précis

L’autre ennemi des réunions est la réunion dont la fréquence est fixe mais qui ne comporte pas toujours d’objet ou d’objectif clair. Chaque réunion doit présenter des faits ou des chiffres, traiter un problème, aborder des solutions. Si la réunion débute sans but précis, elle tournera vite au bavardage voire, dans le pire des cas, aux règlements de compte. Le temps passé en réunion coûte du temps, donc de l’argent.

3. Convoquer uniquement les bonnes personnes

Pas de réunion réussie sans un casting réussi. Certaines personnes ne possèdent pas les informations nécessaires, d’autres sont malencontreusement oubliées et ne permettent pas d’avancer. Attention aux profils conflictuels ou aux personnes qui utilisent la réunion comme une scène pour effectuer un véritable show qui prend le pas sur l’objet initial de la réunion. À l’inverse, certaines personnes acceptent toutes les réunions sans se poser des questions et viennent sans volonté de participation. Pour éviter cela, Google “oblige” chaque personne présente à une réunion à apporter sa contribution, d’une façon ou d’une autre !

4. Bannir Powerpoint

En 2009, le General McChrystal, leader des forces armées américaines et de l’OTAN en Afghanistan, aurait déclaré « quand nous aurons compris ce slide, nous aurons gagné la guerre ». Un auditoire assis, plongé dans le noir tentant de décrypter un Powerpoint énigmatique, cela vous rappelle quelque chose ? Le New York Times a d’ailleurs officiellement déclaré Powerpoint ennemi public numéro un des réunions en entreprise. Certains salariés passeraient jusqu’à une heure par jour à peaufiner leurs slides et le chercheur Edward Tufte estime que le logiciel « tue l’argumentaire pour un spectacle désincarné. » On lui préfère aujourd’hui les logiciels aux intégrations plus poussées tels que Prezi et Ludus. Le vrai changement consiste surtout à abandonner le support figé pour un style façon conférences TED : un support minimal pour une présentation orale dynamique avec un véritable storytelling.

5.​ ​Penser​ ​au​ ​stand-up​ ​meeting

Quel meilleur moyen d’aller droit au but que d’effectuer la réunion debout ? Ce type de réunion se pratique en général en début de journée, de façon quotidien ou hebdomadaire. Il peut faciliter la participation avec une posture plus dynamique et améliorer la cohésion de l’équipe. Attention à ne pas remplacer toutes les réunions par un stand-up meeting, ce format convient surtout aux points sans enjeu stratégique ou organisationnel.

6. Utiliser un icebreaker

Chez Join Lion, les nouvelles sessions commencent avec un icebreaker qui favorise les rencontres et le partage d’anecdotes révélatrices de la personnalité ou le parcours des gens. Lorsque l’anecdote trop personnelle n’a pas sa place, il existe de nombreux jeux ludiques et rapides, l’un des plus utilisés étant celui de la balle qui toucher toutes les mains des participants avec différentes conditions. Les jeux permettent de retenir l’attention de l’audience et, grâce à l’expérience positive vécue en commun, ils facilitent ensuite le déroulement de la réunion puis la réflexion collective. Un véritable booster moral avant de lancer la réunion !

7. Favoriser l’interaction et la gamification

Trop de réunions se résument à un véritable cours magistral. Il existe de nombreux outils afin que chacun puisse apporter une véritable plus-value, voici trois exemples :

Klaxoon : l’intelligence collective

Au bureau ou à distance, Klaxoon s’utilise sur n’importe quel équipement et sans installation. Cette solution numérique permet de**poser des questions, lancer des sondages, réaliser des quizz ou brainstormer, en générant un compte-rendu avec un archivage**. Les digital natives l’adorent, ils peuvent interagir directement depuis leur téléphone ! De nombreuses start-up, entreprises ou écoles l’ont adopté, et même le Secrétariat d’État au Numérique.

• Pourquoi ça marche : l’écoute devient active et les collaborateurs s’engagent
• On aime : la simplicité d’utilisation sans installation et la grande variété de fonctions

Yellow : le brainstorming 2.0

Les UX designers adorent Yellow et vous allez l’adorer aussi. Ce logiciel de management visuel révolutionne les sessions de brainstorming habituellement limitées aux post-its en papier. Il devient possible d’intégrer des trames en arrière plan, annoter, sélectionner ou exporter. Chacun peut participer, dans la même pièce ou à distance. Yellow compile automatiquement chaque page, crée des galeries ou des rapports selon les besoins. Les mentions manuscrites peuvent même être traduites !

• Pourquoi ça marche : chacun peut réagir et différentes méthodologies sont incluses
• On aime : la collaboration à plusieurs en simultané

Dixit : l’imagination libérée

Certaines entreprises, et même des recruteurs, détournent ce jeu de société poétique afin d’exprimer le non verbal. Dixit peut agir en brise glace efficace lors de la première rencontre entre les différents acteurs d’un projet ou permettre d’exprimer des attentes vis-à-vis d’une réunion.

• Pourquoi ça marche : Dixit désamorce les tensions et libère la créativité
• On aime : la spontanéité des réponses

8. Résoudre les problèmes avec des méthodes adaptées

Si la réunion concerne un problème concret, il existe de nombreuses méthodes pour le redéfinir, mieux l’identifier et trouver efficacement des axes d’amélioration.

Le QQOQC

Cette méthode utilisée en gestion de projet s’inspire des “5W” du journalisme, elle vise à poser cinq questions simples : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? La réunion permet d’aligner l’avis des différents participants. Le problème est ainsi clarifié et bien défini, ce qui facilitera ensuite la résolution.

• Pourquoi ça marche : une méthode structurée, une récolte d’informations précises
• On aime : la rapidité de l’exercice

Les 5 pourquoi

Notamment utilisée dans le Lean management, la règle des cinq pourquoi permet de pousser l’analyse de façon collective, afin de bien définir la cause racine d’un problème. La méthode est simple, il s’agit de remonter de cause en cause en se demandant “Pourquoi ?” un problème existe. Une première réponse est formulée, à laquelle il faut à nouveau demander “Pourquoi ?” et ainsi de suite. Le groupe peut ensuite voter pour les causes pesant le plus.

• Pourquoi ça marche : de multiples causes sont découvertes puis pondérées
• On aime : l’appel aux expertises métiers

Le dessin projectif

Chaque participant choisit une image prédéfinie ou dessine sa représentation du problème. Les dessins sont ensuite commentés et peuvent présenter la situation sous un angle différent. Le dessin fait appel au cerveau droit et donc à une plus part plus importante d’affect et de subjectivité.

• Pourquoi ça marche : la subjectivité peut oser s’exprimer
• On aime : l’appel à l’émotion et la créativité

9. Prendre des décisions

Seule une réunion sur quatre serait conclue par une prise de décision. Non seulement les réunions sont trop souvent chronophages, mais en plus inutiles. Attention au syndrome du brainstorming chronique ! Les collaborateurs finiront par se lasser d’être perpétuellement consultés sans action concrète à l’issue de ces réunions. Un compte-rendu à l’issue de la réunion peut être révélateur de l’absence d’avancée significative.

N’oubliez jamais qu’une réunion doit être utile. Il convient de cadrer le partage d’avis ou de critiques afin que chacun puisse apporter une plus-value constructive. Il faut également savoir conclure la réunion et acter des mesures rapides. L’enseignement le plus important est surtout de trouver votre propre organisation, votre propre rythme et viser l’efficacité. Expérimentez, analysez et osez !

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Photos by WTTJ @A line